0.前言
人事档案是对一个人学习情况!生活情况!工作情况以及品德等的综合反映,通过查阅人事档案,我们对一个人有更为深入!更为直观的了解与认识。在学校中,专门有人力资源管理部门对学校的人事档案进行收集!整理以及保管。在现代化人力资源管理中,学校人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,做好学校人事档案管理工作是人力资源管理作用得以有效发挥的前提和基础。因此,各个学校应加强人事档案管理工作,确保人力资源管理作用得以有效发挥。
1.人力资源管理在人事档案管理中的重要作用
学校人事档案管理工作在人力资源管理中的重要作用主要体现为以下几个方面:
1.1 保存!提供信息
在各个学校中,人事档案最为首要的任务就是详细记录学校内部人力资源信息,为学校开展人事资源管理工作提供可靠的参考依据。人事档案记录的信息主要包含以下主要内容:首先是学校教职工个人基本信息,例如教职工的职称!所学专业!学历!年龄!职务履行状况的好坏!身体健康状况;其次,还详细记录着各个教职工的教学信息,如教学活动!科研成果!福利待遇!奖罚情况以及职位变动等。这些信息有助于学校人力资源管理部门对教职工进行各项评定,如行政职务的评定亦或者是教学科研技术性职务的评定。总而言之,对于学校而言,只有完善人事档案,做好人事档案管理工作,才能为学校人事部门!教师管理部门!科研部门以及其他部门提供完整可靠的信息,促进各个部门之间的协调发展以及各项工作的顺利完成,才能确保人力资源管理作用得以有效发挥。
1.2 为人事关系的变更提供有效凭证
通过人事档案,可以在学校人员流动时期准确掌握人事关系变动情况,人事档案是人事关系变更的重要凭证。通常情况下,学校内部工作人员发生工作变动时,需要将人事档案从本校迁出,最后将其具体落实到新迁入的单位。只有落实好人事档案,才能在工作变动时期享受到平等的工资待遇。就学校教职工而言,由于人事档案上详细记载着其工作年限!科研成果等信息,而这些信息直接决定了他们的工资水平,因此,学校教职工一旦工作发生变动,其新的工资水准的确定需要以人事档案记载的各种信息为参考依据。由此可见,人事档案是人事关系变更的重要凭证,其与学校教职工的切身利益息息相关,一旦人事档案发生信息不完整!不真实或者丢失等问题,将直接威胁到工作发生变动的教职工的切身利益,使得新单位无法合理确定他们的工作职责以及薪资水平。
1.3 反映人员素质的高低
学校人力资源管理部门作为学校的重要组成部门,身兼多项重要职责,如为学校招聘优秀的教师!辅导员!其他教职工,尤其是为学校招聘各科专业的带头人!技术性要求较强的专业教师等等。这些能否顺利完成,直接关系到学校的发展,必须慎重对待。在进行招聘时,学校人力资源管理部门要对应聘人员进行全方位!综合性的考察,既要考察其技术是否过硬,还要考察其是否具备高尚的职业素质,而后者是前者的基础,也是人力资源管理部门考察的关键所在。而职业质素是一个抽象的内容,很难像专业水准那样可以通过考试直接进行考察。这时,人事档案就为考察应聘人员的专业素质提供了很好的参考依据。人事档案详细记载着应聘人员的任职情况!学习情况!教学情况!科研成果!奖罚情况以及原工作单位对其的认定,这些信息都可以真实的反映出应聘人员职业素质的高低,为人力资源管理部门的招聘工作提供可靠的参考标准。
1.4 核实教职工信息
在各个学校人力资源管理过程中,经常需要开展教学评定!职务晋升以及资格评定等一系列工作,为确保这些评定工作的公平公正性,要求所写的年龄!工作年限!学历等个人信息必须真实可靠。然而,有时候经常会出现填写人员由于记忆不清楚或者填写不认真亦或者是故意弄虚作假等原因导致信息填写错误,最终导致人事档案中的信息与教职工的实际情况不符,最终导致各项评定工作的公平公正性受到了威胁与质疑。由此可见,各个学校必须做好人事档案管理工作,确保人事档案中各项信息的正确性,从而为学校各项评定工作的开展提供有效!真实!可靠的参考依据。
1.5 帮助学校科学预测人力资源
