摘要：高校学籍档案管理现代化是教学档案管理部门的重要工作内容。文章通过对高校的学籍档案管理进行探究, 分析目前高校在学籍档案管理中存在的问题, 并根据问题进行分析提出相关解决方案。
关键词：学籍档案管理; 管理现代化; 管理制度;
高校学生学籍档案反映了学生在学校期间的真实情况, 学生的学分、成绩单、学籍卡片、学籍材料更改 (转专业、转学、休学等) 及学生在学校期间获得的荣誉、处分等。提高高校学籍档案管理现代化水平, 可以促进高校档案管理工作更现代化、规范化和标准化。[1]
1 档案管理现代化内涵
社会现代化中的档案管理现代化是最重要的组成部分, 档案管理部门采取档案管理现代化, 运用了信息化技术, 科学的管理模式提高了档案管理工作效率。档案管理现代化内涵主要有发展档案管理现代化的技术水平、更新档案管理观念、完善升级档案管理的相关设施以及提高档案管理人员的综合素质。
2 高校学籍档案管理现代化的意义
高校学籍档案管理作用有:一是可以为高校的管理部门对各个教学环节进行监督并熟悉掌握信息, 给高校管理人员在对学校未来的发展决策提供了参考依据。二是为教学改革、提高教学效果、教育评估等提供了详细的原始数据。三是可以给用人单位及社会对人才的选拔、聘任、确认学历真假及学生办理出国留学等提供重要的依据、借鉴、服务。[2]随着社会呈现多元化的发展趋势, 高校学籍管理顺应时代发展浪潮, 对高校的学籍档案管理应采取科学的、先进的信息管理技术。形成一套完整的高校学籍档案管理体系, 便于在管理工作中进行查询、统计、对学生的学习效果和教学质量进行及时了解, 方便针对出现的问题进行及时调控。[3]
3 高校学籍档案管理现代化的主要特点
高校学籍档案管理现代化可以提升档案管理水平、提高档案管理工作效率。学校学籍档案是指学生在高校学习四年时间的全部信息, 学籍档案化的管理模式可以利用信息化档案管理系统对学生的档案进行归纳、分类, 提高了档案管理工作效率及提高整理档案的工作质量。学籍档案管理现代化可以迅速查询相关详细信息, 提供真实的原始数据、提供信息全面、强化对学籍档案的有效管理, 及时反映当前校内学生情况。学籍档案管理现代化提高了利用率, 可以快速查询学籍的相关信息给使用者, 使用者可以很快查询到相关信息, 充分利用学籍档案信息的内在价值。
4 高校学籍档案管理现代化问题分析
4.1 学籍管理制度不够健全
当前我国部分高校制定的学分制学籍管理制度, 存在着限制学生的个性发展需求情况。在学生选择选修课问题上, 许多热门课程由于名额限制, 好多学生都选不到自己喜欢的课程, 降低了学生在课堂学习的积极性。关于学生休学年限制定的原则还存在着问题, 高校制定的学生休学年限是以学年为期, 比如学生休学了一个学期之后想继续上学, 却无法进行跟班学习。[4]
4.2 学籍档案材料不完整且管理方式落后
当前我国各个高校快速扩招学员, 使学生数量增长快速, 学生的学籍信息管理工作量也随之加大。由于一小部分的学校档案管理方式落后, 增添了工作人员多余的工作量, 严重影响了学籍档案管理的工作效率。由于管理模式的落后, 例如高校辅导员在写学生操行时, 教师掺杂了一些人情成分出现了不公正现象, 导致学籍档案信息不能真实地反映学生的基本情况, 影响了学籍档案材料信息的真实性。
4.3 学籍管理制度的宣传力度不够
学籍的管理可以给学生生活和学习提供明确的方向, 但有一部分学校管理人员认为学生了解本学校的规章制度是一件很容易的事情。在入学时给每位学生一本《高校学生手册》让学生自己翻看, 高校管理部门没有组织新生对学校的规章制度进行详细的学习与探讨, 导致很多学生在上学期间出现的问题不知如何解决, 像重修、休学、转专业等学生对这些规则制度还不够清晰。[5]
5 促进高校学籍档案管理现代化的措施
5.1 完善学籍管理制度, 加大制度宣传力度
