通过档案信息化建设可以实现档案图文管理工作的自动化、标准化、网络化，可以保证归档数据的完整性、有效性、安全性和共享性，能够为科研生产提供准确、高效的知识支撑和技术服务。
一、PDM接口
1.功能描述
PDM 接口与设计部门的 PDM系统集成，包括出图单(入库、晒图)集成、送审集成、改图集成、借阅集成等，通过与PDM(Windchi-ll)等系统的集成，并辅以原件扫描、更改管理等功能模块，能够实现档案收集、归档流程的自动化和标准化，PDM系统也能够提供方便的、符合日常工作习惯的输入、输出界面。
设计部门采用PDM系统进行设计数据管理，在进入归档阶段后，电子图纸通过出图单（底图入库）流程传递给图文管理系统，图文管理系统根据出图单中的信息，自动将图纸的原始文件和pdf(或tif)格式的文件入库，同时根据出图单的晒图部门和份数进行晒图，在晒图结束后，自动将晒图入库，并将晒图信息反馈给PDM系统流程。若数据不正确，可以在档案系统中的入库节点和晒图节点进行驳回，并将驳回信息反馈至PDM系统。
(1)PDM 系统通过送审单流程，将图纸信息、送审单位信息、份数信息等传递给档案系统，档案系统根据上述信息进行晒图，并签署相应的送审章等信息。
(2)改图集成，与PDM系统的改图流程集成，根据改图流程信息，自动执行相应的电子底图改图操作，并将结果进行反馈。
(3)借阅集成，非设计所的其他业务部门，在档案系统中进行借阅申请时，档案系统会自动将该申请信息提交给PDM系统，而后设计部门在PDM内进行审核，档案系统可根据审核情况自动调整申请人员查阅不可重用的电子底图的权限等。
档案系统需具备对office系列、PDF格式的电子文件自动转换为不可修改重用的档案数据格式的能力，如果需要进行电子图纸下发，只能下发不可重用的档案格式文件，而且业务部门只能在线查看图纸，不能下载，只有原始电子文件通过授权，设计部门方可对本专业的原始电子文件进行下载。
2.与设计部门的PDM(Wind-chill)系统集成
出图单(入库、晒图)集成、送审集成、改图集成、借阅集成等通过与PDM(Windchill)等系统的集成，辅以原件扫描、更改管理等功能模块，可以实现档案收集归档流程的自动化和标准化；并可与目前主流PDM系统集成，如Wind-chill、UGS。
归档晒印：
《出图单》在Windchill系统中通过审批后，档案员会收到归档晒图通知，然后档案员在图档系统(DLM)中进行归档入库操作，入库后会自动生成打印输出命令，由打印管理员负责图纸输出。一旦启动打印任务，将信息反馈给 Windchill，在 Windchill系统中修改出图单和文档的状态，将出图单的状态改为“入库”，将文档的状态由“已发布”改为“已入库”；打印任务完成后，将信息反馈给Windchill，在Windchi-ll系统中修改出图单的状态，将出图单的状态改为“晒图”；一旦某部门的图纸输出完成后即可进行图纸发放、接收工作；部门资料员依据交接单接收图档后，将信息反馈给Windchill。
《送审单》在Windchill系统中通过审批后，通知打印管理员负责图纸输出；打印管理员在图文管理系统中启动打印任务，打印完成后，将信息反馈给 Wind-chill，在 Windchill 系统中修改送审单状态为“送审”。
二、其他集成接口
系统按照 SOA 的架构，通过Webservicet与OA、ERP、PDM接口，使得图文档中的数据在生产管理系统中得以应用。
1.工作流程定义
系统需提供可视化的、自定义的流程设计工具，方便企业快捷地定制适合的业务流程，提高企业的工作效率。通过对工作流程的管理，可查询当前工作流程的办理状态；通过催办功能实现对相关人员进行催办，进行系统提醒和短信提醒，从而有效地对图纸的发放、回收、销毁等进行监管。