做好学校人事档案管理工作,还能为学校人力资源管理提供科学的数据支持,帮助学校人力资源管理部门就学校当前人力资源的合理I性!人力资源的引进培养与学校教育改革发展之间的协调一致性作出科学合理的判断。学校人力资源管理部门通过深入分析人事档案中记载的各项信息,可以全面了解学校当前的人力资源结构,从而科学预测学校近期以及以后的人才需求,在此基础上制定科学合理的人才引进与培养方案,进一步优化学校的人力资源结构。
2.学校人事档案管理存在的主要问题及解决对策
学校人事档案管理在人力资源管理中发挥着重要作用,然而,纵观各个学校人事档案管理现状,也存在着一定的问题,这些问题的存在严重阻碍了人事档案管理作用的发挥。学校有关部门应重视这一问题,并采取有效措施,加强学校人事档案管理工作,确保人力资源管理功能得以有效发挥代通过上表可以发现,虽然人事档案管理在人力资源管理中发挥了重大作用,然而其自身也存在一定的问题,主要表现为人事档案信息单一!人事档案信息化管理水平低下以及人事档案管理制度不健全三个方面,对于这些问题的解决,应从以下三个方面入手:
2.1 实现信息由单一化到多元化的转变
学校人事档案是对校内教职工等人力资源进行评价考核的重要参考依据,因此,只有其记录的信息越详细,才能保证评价的全面性!科学性和合理性。这就要求学校人事档案管理信息内容实现单一化到多元化的转变,相关部门在收集教职工信息时,不仅要搜集姓名!年龄!工作经验等这些基本的信息,还要涉及个人才能!价值取向!学术观点这些有助于学校进行人力资源开发和利用的信息,实现人事档案信息的多元化。如此一来,学校在为教职工进行岗位设定!任务安排时就容易得多。总之,随着时代的发展,教学改革的深入,传统的人事档案内容已经很难满足学校教学发展的需求。因此,就学校而言,应根据实际情况,对不同岗位的教职工进行专门的档案编制,档案内容也根据工作性质的不同进行合理的填写。如就辅导员而言,应着重看重其班级组织管理能力;就教师而言,应着重看重其教学水平;就科研人员而言,应着重看重其科研水平以及科研成果。如此一来,才能满足学校日新月异的发展需求。
2.2 提高人事档案管理的信息化水平
随着科学技术的高速发展,传统的人事档案管理模式弊端日益显露。传统人事档案主要是纸质的,并且其管理主要依靠人工在档案室进行,传统模式下的人事档案管理重复率高!效率低下,并且容易出现人为的失误。而引进现代化计算机技术,实现人事档案管理的信息化,可以很好的解决这些问题。所谓人事档案管理信息化,主要是依靠计算机以及各种先进的技术完成人事档案管理的各项环节,将复杂的人事信息进行信息化处理与保存,如此一来,既便于更改,又便于浏览,同时也不会出现人工任意篡改的现象。总之,提高人事档案管理的信息化水平有助于避免传统模式下人事档案管理的弊端,提高其效率,使其更好地服务于学校内部各项人力资源工作的展开。
2.3 建立健全人事档案信息管理制度
正所谓无规矩不成方圆,只有建立健全人事档案信息管理制度.才能确保学校人事档案管理工作的开展得以/有章可依.有法可循0。纵观我国各个学校人事档案管理制度,存在诸多问题,人事档案管理制度的不健全导致人事档案丢失!人事档案信息造假!泄露!错误等问题频频发生,严重影响了学校各项人力资源管理工作的顺利开展。因此,就学校而言,应建立健全人事档案信息管理制度,完善人事档案的收集制度!整理制度!编目制度以及保存制度,此外还有人事档案的借阅制度和保密制!分类以及统计制度。只有实现各项制度的标准化,才能实现人事档案管理工作的规范化,才能确保其功能得以有效发挥。
3.结语
总而言之,学校人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,是人力资源管理功能得以发挥的前提和保障.因此.学校有关部门应采取有效措施,加强人事档案管理工作,中存在的问题.确保其功能得到有效发挥妥善解决人事档案管理工作心。
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