档案管理学是一门实践性很强的应用科学,档案工作是国家管理工作的一部分,是维护党和国家历史真实面貌的一项重要事业。文书档案管理是管理系统的构成要素,可以为事业的发展提供重要的信息资源,它是事业发展的原始素材和凭证。作为文书档案的管理者,个人的业务能力和修养往往决定着档案的质量和价值。为此,文书档案管理人员应努力加强业务学习,拓宽知识领域,不断提升自身综合素质和管理水平。
1、 努力加强业务学习与培训,切实提升业务能力和综合素质
随着社会的不断发展和进步,对人才的要求也越来越高,从专业深度到知识广度,都提出了更高的要求,复合型人才更受社会和用人单位的欢迎和青睐。作为办公室工作不可或缺的文书,不仅要求具备扎实的档案专业基础,更要具备良好的综合素质和较强的业务能力等等,从某种意义上说,文书的综合素质决定着文档资料价值的高低。
1.1 要具备良好的品行和文字素养
作为领导的助手和参谋,作为文稿的起草者,文书要深刻领会并真实反映领导的意图,并使之具有较强的可操作性,这点对文书自身素质就有了很高的要求。除了具备一般工作人员的基本条件外,还要适应岗位对自身的要求,努力做一个德才兼备,称职合格的文书。要不断提升自身驾驭文字的能力,真正领会领导的意图并贯彻执行。
在文字的抄写、记录和文稿起草过程中很好地提升自身的文字功底。当然,作为一个优秀的文书,首要条件是品行过关、作风过硬,文稿在表达领导意图的同时,也会反映出起草人员的文字水平和作风修养,而品行作风恰恰是写出较高水平文稿的基础和前提。文稿本身是技术问题,反映出来的实质却是品行修养问题,所以作为一个优秀的文书,应该是品行高尚、忠于岗位、文字水平较高的特殊工作人员。
1.2 要提高办公软件操作水平
随着信息技术的飞速发展和网络技术的广泛应用,传统文书档案管理手段得到了根本的改变和进步。微机应用、网络管理是信息时代的档案管理标志,文书档案管理工作人员必须转变观念,更新理念,与时俱进,通过微机管理取代传统纸张手工立卷。进行微机管理,不仅减轻了管理人员的劳动强度,提高了工作时效,而且微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺,利用档案资料方便,检索简便,准确率高。同时,微机管理更有利于文档的保密,有利于提高档案管理工作的质量。所以文书要熟练掌握Windows、Word、Excel等计算机办公软件操作技能,达到熟练应用的水平。
1.3 要提高行政组织能力
作为档案管理工作者,还应具备一定的行政组织能力。因为档案管理是由单位的档案室、馆统一进行管理,不仅仅是文书档案,还包括人事、科技、会计等档案,类别多,涉及面广。文书档案管理工作也由传统较为单一的需求逐步转变为涉及更多综合性办公的行政工作。而且提供档案往往需要迅速、准确,这就对档案管理提出了更高的要求,难度也不断加大[2]。因此,档案管理人员提升业务素质和能力的同时,还必须进一步提高行政管理能力,以适应档案管理工作的发展和实际需求。
2、 扎实做好日常文书的基础性工作,努力提高文书档案管理的业务能力
2.1 做好立卷和归档
立卷和归档是文书档案管理的一项关键性基础工作。文书档案管理,主要针对文书材料进行立卷,这里包含很多工作环节,从收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用到信息和统计等环节。这些环节既有先后顺序,又有制约关系,档案的利用无疑是其中最重要的环节。因此,无论哪个环节的工作,都是为了更好的利用而服务,而其他环节又是不可或缺的。
2.2 严格借调与查阅
文书档案管理除严格执行保密制度外,档案借阅还应建立相关制度,采取有效措施,借调与查阅应有严格的审批和登记手续,并限期归还,归还时如发现案卷存在被拆、短缺、增删、污损等现象,应立即追查并追究相关人员责任。档案查阅应出具正式查卷函件,经档案室主管领导批准后办理查阅手续。外单位或个人一般不得借调和查阅档案。
2.3 做好保管与销毁
档案保管有明确的期限规定,一般为永久、长期和短期三种。价值高保存期限就长;价值不高保存期限就短。在实际工作中,要根据档案管理办法的程序进行妥善处理,避免出现问题和漏洞。对已过保管期限没有保存价值的档案要按照程序及时进行销毁;对需要长期或永久保存的档案要经常检查,保证档案完好无损。要坚决杜绝擅自损毁和销毁档案的的现象发生。
3、 加强制度建设和硬件平台建设,建立良好的软硬件工作环境
文书档案管理最终要实现合理分类、规范立卷、妥善保管、便捷利用的目标,还要从软硬件两方面下功夫,两手抓,两不误,两促进,切实提高档案管理水平和利用效率。硬件方面除了必备的办公环境和条件外,相关设施也要及时跟上,保证档案工作人员办公环境和条件符合相关要求。同时,要依据上级关于档案管理的文件要求,结合本单位实际,建立健全相关档案管理的各项规章制度和人员岗位职责,在具体工作中应严格执行管理制度,保证档案管理在制度的制约下科学有序运行,确保档案的完整与安全,实现档案的充分有效利用。
在新形势下,随着经济社会的深入发展,改革开放的不断深化,对文书工作的要求越来越高,文书档案管理的重要性也更加凸显。文书工作与文书档案管理工作两者之间既有区别,又密不可分,而且在具体工作中往往合二为一。为此,要不断提高文书的修养,努力做好文书档案管理工作,使文书档案发挥应有作用。
参考文献:
[1] 霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登,2007(05):171~172.
[2] 梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报,2010(04):110~111.
[3] 汪小琴.关于高校文书档案管理改革的思考[J].铜陵学院学报,2010(01):98~99.
