摘 要： 在人民群众生活水平飞速提高的大背景下,我国的国民素质也在逐渐提升,而图书馆作为城市基础的文化建设,在网络环境下所获得的巨大发展更是有目共睹。从整体上来看,这不仅是地方文化建设的关键基础,也能在极大程度上满足了人民的精神需求,是城市全面进步过程中不容忽视的重要推动。基于此,为全面增强图书馆运行的效率与水平,针对网络环境的具体特征,展开对图书档案管理创新的深入探索已势在必行。
关键词： 网络环境; 图书馆档案; 档案管理; 管理创新;
信息技术在我国出现与应用的时间虽然并不长,但却凭借自身显着的优势,在社会生产、城市运行及日常生活中得到了广泛应用,但实际上,网络环境带来的并不都是机遇,也有数不清的挑战与冲击。对于图书馆的档案管理工作而言亦是如此,若想在新时期获得健康、良好的发展,就必须从根本上展开创新,只有如此,才能真正处理图书馆档案管理现存的问题,进而在最大程度上发挥图书馆的重要作用。
一、图书馆档案的价值及管理的重要性
1.图书馆档案资料的价值
(1)参考价值
图书档案资料的参考价值主要体现在以下几点:
首先,图书档案能为各高校、研究机构以及其他阅读人员,提供相应的信息与资料支持。具体来讲,人们通常能在图书馆档案中,找到直接联系历史真相的记录,以此为基础分析出各类历史重大事件的关键所在后,针对某件事物或城市及国家未来的发展,总结教训、思路以及理论支撑。其次,图书馆档案能帮助文学创作者,找到充分的素材与灵感。再次,图书馆档案是科研人员查找以往实验数据的关键举措。最后,图书馆管理者可通过对历年档案的查阅,科学、全面的展开馆内考核,在详细掌握档案资料的变化、员工职位变迁、图书节约返还记录的基础上,促进图书馆向更好的方向前进。
(2)科学性
一般情况下,在进行图书馆档案管理的过程中,管理人员必须准确、详细的记录各个时间段的内容,从而为日后相关资料的查找与对比奠定牢固基础。这样一来,不仅图书馆能在很大程度上增强档案管理的科学性,其也能在最大程度上发挥文献储备方面的重要作用,以便各方人员能快速、准确、清晰的找到所需要的资料。
(3)历史价值
图书馆档案资源的关键构成,就是大量的原始资源和历史性记录,这对于科学研究及国家发展决策来讲,参考价值都是绝对不能忽视的,与此同时,作为展示图书馆建成直至今天的历史脉络,馆内关于自身的历史档案也尤为关键,必须经过妥善、有效的保存,才能留给后人利用查看。现如今,我国绝大部分图书馆都已借助网络环境的优势,将图书档案管理向科学、健全的信息化方向转变,在档案管理效率与质量均已提高的同时,图书馆档案的历史价值也在向不断强化的方向发展。
2.图书馆档案管理的重要性
(1)促进资料数据的及时更新
图书馆的发展历程其实比较特殊,属于推进类的发展,所以必然也有规律可循,简单来讲,如果能确保图书馆档案中历史记录的准确与完整,则后人也能在极大程度上得到帮助。以图书馆的新简介编写为例,相关人员可将以往图书馆的简介当数据作为基础来存取,这样不仅能增强前后的关联,对病毒进攻的预防也十分有利。
(2)高效审计数据库
安全审计绝对是数据库安全性能评估的重中之重,一方面能实现数据库整体安全性的检测,另一方面也能对检测后的信息,展开科学、精确的分析与评估。除此之外,这也是图书馆档案数据库中问题及时发现、及时处理的重要基础,在迅速制定合适、高效的解决措施之后,将问题产生的影响尽可能降到最低。
(3)增强数据库的安全性
就目前网络环境下的图书馆档案管理工作来讲,数据库加密仍是保证数据库资源安全的关键举措,除能减少信息失效风险之外,还能以用户信息安全保护为基础,将因数据失窃或丢失问题所导致的损失在最大程度上降低。一般来讲,技术人员需把部分明文的信息数据,向无法识别的密码文件转化,而在数据库所有的加密与解密组合在一起之后,由以下四部分构成的加密系统即随之形成,分别为加密与解密的计算方法、需要加密的文件、加密之后形成新格式的文件以及解密所需的方法与钥匙。
