一、问题的提出
最近,某国有企业的档案管理部门门前车水马龙,有的是本企业职工,其他男女老少各色人等不一而足.来此的目的是,他们居住的小区要进行暖气分户改造,业主们大都想借此机会对自己的产权房来一次重新装修,需要到这里借用图纸档案,搞得档案管理人员虽应接不暇,但却无可奈何,望着一双双渴求的眼睛,怎能熟视无睹?他们只好暂时放下手里的工作,为这些人"义务"地提供档案服务.事后,他们不禁自问,这些曾经国有民用的房产,房改后产权早已变更给个人,原产权单位还有责任和义务保管这些档案并提供服务么?若干年后,由于库房空间、保管成本、保存年限到期等因素,需要销毁这类档案,这些产权人再有类似需求时又怎么办呢?无独有偶,在旧房二次装修时,由于找不到相关的图纸档案,不清楚隐蔽工程管线的走向,在施工过程中造成损失甚至安全事故的,也时有发生.
二、问题的根源
在国有企业改革的过程中,重要内容之一就是促进产权交易,引导资源重组 , 实现优化配置,使国有资产得到保值增值.为了及时处理好企业产权制度改革过程中的档案问题,防止档案流失,国家档案局、国家体改委、国家经贸委、国务院国资委曾联合制定了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(以下简称《暂行办法》),明确了基建档案随其实体归属的原则.然而,令人遗憾的是,在国有企业改革中,产权交易范畴内住房改革的基建档案处置问题,没能引起有关部门的足够重视,没有依照《暂行办法》处置这些基建档案.在房改过程中,房屋产权由原国有变更为私有,相应的基建档案却被人遗忘在尘封的角落,有的原产权单位暂时保管,有的寄存在某档案馆,有的干脆就地销毁,造成了档案和实体严重分离的状态.随着房地产交易的逐日活跃,有的房改房产权已经几易其手,那么,有朝一日,那些房改房的产权人如再需要相关的基建档案,就很困难了.
三、问题的隐患
如前所述,房改时相关基建档案大体有三种命运.就就地销毁而言,其隐患是不言而喻的.那么,把房改房基建档案寄存在某档案馆或原产权单位暂时保管就万事大吉了吗?
回答是否定的.下面就让我们看看盲目寄存这些档案,又会给档案的安全和利用带来什么隐患.
1.档案数量多,占用空间大.面对这种状况,档案馆如果无选择地对房改房基建档案加以接收或寄存,几十年后,当出现库满为患、爆发库容量危机时,他们又该如何去面对这些寄存的档案呢?
2.档案馆对寄存档案没有相关的规定,缺乏约束力.
按《暂行办法》的规定,产权变动后,基建档案随其实体归属.
这些档案仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点,其最终的出路又在哪里呢?
3.所有权不明确.
4.寄存时间含糊,知照性差.在档案移交档案馆后,企业单位似乎卸下一副沉重的担子,对其以后的去向就置之不理,变暂时寄存为长期、永久性存放.更为严重的是,房改房的产权人难以知晓档案的寄存地点,一旦需要利用档案,却求借无门.
四、问题的建议
1.高度重视房改房基建档案的处置问题.各相关企事业单位要站在构建和谐社会的高度,重视房改房基建档案的处置问题.要切实加强领导,成立专门工作小组,处理房改房基建档案遗留问题,纠正以往出现的偏差,做到物有新主、物尽其用.
2.依法开展基建档案的处置工作.1996 年修订的《档案法》第17条增加了"国有企业事业单位资产转让时,转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定"一款,这从立法角度确认了企业在产权变动、资产转让中,转让有关档案的合法性.《暂行办法》又明确了基建档案随其实体归属的原则,在实际操作中,要严格依法处置.
3.为基建档案找到安全、合理的新家.如果房改房所在小区有物业公司进驻,依照基建档案随其实体归属的原则,物业公司有责任和义务接收这部分档案,是一个两全其美的选择.如果房改房所在小区没有物业公司进驻,那么社区办事处也应该是一个可行的选择,必要时也可考虑投入一定的资金给档案接收部门以补贴和扶植.
4.知照相关业主.在房改房基建档案处置有了确切的结果后,要通过多形式、多渠道的宣传,知照全体业主相关信息,让他们掌握基建档案存放的准确地点,最大限度地实现房改房基建档案的使用价值.
