档案信息化是档案工作的一场革命,是传统档案走向现代档案的一个重要标志.军队干部档案工作产生于军队各业务部门并服务于军队建设,它不仅关系着干部个人的成长进步,作为具有保存价值的各种形式和载体的历史记录,它也是领导决策的依据,是对工作查考的凭证.特别是在信息化技术不断向前发展的今天,档案管理工作已经突破了原来单一的功能,正在向集成化、信息化迈进.军队干部档案工作改革应积极顺应这一发展趋势,进一步拓展功能,充分运用飞速发展的信息技术,开展档案信息化.
一、构建军事档案一体化信息服务平台.
军事档案一体化信息服务平台是一个基于网络的军事档案信息服务新渠道,用户通过服务终端向一体化平台提出利用需求,各馆室等档案保管部门联合向用户提供信息服务,实现网络信息的实时交互.
1. 建立一体化联合服务机制.
可以考虑建立军事档案信息的联合服务机制.
上海市档案馆实施电子公文和档案信息共享工程为我们提供了很好的借鉴.这项工程实现了“四个信息共享”: 机关与机关之间、机关与档案馆之间、档案馆与档案馆之间、档案馆与社会公众之间,相互之间搭建了新的服务平台,建立了新的服务机制.军队各级档案部门保存的军事档案由于机密性较强,实现完全的信息共享是不切实际的,但站在用户的角度上换位思考,完全可以根据权限使用这些信息.
建立一体化联合服务机制,中心内容就是要做好组织、制度和人员的保障.总部机关可成立军事档案信息一体化服务管理机构,自上而下逐步实施,为建立一体化服务机制提供组织保障.明确一体化服务的职责、任务,为建立一体化服务机制提供制度保障.各级档案保管部门抽调人员开展服务工作,为建立一体化服务机制提供人员保障.
2. 建设一体化服务系统.
建设一体化服务系统,其实就是为开展一体化服务搭建一个平台,这个平台应具备将各档案保管部门联结起来的功能.通过设置服务终端将用户和档案保管部门联结起来,为档案室、用户二者之间的信息交互提供实时的互动平台.开展军事档案信息的一体化服务,就是要建设一个互动的平台,在这个平台当中,用户和档案保管部门不需要直接接触,依靠各个档案保管部门之间的通力合作,最终把结果反馈给用户.其原理就是用户与档案室、档案室与档案室、档案室与管理机构之间实现信息互通.
3. 制定一体化服务制度.
建立明确的一体化服务工作制度,是完成联合服务任务并取得成效的重要保证.利用者只要通过一体化服务平台提出查询需求,档案保管部门就应根据自身权限在规定的时间内作出答复,需要申请上级部门同意或确实不能答复的给出原因解释.这些都需要建立规章制度来保障.制定一体化服务的工作制度,明确一体化服务平台的管理部门,一体化平台服务的内容,一体化服务平台的利用手续、利用权限、利用方式等以及一体化服务工作人员岗位职责.
二、加强档案信息和管理的“三化”建设.
档案信息化使档案工作由单一社会科学领域向自然科学、信息科学渗透,使得档案管理工作中的科技含量显著增加.鉴于军队干部档案的特殊性,应着重加强以下三个方面工作:
1. 干部档案信息数字智能化建设.
目前,全军大部分单位仍然使用传统的手摇式密集架、档案柜存放档案,运用档号标记形式注明内部的排架和定位.需要干部信息时,只能一本本地翻看,易造成档案损伤,也降低了工作效率.
数字化档案管理使用数字化技术,对传统档案文字、声音、图像等进行数字化,并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理,促进档案管理理论、技术和方法的变革,最大程度地实现档案资源的有效利用和共享.可以依托军队干部综合信息管理系统,组织力量扫描和录入档案信息,把纸质档案变成信息数据档案.
2. 干部档案管理标准化建设.
要使干部档案通用于各级部门,必须实现标准化.一是统一内容标准.深入开发军队干部综合信息管理系统干部档案分系统,在原有内容基础上,增加对干部德、能、勤、绩、体等方面进行定量分析的内容,增加干部执行重大任务现实表现的内容,增加相关选人用人标准的内容,让干部档案内容更加立体化,更具科学性和参考性.二是实时动态更新.注重基础数据的采集和整理,建立严格的审核机制,严把数据“入口关”,确保录入信息的相关性、完整性、准确性、简洁性和实用性.同时,要随着干部情况的变化,及时对数据进行更新维护,确保数据常用常新,实时有效.三是技术标准化.开发模式及用户界面要统一标准,易于操作,功能集成,让非专业人员也可一目了然.另外,软件系统要具有扩展性,以适应任务变化和功能升级的需要.各层级采用标准化接口,以满足二次开发的要求.各级干部部门可以根据发展的需要增加相应的管理模块,真正实现干部档案管理系统的扩展特性[1].
3. 档案服务利用网络化
建设网络化就是要在符合保密规定的条件下,利用军队网络,根据授权范围,通过内部查询、跨区调阅、网上转递等具体方式方法,最大限度地实现档案信息服务的高效便捷化.在内部建立档案信息电子查阅系统,由查阅单位提出申请并经干部部门批准授权后,通过设立专题网站、设置密码登录等,根据权限查阅部分内容.这样可以提高工作效率,减少档案的出入库次数,避免人为的损坏和转递中的漏洞,有利于实现信息资源共享和服务质量效益的提升.
同时,适度公开干部档案信息,使干部的自我认知更加准确,职业规划更加明晰,为干部完善自身能力素质提供客观依据和现实参考.
三、加强高素质档案管理人才队伍建设
1. 强化有关人员的档案意识和档案法规意识
首先,提高档案人员的档案意识.多年来,纸质档案材料始终占据主导地位,也是档案人员的主要工作对象.随着档案信息化的发展,档案的载体形式发生了很大变化,出现了大量以声、光、磁为介质的档案材料,在部队档案中的比重越来越大,迫切需要档案工作人员转变思想观念,提高信息化能力,从只会纸质档案材料的整理扩展到会对多种类型载体档案的整理; 从主动提供纸质档案材料利用到主动提供有关干部声像档案材料的全面利用.其次,提高档案法规意识.随着电子档案地位作用的日趋凸显,应组织档案人员有针对性地学习《中国人民解放军干部档案管理规定》等法规.注重运用正、反两方面的典型事例,使档案管理者明确自己在档案事务中的权利和义务,使全体人员知法懂法,依法管档.
2. 健全档案管理人才培养机制
健全机制需从以下三个方面着手: 一是健全选拔机制.从源头入手,结合干部调配工作,把政治素质、道德素质和业务素质优秀的人才选拔到档案管理队伍中来.二是健全培训机制.信息化条件下要求档案管理人员要不断更新知识结构、不断提高能力素质以适应工作的发展变化.通过定期集中培训,院校培训等手段,突出能力教育、素质教育、超前教育和终身教育,为实现高水平管理和优质服务提供保障.三是健全激励机制.干部档案人才建设周期长、见效慢; 档案干部流动性强、岗位轮换快,普遍存在兼职现象和临时意识.要发挥激励作用,专职专人,适当提高岗位职别待遇,营造拴心留人环境,凸显职务重要性.同时也要发挥鞭策功效,定期考评考核,建立健全淘汰机制,优胜劣汰,确实做到把适合的人安排到合适的岗位上来.
参考文献:
[1]郭晶,周波. 军队干部档案管理改革创新刍探[J]. 西安政治学院学报,2005( 5) .
