应急救援官兵心理档案是对官兵已实施的各类心理实践活动资料和数据的存储、整理和归类，它不仅是开展下一步心理服务工作及理论研究的重要数据资源，同时还可以作为指导管理工作等其他用途的心理学依据，因此，应急救援官兵心理档案的管理是部队开展心理服务工作的重要组成部分，它推动心理服务工作向科学、高效方向发展的重要条件和保障，对推进部队官兵心理素质的提高具有积极意义。
1 应急救援官兵心理档案管理的主要任务
要保证应急救援官兵心理档案正常发挥它的作用和功能，就要明确应急救援官兵心理档案使用与管理的主要任务。
1.1 应急救援官兵心理档案的补充与更新。心理档案要能够体现官兵心理发展变化的波动性，就必须适时更新相关的内容，主要包括以下几个方面：（1）官兵重大生活事件资料的补充。人的心理是在与周围环境互动的过程中形成和变化的，因此，官兵生活中的一些重大事件也与其心理的发展和变化有着密切的联系，心理档案管理者应将对于当事人来说重要的事件收集归档，例如重大挫折、严重的惩罚、重要奖励等等。（2）官兵心理测验、心理训练资料的补充。官兵心理测验和心理训练资料是应急救援官兵心理档案的主要内容，特别是心理测验，需要根据单位实际情况，在不同的阶段和时机组织官兵受测，而不是仅测一次就可以的。每次心理测验或心理训练后，都应该按建档程序要求，及时将数据资料进行追加补充并归档，以保证资料的完整性和连续性。（3）官兵心理辅导资料的补充。部队心理辅导人员应与应急救援官兵心理档案建立联系，使接受心理辅导官兵的信息及时归档。这既有利于心理疏导或治疗人员对采访官兵形成全面的了解，也保证了官兵心理资料的完整性。当然，应急救援官兵心理档案的这部分内容应严格遵循心理评估的保密性原则，所涉及的信息需有查询与使用限制。
1.2 应急救援官兵心理档案的查询与调用。心理档案的重要功能之一，就是根据科研或管理的需要对应急救援官兵心理档案进行查询和调用，以充分发挥应急救援官兵心理档案的数据库功能。一是部队心理专家及心理机构对应急救援官兵心理档案的调用，这种情况一般出于科学研究的需要。二是上级部门对应急救援官兵心理档案的使用，出于选拔和决策需要，三是官兵所在单位对官兵心理档案的查询，一般出于管理或教育的需要，四是官兵自己对心理档案的查询，主要出于对自己心理状况的了解，或希望在某方面得到专家的指导或建议。对于应急救援官兵心理档案的查询和调用，心理档案管理人员应在严格遵循应急救援官兵心理档案查询与调用制度与规则的前提下，尽可能给予方便，充分发挥应急救援官兵心理档案的作用和价值。
1.3 应急救援官兵心理档案的日常维护。应急救援官兵心理档案管理人员应做好心理档案的日常维护工作，保证应急救援官兵心理档案处于良好状况。例如，对于文本式的资料要注意防潮、防燥、防晒、防虫，对于电子档案要防止计算机病毒的破坏、计算机故障以及因操作不当而造成的资料损坏和丢失。此外，还要保证存放档案的环境处于良好状况，尤其要做好防盗措施，以免造成重大损失。
2 应急救援官兵心理档案管理的制度与要求
应急救援官兵心理档案的管理要根据各单位实际需求制定工作管理制度，以便使心理档案管理工作实现科学化和规范化，主要包括以下内容：
2.1 应急救援官兵心理档案管理保密制度。应急救援官兵心理档案涉及到的大多是个人隐私和保密内容，为保证军事机密不能泄露和维护官兵的个人利益，应急救援官兵心理档案的管理必须建立严格的保密制度。一是管理人员不得在档案室以外的其他场合，向无关人员谈论有关官兵心理档案的任何内容。二是管理人员不得以任何理由私自将官兵心理档案及其相关资料带出档案室。三是管理人员不得以任何其它方式泄露应急救援官兵心理档案的信息。四是心理档案的查询和调用必须严格遵守应急救援官兵心理档案查询和调用制度。五是管理人员若违反保密制度，将受到相应的处罚，情节严重者将被诉诸法律。
2.2 应急救援官兵心理档案查询或调用制度。在执行应急救援官兵心理档案保密制度的前提下，需要建立科学合理的应急救援官兵心理档案查询与调用制度。
首先，要健全应急救援官兵心理档案使用权限制度。一般来说，部队心理专业机构对于心理档案的查询调用权限较大，这是因为，他们懂得如何正确地使用心理档案的有关资料，而且具有较高保密意识。另一方面，专业人员需要查询和调用大量的应急救援官兵心理档案以进一步研究军人心理素质。领导机关和基层单位对心理档案的查询，须在专业人员的协助下完成，以确保心理资料解释的准确性。在查询的内容方面，机关和基层单位一般只限于对相关官兵群体的各类信息进行查询，特殊情况下，如严重心理障碍者，有明显的自杀倾向或伤害他人倾向时，应将具体的情况及时向上级反映，避免造成不良后果。官兵个人只能对自己心理档案的内容查询，查询内容相对具体，但不得对其他官兵的心理档案进行查询。其次，要建立严格的保密分级制度。各单位应根据具体情况建立保密分级制度。如，官兵个人心理咨询和心理辅导的具体资料，保密级别最高；其次是官兵个人心理训练成绩；再次是官兵的一般心理资料，如基本信息、个性特点等。对官兵个人群体的各类信息也应有保密分级，如较为敏感和重要的信息，应设较高的保密级别；一些普通的群体心理特点和规律则设相对较低的保密级等等。
最后，要健全心理档案使用登记制度。任何查阅或调用应急救援官兵心理档案的单位或个人都必须做好记录。主要内容是：使用单位（个人）；使用原因；权限证明（使用单位盖章）；查询心理档案的具体内容、人数；查询时间等等，最后管理人员应向使用者说明保密制度，双方在保密协议签字后，方可对应急救援官兵心理档案进行查询。
2.3 应急救援官兵心理档案管理人员的素质要求。应急救援官兵心理档案的管理应指定专人负责。通常对应急救援官兵心理档案管理人员有以下要求：一要具有科学正确的心理档案管理观念，清楚心理档案的重要作用、明确自身职责、熟悉档案使用范围。二要具备胜任心理档案管理工作的能力。管理人员需要具备一定的计算机、档案管理以及相关的心理学知识，熟练掌握维护和管理心理档案的各项程序和操作技能。三要具有良好的敬业精神。管理人员应热爱本职工作，细致耐心，科学严谨，不断增强专业素养。
2.4 应急救援官兵心理档案的查询与解释要求。在对官兵群体的信息解释时，应如实向使用单位反馈心理档案的信息。在对官兵个人的信息解释时，实事求是并以有利于官兵的心理成长为原则进行解释和建议，尤其是对官兵心理素质缺点部分的解释，应注意用词与态度，避免对官兵个人造成消极影响。