此外,图书馆档案数据库加密还有一种较简单的方法,就是充分利用中间件,具体来讲,也就是技术人员需通过外层以及内核的加密,来增强数据库资料的安全性,进一步达成数据库加密的目的。
二、网络环境下图书馆档案管理的良好变化
1.管理方式更加高效、先进
由于传统的图书档案资料均为纸质档案,所以管理的困难程度也很强,但随着网络信息时代的来临,图书馆档案信息资源已然冲破纸质存储的桎梏,向视频、音频、图像及图形等多元化存储的方向转变。经实践证明,如此不仅能提高各方人员查找资料的便捷度,档案管理的复杂性也会大幅降低,在把图书馆档案管理范围内变化的数据与知识等信息管理紧密联系之后,促进档案管理中各类创新可操作性的有效提升。另外,技术人员还可在网络上,建立图书档案信息阅读与传输的平台,尽可能为用户提供更多的便利。
2.极大程度上提升信息获取的便利性
信息技术在图书馆运行与发展中的深入应用,使用户知识与信息获取的便利性在极大程度上提升,现如今,人们完全可通过对网络的利用,准确、迅速地查阅自己所需的资料。与此同时,网络环境下的图书馆档案资料管理,效率与水平的提升也十分显着,以原始资料的现代化保存为例,管理人员可通过扫描技术把纸质资料向图片转化,再利用网络进行图片传输,在最大程度上增强资料保存的稳定性与便捷度。此外,图书馆档案管理中的资料存储和检索也非常关键,这是人们借助网络实现跨地域信息搜索的必要前提。
3.档案管理越来越完善
观察现如今的图书馆管理即可明确,网络环境不仅使馆内各项工作的效率大幅提高,各类档案信息的管理也更加完整,但由于信息技术还在向人们日常生活进一步融入,所以图书馆档案存储的创新与更新必须提上日程。目前大部分的档案资料均可采取数据化的方式转化存储,因为此方式不再需要人工检索,所以图书馆对人力资源的要求也在一定程度上有所下降,与此同时,用户也可利用网络检索来获取所需档案,从而尽量避免浪费不必要的时间。
三、网络环境下图书馆档案管理创新的主要方向
1.确保传统管理模式的及时更新
实际上,受网络与信息技术影响最主要的方面,就是图书馆档案资料管理的大环境,而管理者若想与新时期社会对图书馆的要求相适应,就必须与时代发展的潮流、需求结合,充分考虑具体情况对传统的工作模式展开创新。就以往传统的图书馆运营发展而言,馆内档案管理只能依靠人工进行,但这样不仅工作效率比较低,失误出现的机率也很难下降,极难满足新时期图书档案管理的要求。
在网络环境建立并应用之后,图书馆信息技术利用的意识也在增强,在建立信息化档案管理模式以及智能化网络平台的基础上,实现各部门间线上信息交流的强化。经实践证明,这样一方面能使馆内各岗位的协作更加默契,另一方面也能在最大程度上发挥档案管理的价值,进而全面提高网络环境下档案管理的质量与水平。另外,在更新档案管理模式之后,管理人员也要明确资料收集、整理、鉴定、保管、统计及利用等各环节的重要性,只有确保各项工作都符合标准,才能在为整理核实创设更加良好环境的基础上,把资料准确、完善、及时的上交给图书馆办公室,尽可能防止和杜绝有价值的材料遗漏或丢失,确保档案材料的完整与真实。
2.促进档案管理制度的不断健全
合理、健全的档案管理制度会对图书馆档案管理的效率和质量产生决定性的影响,一般情况下,图书档案管理制度分别为安全保密制度、存放与保护制度、责任制度与整理收集制度,每项制度都对应档案管理的各重要部分,是绝不可忽略的关键构成。如果图书馆内档案管理的制度相对缺失,则档案资料管理必然会陷入混乱,如果不能及时、有效的处理,不仅未来的档案查找与使用效率会降低,档案资料外泄问题也难以规避。特别是处于网络时代下,制度的更新与完善更是档案管理的核心前提,在建立并落实所有制度后,才能确保档案管理按部就班的进行,进而规避档案资料的管理混乱与风险。
3.全面收集档案利用的反馈信息
