摘要：工程建设项目档案是水电建设工程的重要组成部分, 也是达标投产、创优质工程的重要考核内容。由于水电建设工期较长, 参建单位多, 涵盖面广, 给工程建设项目档案归档造成一定的难度, 建设单位需通过采用合同控制、第三方监督、档案制度建设、目标奖惩等管理手段和措施, 保障工程建设档案的系统、完整和准确。
关键词：档案; 合同; 管理; 措施;
工程建设档案能为工程竣工验收、项目稽查和审查提供重要依据, 是维护企业资产和权益的凭证, 也是生产单位运行管理、维修改造的保障。
项目档案归档工作是指从项目文件的形成、积累、收集、整理、分类到档案立卷、编目等, 其中各个环节自成系统, 环环相扣, 缺一不可。抽水蓄能项目与常规水电项目相比, 工艺工序更复杂, 技术标准更高, 隐蔽工程更多, 工程面更大, 档案管理要求相应也有所提高。档案工作不仅仅局限于档案的基本整编内务, 而要重在工程建设过程中管理和控制。
1 抽水蓄能项目档案管理
湖北白莲河抽水蓄能电站主体工程自2005年8月正式开工, 2010年底4台机组全部投产, 电站工程主要包括前期准备工程, 主体土建工程、安全监测、机电设备制造、金属结构制造与安装、机电设备安装、其他辅助工程等。湖北白莲河抽水蓄能有限公司作为电站建设单位, 从2005年开始, 陆续制订了档案管理办法及相关制度, 建立和完善了档案管理工作体系及相关管理标准, 从事档案工作人员在工程建设期间, 指导公司内部文件资料的形成积累、收集归档工作;并监督指导各参建单位的档案管理工作, 组织、协调和指导监理、主体施工单位竣工档案的编制, 组织对竣工项目档案的审查验收和移交归档[1]。
电站整个建设期项目档案从范围上讲, 包括可行性研究、选址、设计基础、项目管理、监理、涉外管理、财务资金管理、生产技术准备、竣工验收、水工及辅助建筑、辅助生产生活建筑、机电及附属设备安装、金属结构安装、公用系统油水气等安装、电气自动化安装、设备仪器等, 这些类目中, 可行性研究、项目管理、涉外管理等, 是由公司内部自行收集整理, 即内控部分, 由职能部门协助档案室进行归档, 水工及辅助建筑、机电设备安装、金属结构安装、公用系统油水气安装、设备仪器都属于外部单位向公司档案室移交的内容, 属外控部分[2]。
莲蓄公司对内控部分采取各部门对本部门资料负责, 由公司档案员指导, 部门兼职档案员整理, 经办专责或部门负责人审查资料的完整性和准确性, 审查确认后移交档案室进行归档, 从而保证内部档案归档质量。通常外控部分档案占档案总数的1/2以上, 涉及的主体对象繁多, 因此外控档案的归档管理尤其重要。莲蓄公司采取了由档案员参加重要单位工程验收、参加设备开箱等措施, 及时收集和审查档案, 并在外部的设备初终验、合同结算单上均有档案人员审查栏, 由档案人员签字后才能进行后步工作[3]。对主要标段承建单位的档案工作, 由监理公司协同建设单位共同管理、监督并指导参建单位日常档案工作的开展和竣工档案的编制, 莲蓄公司建立有档案初验体系, 由档案初验工作小组针对主体竣工档案开展具体审查工作。
2 项目档案控制环节
从档案管理角度看, 以上各种控制手法比较全面, 且有执行效果。但由于各参建单位的档案管理水平参差不齐, 人员流动频繁, 编制进度不一, 档案归口工作稍有不慎则出现问题, 需紧抓不可懈怠。参建方最易突出的问题是竣工档案移交滞后, 竣工档案的管理没有纳入日常施工管理过程中, 并且对归档工作不予积极配合, 从而拖延了档案专项验收进程, 并同时影响到其他专项检查的档案调阅, 更严峻的是影响到最终合同工程完工验收工作。其中拖延严重的部分为经济问题未处理完毕, 存在有合同结算分岐的施工单位[4]。
由此可见, 仅依靠监理日常监督, 档案口管理制度的条条框框, 并不能实现对归档的全控制。这并不是档案管理机制出现了问题, 也不是人员工作不到位, 而是合同结算矛盾表现在档案上。究其归档工作关键环节, 能有效实现可控, 约束归档对象的, 关键在于合同管理与控制。外部单位与建设单位的惟一关系是合同关系, 所有一系列业务都由合同签订开始, 到合同执行完毕结束。这一管理环节中所存在问题则可能是合同中对档案的要求没有十分明确, 没有对档案移交要求的管控条款, 因此, 控制环节应是在合同上[5]。