图形化定义工具能够非常快捷地定义出适合应用的工作流程，日后还能对已定义的工作流程进行调整和更改。由于一个企业的业务流程非常多，所以使用图形化定义工具可以快速地对工作流程分类进行管理。
工作流程定义非常灵活，即使是非常复杂的流程也能在几分种内轻松搞定。工作流程定义后，不仅可以保存到数据库中，还可以另存为XML格式的文件，支持在线流程的修改。制定好的流程将纳入权限控制体系。流程的启用与停止本身需要经过安全检测，只有审批通过后的流程才能采用。
2.工作流程的执行
工作流程的执行控制器位于服务器上，采用事件驱动模式，保证流程响应时间为“0”。信息通知机制可以采用即时通讯方式或Email方式通知流程执行者，当采用即时通讯方式时，可以支持各种复杂的控制。
3.工作流程监控
发起人和最近的审批人可以撤回；通过消息上的超级链接，直接进入审批界面；可以支持多选一的并行审批，当一个审批人开始审核时，会自动取消发给其它审批人的消息，而当审核人没有表态时，信息将持续提示，直到该项审批结束；若还有信息没有看时，不能自动关机退出，当天事当天毕；在工作流程执行中启动与相关人员的对话，流程每通过一个步骤都可给发起人一个消息；可查看每个流程当前的工作状态，以及工作的流转情况；对于每一步操作自动生成工作日志，保证所有工作流程的可追溯性；可查看在每个工作环节中正在工作的人员情况；能在线修改工作流程；报警与预警功能，如超时工作可以通过即时通讯报警；工作流程监控采用图形化监控方式，用不同颜色标识执行情况，如绿色表示执行通过，黄色表示正在或等待执行，红色表示中止执行。
通过工作流程监控，流程发起人、各审批人、管理员都能直观、明确地观察到每一步的执行情况，具备权限者还可以更改执行过程中任何一个参数。在流程中可以设置计划节点，实现计划进度实时反馈与跟踪。
4.DLM图档生命周期管理
采用条码技术可以将企业科研管理、研制开发、装备生产、维修服务等通过企业内网与信息中心有机地连在一起，对产品状态、文件图档的更改、打印发放、查询借阅等进行全程掌控和集中管理，进一步规范图文档案管理职能，提升自动化水平，并为设计师提供一个便利的工作环境。
DLM、PDM与图文档达到完美的结合，能给企业带来以下好处：
在生产管理中实现白图替代蓝图；实现对图档发放、利用、回收到销毁的全过程进行全面精确、精细化管理；从PDM接收数据，实现产品批次管理：按项目、批次，以树状结构显示产品结构信息、文档信息，并用图标标示图档当前状态：已归档、已打印、已领用、变更中、已回收、已作废、已销毁等；通过系统可方便地查询更改、发放等记录，并可进行各类报表的统计和打印，避免差错，提高工作效率和工作质量；辅助PDM中更改管理，对被更改的现场图档实施回收控制；通过底图管理、产品批次管理、更改管理、发放管理、光盘刻录、打印输出管理，规范和优化图档文件管理流程，简化中间操作环节，提升生产效率，有效控制图档利用的准确性；通过借阅管理模块，有效设置并控制人员查阅档案的权限，同时通过借阅审批流程，规范并有效执行相关的规章制度，提高审批效率；通过内存看图、网络加密传输等技术手段，保障图档的安全性和保密性；系统架构和信息安全，满足按机密级系统的设计要求；系统保留了完整的档案形成轨迹，可进行追溯。
5.图档生命周期管理
跟踪图档打印输出后，通过图文档管理系统管理图档发放、利用、回收和销毁的全过程。
6.图纸跟踪管理
全程采用条码技术，随时掌控图纸的运动轨迹，精准控制图纸的发放、控制与回收。
7.交制清单和发放清单打印
从PDM接收打印数据与设计师提交的交制清单和打印申请数据单，按接收单位生成发放清单后，随图档一并打印输出。另外为交制单位打印图档时，同时需要打印交制清单和发放清单。
