4.3.2 采购部门设置优化。
为了便于组织开展工作，必须明确采购部门的职能。长影世纪城应制定符合长影世纪城背景的采购规章制度；采购计划和采购预算应该严格根据长影世纪城实际情况进编制；建立供应商管理制度；规范采购合同管理；对采购进度及采购质量进行严格把控；完善库存管理数据资料。
长影世纪城设置有专门的采购部门----保障部，负责采购主要分为物资采购类、工程建设类、设备维护及改造、纪念品定制、及经营服务类等，由于采购周期长短不一，采购物资种类繁多，有些物资种类界定划分不清，因而没有采用将采购员按物资种类安排采购的分工方式，根据提交采购申请的部门采购任务量合理安排分工，改造成本最小的提高采购效率，将合同初审归为内勤工作，由原来负责内勤的采购员负责。采购经理不直接负责物资采购。具体分配情况见图 4.2:
4.3.3 采购合同管理优化。
1.严格采购合同审批流程。
长影世纪城的采购项目分为招标项目与非招标项目的采购，非招标项目的管理目前由公司高层，使用部门、实施部门，经办部门相互制衡和层级管理的运作模式。所有的非招标项目的审批都要督导部和财务部审核，总经理批示方可采购，金额超过 1 万元的必须签订合同。合同的审批流程是在总经理批准采购后，保障部负责进行签订合同流程。合同需以《中华人民共和国采购法》为依据，按公司相关规定进行合同管理，所有的采购合同必须经过分管副总及财务总监审批后交由总经理签字，最后交由综合部盖章存档。
首先保障部通过询价流程，与供应商沟通，并将达成一致条款汇总，制定采购合同；财务人员负责评审结算方式；相关部门根据技术要求对合同的质量条款等相关细节进行鉴定；然后将合同交由法律顾问，由法律顾问提供专业的法律意见；总经理参考律师意见对合同进行审批，批准通过后方可签订合同。如任意一个环节对合同存有异议，则需要该环节人员及时与保障部相关人员沟通商议，提供相应参考数据，以便于保障部与供应商重新修订采购合同。
2.加强采购合同执行的管理。
长影世纪城对各部门在采购合同执行中的角色进行明确分工，以加强对采购合同管理与执行的力度。合同在生效后的执行流程为：
（1）采购物资的交付及验收。
根据采购物资种类不同及采购方式存的差异，进行分部门分库房收付物资。专业的技术人员根据物资种类的技术参数进行质量检验和验收。如工程消耗材料应交由长影世纪城的工程部进行收货；消防类产品应交由长影世纪城的安保部进行收货；设备维护及改造类物资应交由长影世纪城的技术部负责收货；其他物资则应交由该物资的申请部门完成收货。检验人员需要核对产品的类型、规格、供货商、价格、数量等是否满足合同条款。
长影世纪城必须在收到货 3 个工作日内对所采购的物资进行具体验收，验收内容包括：检查货物包装是否完好；核实货物名称、规格型号及采购数量；设备安装调试是否合格；所采购的物资相关资料证件、配件及工具等是否齐全。根据所采购物资的用途不同，设置不同的检验与验收的标准，如园区大型设备类产的维修及改造，须由长影世纪城技术部经理及技术总监检验，验收合格后才能进行入库；消防类产品，须由长影世纪城安保部经理检验并鉴别产品资质证明的真伪，验收合格后才能进行入库；日常售卖的商品等，经营部员工检验无残损即可入库…等。各部门应该按照长影世纪城的物资及设备检验标准，在规定的时间内完成检验并协同库房管理员办理入库手续。供应商送货时应提供详细的清单，清单内容应包括合同编号、货物名称及规格型号、品牌、单价、数量、总价等所有采购信息明细。所有易燃、易爆、危险品应该贴上明显标识并注明储存条件等。
（2）合同的付款。
保障部根据采购物资向供应商提交订单，供应商根据订单内容发货给长影世纪城库房，同时向财务部提供对应真实有效的发票。库房管理员根据保障部提供的产品订单进行验收入库，入库后将入库单交给财务部，财务部核对产品订单、入库单及发票，确认无误之后会支付供应商相应的合同款。如遇核对过程中出现核对不实等问题，则由保障部收集入库单、产品订单、供应商发货清单及使用部门提交的采购申请单的复印件进行调查，并将调查结果反应给管理部门，必要时呈交书面材料，最终核对无误后再向供应商支付货款。
在采购物资所有款项支付之前，长影世纪城必须确保供应商提供的产品验收合格，并且收到与所支付货款总价相一致的有效发票。如因货物种类太多等原因无法详实的表达于发票上，可开“物资一批”的有效发票，但同时必须附有加盖与发票上一致的发票专用章的清单明细。长影世纪城于收到发票及明细并且确定有效之后的 10 日内支付合同款。
4.3.4 供应商管理优化。
供应商选择是所有采购业务工作的基础，是采购业务非常重要的环节。因而应该科学合理的对供应商进行分类，并且通过制定不同的采购策略达到提高采购效率，降低采购成本的目标。不但要从产品制造工序，设计理念，物资品质等方面多重考量，同时还应该考察供应商生产制造环节标准是否规范，经营状况是否良好，是否有完善的整体运作体系等相关方面的信息，以规避长影世纪城后续采购活动中可能存在的风险。
1.制定标准，确定战略合作伙伴。
长影世纪城应该选择质优价廉、交货及时、有售后维护保障、以及在业界信誉度较好的厂商初步成为企业战略合作伙伴。然后将各项指标汇总，严格打分，综合测评出评分高的厂商作为长影世纪城的合格供应商。选择适合长影世纪城运作的供应商，提高采购物资质量的同时可以降低质量检验成本，不仅有利于物资消耗的减少，也为简化采购流程等一系列操作提供了实惠便利。
2.以招投标方式甄选供应商。
作为采购业务中的核心关键，做好供应商开发与选择不但有利于提高保障部的绩效表现，节约长影世纪城的采购成本，提高长影世纪城效益。经过初步筛选，长影世纪城确定厂商范围，通过邀请招标的方式向这些厂商发出招投标邀请，让其根据长影世纪城的具体要求参与投标。参考其他企业及相关材料，从企业规模、企业资信、物品单价、物资品质及售后服务这五个方面进行标准评分，经过评定，选出评分最高的厂商签订合作协议，进行长期战略性合作。