各大高校应完善学籍档案管理制度, 应由学校主管部门进行监管, 设立专门学籍档案管理人员及工作岗位, 高校的招生部门、各个院系的管理部门都应配备一名学籍档案管理人员。学校管理人员应制定适合本学校的学籍档案管理相关制度, 严格监督管理、确保学生学籍档案的完整性与真实性, 全面推进高校档案管理的规范性。应完善学籍档案管理的各项制度, 如休学制度、转专业细则、学籍管理内容等;还要遵循学籍档案形成的过程制定相关制度, 如档案收集、归类、查询、档案信息安全保密等。要加强完善选课制度, 热门选修课应放宽人数限制, 激发学生学习积极性。关于休学制度, 应根据学生自身的学习能力, 允许学习能力较强的学生以一学期休学为限期, 同时教师应对休学落下的功课对学生进行指导和鼓励。要加大制度宣传力度, 如转专业、休学、重修等相关事项管理人员针对该事项制定清晰明了的流程表, 让同学一目了然。利用学校宣传栏、校园广播、校园网等方式对学籍管理制度进行宣传, 将旷课、作弊、替考等违反学校纪律等行为扼杀在萌芽时期。
5.2 改进学籍档案管理手段, 提高管理质量
实现学籍档案管理现代化是提高档案管理质量的关键, 全面提高档案管理工作的有效性及科学性, 方便校领导及时了解学校情况。当出现需要为学校的未来发展做重大决策时可以通过有效的监督、协调控制提供真实详细的信息数据作为参考。规范学籍档案管理, 对档案信息的采集要具备真实性、完整性、准确性;要采取科学的方法对档案信息进行有效分类、归纳。要实现教学的智能排课、信息化的教材管理等。要不断完善校内学籍档案管理现代化水平, 提高管理质量。
5.3 提高学籍与学籍档案管理工作水平
构建稳定的具备高素质的学籍档案管理工作人员是提高学籍与学籍档案管理工作水平的关键。因为学校学籍档案是指学生在高校四年学习时的全部信息, 形成学籍档案实际时间较长, 因此需要相对稳定的档案管理工作人员。学籍档案管理是一项技术性及政策性较强的工作, 这就要求档案管理人员提高自身的综合素质, 培养政治素质、具有为学生服务的思维意识及为自己的教学工作尽职尽责。同时管理人员要提高自身的法律意识, 管理人员要做到学法、懂法、守法, 要有维护学籍档案真实性的法律意识。提高自身的业务能力, 熟悉掌握档案管理工作的流程, 实际解决校园中工作中存在的问题。分布校内年纪见长的档案管理人员由于不熟悉信息化技术, 因此要对档案管理人员进行系统的信息化档案管理培训, 提高信息化技术水平, 充分利用信息化管理技术建立健全学生学籍档案管理体系。[6]
6 结论
综上所述, 高校学籍档案管理真实地反映学生在校的各方面信息, 对校内教学管理起着重要的作用。当前部分高校学生学籍档案管理工作还存在着一些不足, 要不断完善学籍管理制度、提高档案管理工作水平、改进学籍档案管理手段、提高档案管理工作水平, 高校学籍档案管理步入更科学的、现代化的、规范化的管理模式。
参考文献
[1]杨涛.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志, 2015 (5) :160.
[2]韩彬彬, 张兆恩.论高校档案信息化网络系统建设的研究与应用设想[J].世界华商经济年鉴·高校教育研究, 2008 (12) :103-104, 106.
[3]李瑞柯.世纪金源学校学籍管理信息系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学, 2014.
[4]曹卓瑜.高校教学档案管理系统的设计与实现[D].厦门:厦门大学, 2012.
[5]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].合肥:安徽大学, 2012.
[6]董斐.基于B/S模式的独立学院学籍管理信息系统设计与开发[D].成都:电子科技大学, 2010.