8.图档更改控制
设计师在PDM系统中发起更改时，从DLM调用图档在现场的利用清单，由设计师控制是否替换现场的图档。一旦设计师选择了需要替换的图档，则在DLM系统中将图档的状态设置为不可用。更改单生效后，将通知现场图档管理员对图档进行替换和回收。
9.产品结构状态管理
实现按项目、部门统计：实时统计各个部门下有多少个项目，以及项目下有多少个产品，通过产品结构树随时掌握产品中各个部件的状态，以及部件下文档的状态。通过文档可以追踪到文档的版本、更改的历史版本，发放、打印以及归档记录信息。
10.产品批次管理
对产品生产用图的批次进行管理，在同一个产品下，可以对不同时期生产用图的批次、版本进行有效的跟踪。
11.批次条码管理
建立起整个图纸的条码追溯链，实现产品到批次再到条码，最终建立起整个企业产品图文档的条码库。通过条码技术可以准确地定位和查找到所需要的各类图纸。
12.BOM报表
统计报表有：整件汇总表、整件汇总表(SJ207标准格式)、产品汇总表、标准件汇总表、标准件汇总表(SJ207标准格式)、关键件汇总表、重要件汇总表、自制件齐套表、印制板电路图清单(表)、印制板电路图清单(树)、全部文件清单、盖章目录清单(四级)、盖章目录清单(六级)、定型组卷目录清单、成套运用文件清单、指定文件清单、外购件汇总表、紧固件汇总表、元器件汇总表、材料汇总表、按课题统计外购件、外购件齐套表。产品结构BOM：产品组成树清单、整件组成树清单、结构工艺数据、有电子文件清单、无电子文件清单、移用件清单、产品使用性清单。
错误报表有：未归档文件清单、未归档文件结构树、无外购件的整件清单、无装配关系的整件清单(没有输入明细表)、无装配关系的图档清单(明细表中无)、底图文件名称与明细表不一致的清单、装入数量为0但有装入代号的清单(所有的)、装入数量为0但有装入代号的清单(按课题)。
13.查询管理
为所有用户提供方便的查询功能，使用户能够在规定的权限内借阅到档案中的馆藏物品，即归档的电子文件和实物资料。支持通过电子流程进行借阅，实现查看权限等的统一控制，支持模糊查询、可自定义查询等。
14.报表管理
在报表系统中，可以打印数十种报表，这些报表不仅档案部门可以使用，同时也为设计、计划、生产、物资等环节提供有效数据。通过这些报表，可以将档案人员、计划人员、设计人员、生产管理人员从繁重的制表工作中解放出来，并能帮助查找大量的错误，从而提高产品数据的质量。
由于Excel具有直观的界面和灵活的报表打印功能，用户可以在Excel中编辑报表格式。军工图文管理系统继承了Excel的优点，具有强大的报表打印和方便的报表定制功能，任何报表只需在Excel中定制好后，就可以在档案系统中直接打印输出。
报表的形式多样，可单行打印，也可多行打印。当卷内目录第一页的格式与第二页不同时，还可用“首页不同”选项。打印报表时，可以预览打印的内容，对不满意的地方可做局部修改和调整。
由于档案系统提供的字段都可设置到报表中，运用Excel的功能和函数，用户可自行修改和新建新报表。先将报表在Excel中定制好，然后按自己的要求画出表格，大小、长宽、字体、字体大小等都可以根据自己的需要设置，然后再填入各字段，打印字段直接填入，要打印的数据则按“{打印字段变量}”的形式来填写，如在报表中要打印出“年度”，如果在年度数据库中相对应的字段是“案卷形成年度”，我们只要在要打印年度的地方填入“{案卷形成年度}”就可以了，系统就会自动地把档案的年度打印出来。