3 合同档案控制
3.1 合同档案构成
合同本身就是档案归档的重要资料, 应包括以下内容:
1) 合同项目立项报告;
2) 编标原则 (包括向上级单位的请示以及上级单位的批复) ;
3) 资格预审资料;
4) 招标文件审查;
包括审查会议纪要、补遗材料;
5) 招标公告;
6) 招投定标过程文件, 包括招标文件、投标文件、开标记录、评标办法、商务、技术、综合评标报告、澄清材料、专家签字表、打分表、评分统计表、定标资料及领导小组会议纪要等;
7) 中标通知书;
8) 合同洽淡纪要;
9) 合同审批资料及合同正式文本, 包括背景材料、证明文件、审查意见、审查会签单等;
10) 其他需要归档的文件, 包括合同执行过程中发生合同变更、产生补充协议、洽商文件、会议纪要、合同争议解决情况、合同解决的相关文件等。
无需招投标过程签订的合同, 则应归档经公司领导批示的立项过程、会签与正式合同文本, 过程中有比选和洽谈的应附比选报告和会议纪要一并归档。
以上仅仅是一般合同文本的档案构成内容, 不包括合同内约定的竣工档案及应提交的合同成果等具体文字内容。通过公司合同档案, 能反映出合同形成的全过程, 所必经的关键步骤, 管理环节在此得到充分体现, 合同签订的全过程严谨规范, 合同内容科学全面, 是合同顺畅执行的有力保证。有合同作为合作前提, 才能谈到合同成果也就是项目竣工档案的移交。合同执行后期, 项目竣工档案会不会按时移交, 直接移交和接收能不能保证案卷质量?这就需要另一个关键环节:过程控制。
3.2 合同档案控制措施
项目档案归档从合同关口重点控制, 其他制度等环节穿插过程管理辅助相成, 是能够最大程度避免项目档案特别是参建单位档案的流失和不规范等现象的重要手段, 简要分析合同关口控制, 可从以下几个方面来探讨。
1) 合同内容制约。合同在制订立项的过程中, 已由立项人明确了主体对象的施工内容与要求, 延伸到合同条款中, 应进一步明确相应需提交的关键资料, 如原材料合格证、质量评定、竣工验收证书、工程量清单等, 必须将应纳入档案内容的资料罗列清楚, 缺一不可。如湖北莲蓄公司的设备类合同中, 明确了原材料合格证、出厂检验报告等具体条款, 为合同完工移交设备资料列明了归档要求。
2) 档案格式制约。在合同中应附加档案基本格式要求, 包括竣工图样式, 归档工作应遵循的相关规范、制度等, 有格式可利用, 有制度可查询。
3) 合同付款制约。在合同执行过程中, 应尽量将档案归档时间提前, 并与付款挂钩, 尽最大可能让主体单位在执行过程中边施工边整理档案, 及时准确归档, 定期接受考核, 一般合同中常约定档案移交时间在竣工验收后3个月内, 延期扣除费用, 实际往往并不能达到最佳控制效果, 极易造成滞后。少数合同一旦产生经济纠纷, 则完全影响到档案移交, 如有可能应分阶段设置相关费用, 经档案业务部门审查, 如没有同时完成阶段性归档工作, 应停止阶段性付款, 采用强硬措施来实现档案的归集工作, 保障其及时、完整、有效、规范。
4 结语
合同上必须约定档案归档事宜, 并扼守住合同结算的经济脉搏, 保证了归档的及时性。在实际操作上, 从工程开工伊始, 各参建单位档案管理工作就应纳入工程建设管理范围, 建设单位应建立档案工作体系, 尽早健全档案管理制度, 档案工作尽量挂靠工程管理部门, 从工程建设管理、档案专项管理、以及监理第三方监督等方面严加控制, 形成有合同资金考核, 有规章制度遵循, 有档案指导贯穿, 有工程管理把关, 有监理监督促管的局面, 才能织就较为完整的网, 把住工程建设档案归档难关。
参考文献
[1]王显静.水电建设工程项目档案实用手册[M].北京:中国电力出版社, 2011
[2]陈秀菊.电力科技档案管理手册[M].北京:中国电力出版社, 2004
[3]潘运方.工程建设项目档案质量的思考与实践[J].城建档案, 2017 (11) :33-36
[4]杜丹.加强建设工程项目档案管理的策略[J].城建档案, 2017 (11) :58-59
[5]武大方.浅谈对工程项目档案全过程管控的几点见解[J].办公室业务, 2017 (22) :135-135
