摘要：从档案管理信息化的意义入手, 系统分析档案管理信息化的现状, 找出当前我国档案管理信息化面临的问题, 根据问题提出与之相应的解决对策, 希望可以对我国档案管理信息化建设有所帮助。
关键词：档案管理信息化; 建设; 现状; 发展; 问题; 因素; 对策;
Abstract：Starting from the significance of archives management informationization, this paper systematically analyzes the present situation of archives management informationization, finds out the problems faced by archives management informationization in our country, and puts forward corresponding countermeasures according to the problems, hoping to be helpful to the construction of archives management informationization in our country.
Keyword：Archives management informationization; Construction; Status quo; Development; Problems; Factors; Countermeasures;
现如今, 传统的档案管理方式已经跟不上社会的发展速度, 档案管理工作作为整个档案工作的核心内容, 主要包括档案数据整理、档案资料收集以及保存, 对资料进行存储、下载、上传、分类以及检索等操作。档案管理的工作质量对企事业单位的发展起到了非常重要的作用, 为了更好地保证档案管理工作的科学高效运行, 要制定科学合理的策略。
1 档案管理信息化建设的必要性
1.1 是社会发展的必然趋势
档案管理工作在社会各个领域中所占比重越来越大, 实现了档案管理的现代化发展, 也就是间接保障了档案文件利用的便捷性。在传统的档案管理中, 档案管理人员出现遗漏重要档案文件的问题时有发生。在对档案进行信息化管理后, 档案管理人员的工作质量有了显著的提升, 最重要的是在一定程度上减少了档案管理工作人员的工作强度, 避免了档案信息出现文档存积问题, 使档案管理工作人员能够在轻松愉悦的状态下开展工作, 这对于提高档案管理工作效率来说意义重大。
1.2 档案信息向多元化、专业化的方向发展
近几年, 随着网络资源的普及扩大, 人们开始享受网络带来的便利, 与此同时, 人们也开始利用网络资源查询档案信息, 这样既方便又快捷, 档案信息用户也呈现出逐年递增的趋势, 档案管理工作的范围也在逐渐扩大。由于受网络资源的影响, 档案管理的内容也随着网络资源的渗入出现了相应的变化, 档案资源不断增加, 档案信息就容易出现精准性偏差问题。这样不仅降低了档案信息的准确度, 也让广大档案用户对档案内部信息的真实性和准确性产生了怀疑, 甚至会出现虚假信息, 使档案工作无法向着多元化、专业化方向发展。档案信息用户通常会在网上检索自己需要的信息, 希望通过关联档案查询更多的信息, 人们普遍认为通过档案部门的特定查询有一定的时间差, 这就要求档案信息相关部门一定要加强新技术的学习与应用, 实时掌握档案管理的发展方向, 保证其发展方向与社会发展同步。
1.3 档案类型复杂多样
近几年我国经济发展非常迅速, 人们对档案也有了更深层次的理解。随着档案用户群体的不断扩大, 用户的类型也就出现了多样化的发展趋势, 不同档案类型必须应用不同的管理方式, 否则将会出现非常严重的后果。档案资源的具体利用方法还需要档案管理人员从对象、目的等多个方面入手, 对其进行分析和评判。
档案信息的管理工作对档案工作人员有着较高的工作要求, 企事业单位在聘用档案信息管理人员时, 一定要请专业人员对新聘请的档案信息管理人员进行培训。目前, 企事业单位的档案管理部门缺少高技术型人才, 对档案管理工作缺乏重视, 企业的档案管理现代化设备未发挥作用。由于缺少高技术型人才的支持, 现代化档案管理技术无法得到有效应用, 档案工作也变得更加复杂。
2 档案管理信息化建设现状
2.1 档案管理人员素质有待提升
目前, 很多档案部门都缺乏高技术型人才, 自身的档案管理水平有限。在档案信息化管理中, 除了要保证档案管理人员有较强的档案管理能力以外, 工作人员还要对计算机网络和信息技术有一定的了解。档案管理人员自身素质的高低, 对整个档案信息化建设的影响是非常大的。
2.2 档案信息化管理缺乏安全意识
档案信息与其他信息资源存在一定的区别, 档案信息中包含非常重要的文件, 有些还是绝密文件, 因此, 对档案信息进行管理是非常重要的一项任务。在档案网络发展大背景下, 如果档案信息没有一个实时监管的管理系统, 那么档案信息非常容易出现复制和盗取情况。一旦档案信息被不法分子盗取, 那么就很容易造成档案信息中的重要信息丢失, 这样也会间接影响社会各个领域的有序发展。由此可见, 加强档案的网络环境管理是非常有必要的。
2.3 档案信息存在标准化、规范化问题
在档案信息化管理中, 保障档案信息的稳定性是最重要的, 但是档案信息本身与其他信息资源存在区别, 档案信息中很大一部分内容是历史数据, 由于受到历史原因和诸多内外因素的影响, 导致很多档案室的业务基础比较差, 卷案质量普遍偏低, 档案管理的自动化工作并没有实现统一, 这也制约着档案信息交流。
3 档案管理信息化建设方法
3.1 积极转变档案管理观念
加快档案管理信息化建设的主要任务是转变档案管理观念, 提高档案管理人员对信息化建设的认识, 为企事业单位提供更好的档案服务。要积极扩大宣传力度, 全面提升档案管理层对档案信息化建设的重要性认识。
3.2 加强档案管理信息化的制度建设
创设制度是体系正常运行的基础, 对于档案管理而言, 制度的建设主要是使其进一步明确档案管理信息化的目的, 建设的主要目标是为了全面提升档案管理水平, 建立档案管理机制能够进一步明确各个部门的具体管理职责。
3.3 健全档案管理信息化法律法规
档案管理信息化建设在开展过程中, 需要明确的法律法规支撑, 只有强化档案管理信息化建设的法律效力, 才能依法落实各项工作, 为档案管理信息化工作提供法律保障。
3.4 全面提升档案管理信息化技术水平
应加强建设档案管理信息化系统, 在此基础上注重软硬件设施的开发, 提升档案管理工作人员的技术水平和综合素质。除此之外, 要进一步完善档案信息数据库, 对数据库内的信息进行归类整理, 为信息资源检索奠定基础。
4 结语
全面提升档案信息化建设, 对我国的企事业单位管理和发展来说意义重大。档案管理信息建设一定要从转变观念入手, 只有摆脱传统的档案管理模式, 积极运用计算机网络技术对信息资源进行处理, 才能跟上社会发展的脚步。要提升档案管理工作人员的培训力度, 提高档案管理信息化效率, 这对于提升企事业单位的整体发展而言具有重要意义。
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