对于网络环境下图书馆档案信息利用效果的反馈意见而言,收集与管理其实十分便利,这是管理部门准确掌握社会对档案信息需求状况的关键举措,也是对档案信息利用动态展开分析的重要前提,在以此为基础进行档案信息服务改进与强化的基础上,能在极大程度上增强网络环境下图书馆信息服务的质量。另外,管理部门还应针对档案利用制度展开更新与完善,在为档案管理人员与用户提供资料管理与利用依据的同时,达成档案利用反馈渠道畅通的目的。
4.注重提高档案管理中网络环境的安全性
图书档案管理信息化的影响并非完全是正面的,随之而来的安全风险也不能忽视,因此,图书馆不仅要加大管理信息化培训的力度,图书馆档案管理人员的安全意识也要相应提升,如信息安全、网络环境安全以及硬件设施安全等等。除此之外,用户在线上图书馆账号注册与登陆的过程中,手机号与身份等信息的加密防范也要得到保证,在尽可能维护公共图书馆设施安全的基础上,避免由于不法分子对公共设施的恶意损坏,使其他读者的正常阅读受到影响,进一步造成资源浪费。
5.增强档案管理人员的专业能力
就现如今的图书馆档案管理人员来看,其专业素质及综合能力其实都有较大的提升空间,特别是在信息技术高速发展的大背景下,图书馆及社会对档案管理的要求还会不断提高,此时只有强化人员的培训力度,注重增强其专业素质与综合水平,才能从根本上提高档案管理的质量与效率。总的来讲,图书馆可从两方面进行档案管理人员的培训。
第一,专业技术能力的培养必须得到足够的重视,在帮助管理人员不断更新档案知识与计算机技术的基础上,使其工作水平能在最大程度上提升;现代化档案管理系统的操作培训也很重要,从而在提高管理效率的同时,充分发挥网络环境的重要作用。
第二,由于图书馆信息档案的类型十分丰富,所以管理工作也非常复杂繁琐,管理人员既需注重时事类档案与政府文件类的管理,也要确保人事档案管理的质量和效率,基于此,除需具备应有的专业技能外,管理意识也必须纳入培训考核之中。此外,图书馆也可通过责任制的形式,对管理人员起到约束、督促的作用,确保其能在保存与整理档案的时候,做好档案建档和分类处理的工作。若出现档案丢失或漏存的情况,则应按照规章制度对相关责任人进行问责,从而达成以儆效尤的目的,进一步从根本上提高管理人员的管理意识与专业水平。
6.建立图书管理的专项扶持资金
图书馆档案管理部门应结合具体情况,积极向政府申请设立专项扶持资金,除此之外,档案管理补贴及申请众筹等,也是管理资金筹集的重要途径。与此同时,对财政监管的重视程度与力度必须提升,如档案柜、摄像机、扫描仪、复印机等在档案管理工作中常应用的设备采购,都要按照相关制度严格监督,尽量避免档案管理受到资金方面的掣肘;专项扶持资金的每项支出与进账都要仔细记录并公开,由公众监督实施监督。
7.创建完善的档案信息资源系统
网络环境下的绝大部分图书馆,都已明确意识到了档案信息资源系统建立的重要性,而站在图书馆档案管理人员的角度上来看,若想充分发挥档案信息资源系统的重要作用,就必须积极、主动的探索网络信息技术的应用,从而在将档案信息库与数据库更新强化之后,全面增强管理工作的智能性与科学性,促进档案信息基础数据使用率的真正提升。
与此同时,图书馆档案管理的完全信息化,还要以科学完备的数字化设施作为支撑,此时软件与硬件设施建设都是不能忽视的,只有如此,才能高效、顺利的展开图书馆档案管理工作。通常情况下,图书馆档案管理管理的硬件设施,由计算机、扫描仪、视频音频播放设备以及服务器等构成,管理人员需做好对这些设备的跟踪采集,在及时更新淘汰或升级落后设备的情况下,为档案管理提供足够的物质基础。
四、结束语
综上所述,随着社会运行与国家发展对图书馆要求的不断提升,传统图书档案管理中的漏洞与缺陷也越来越明显,如果无法得到及时有效的处理与改善,图书馆的作用必然会逐渐丧失。所以针对网络环境下图书档案管理的需求进行创新非常必要,这不仅是图书馆获得良好发展的关键基础,也是人民素质持续提高的重要保障,值得展开更深层次的探索与研究。
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