提供归档总账、分类账、案卷目录、案卷封面、文件、台账目录、脊背、备考表、卷皮、卷内目录、案卷目录等表格的生成与打印功能，能够生成各种不同类型的报表，从而实现输出打印。支持多级分组，能够生成统计设置模板，便于再利用，系统能够支持使用Excel工具制作报表模板，并能够导入系统。
三、图纸全生命周期管理经济效益分析
《图纸全生命周期管理系统》完全摒弃了传统的底图打印和归档，极其方便地实现了电子文件的直接归档利用。以白图取代底图和蓝图，通过控制设计、归档、打印、发放和回收等环节，对图纸的利用过程进行高效、精确管理，解决了异地图纸打印、发放和共享利用的问题，提高了企业应用的效益。
1.图纸输出、发放及时准确，提高了产品质量
传统晒图、发图方式很容易造成CAD电子文件和纸质图纸的不一致，影响生产进度，造成浪费和损失。本图纸全生命周期管理系统为企业的图纸发放建立了一条完全准确、无障碍的高速通道，系统在每页图纸上附加了条码、水印、打印时间等相关信息，使每页图纸都能得到精确的控制；系统还自动生成了《技术资料发送单》；图纸交接过程通过交接单上的条码确保准确无误；更改版本的精确控制和更改单的及时发放提高了生产加工的准确率，减少了返工现象的发生，降低了废品率。
2.提高了技术资料的完备率和一致性
全面实现电子归档实现了船舶产品技术资料的完整的保存和方便使用。以一艘船平均能产生5万多张图纸为例，原来大约只能归档保存一万余张底图，现在则可以对所有技术图纸归档保存。
3.缩短了设计研发周期
实现电子归档，用打印代替原始的晒图，减少了图纸制作的时间，提高了生产用图的发放速度和准确性，缩短了船舶的设计研发周期。
4.节省了设计人员的工作时间
由于减少了设计人员在打印底图、找人签审、归档和填写相关单据等环节花费的时间，从而降低了设计人员的工作负担，使其能够更专注于设计本身，有利于提高设计质量、节省企业成本。
5.节省了图纸晒印工作量
用打印取代晒图，以白图取代生产用图中的底图、蓝图，减少了传统晒图工作占用的人员数量，并且将差错率降为零；实现图纸打印、装订等工作全部由机器完成，使得时间可控且准确无误，省去了打印底图、晒图、抽图、还图等环节的工作；支持高速打印机不间断出图，可批量打印输出成套文件。以武船厂为例，一条船舶的全部完工图可在一天内完成打印且能够保证图纸打印装订正确无误，制作完工图光盘可在两小时内完成。
6.节省了图纸材料的成本
由于在图纸上附加了条码、水印、打印时间等信息，因此能够精确控制图纸，从而大大地减少了丢图、错发图纸等现象的发生，打印量减少了，也就节约了打印材料的成本。
7.节省了图纸管理和保存的成本
采用电子归档，可使档案人员对入库资料进行实时查询，避免了对纸质文档资料进行繁琐的翻找、浏览和使用后放回等操作，降低了档案人员的工作强度。同时，采用电子归档，方便了对图纸的标准化、准确性进行检查，还可进行批量接收归档。采用自动化的扫描入库管理机制可快速完成对大量资料的扫描入库任务，并自动完成图纸的标准化处理，提高了档案归档的效率。
8.技术资料的保密要求和回收获得了保证
由于图纸在整个打印和交接过程中采用了条形码管理技术，使得图纸从设计归档到打印发放和回收各环节都准确可控，可精确查询每份图纸(甚至每页图纸)的设计者、打印申请者、打印审核者、打印输出者、接收部门、接收人员等相关详细数据和时间节点，所有日志记录准确保存，人员责任明确，为实现图纸发放的精细化管理、企业保密及图纸回收奠定了基础。通过更改管理、图纸打印管理以及全方位的统计功能和丰富的图表呈现机制，可方便地得到整艘船的技术状态，能够清晰地展现出图纸的借用关系和版本的变化情况。我们将档案工作与生产管理同步规划，对档案工作的流程进行全过程管理、实现DLM图档生命周期管理，进一步提高了档案工作的科技含量、管理水平和服务质量，从而推动了档案信息化的发展进程。
