摘 要： 办公自动化 (OA) 将新型办公方式和计算机通讯技术结合起来提供给多人协作、共享、协同办公的一种新型的办公模式。可以实现全方位的信息采集和处理、信息互通、工作流程自动化、文档一体化等自动化办公体系, 从而全面提高工作效率和管理水平, 为中心管理提供准确、及时、全面的服务。
关键词： 办公自动化; 信息化管理; 协同工作平台;
根据中心的全面质量管理要求, 在工作中十分讲求效率和效益, OA系统已经在国内企事业单位广泛使用并逐步得到中心领导管理的重视, 改变过去复杂而低效的手工办公方式向自动化转变的发展方向, 为中心员工提供一个能够实现资源共享、结果查询、过程管理和内外联系的工作环境, 调整管理体制, 灵活性显着提高, 极大地扩展了工作的伸缩性, 在提高效率的基础上增加协同办公的能力。
1、 中心信息化管理中应用OA系统的必要性
在传统的办公模式中, 上下级或部门人员沟通不及时往往会造成事件处理过程中出现偏差或者遗漏, 影响进度和降低办公效率。而通过协同OA系统可以实现点对点或点对面的交流, 信息的处理和工作的协同可以瞬间完成, 突破时间和空间限制为协同管理提供一个良好的管理和交互平台。同时, OA系统所特有的流程固化和优化使得各项管理更加高效和可控。
2、 协同办公的显着优势
2.1、 极大的提高工作效率
由于当前办公系统的各方面条件所限导致工作响应不及时, 政令不畅通, 以及公文传递延迟。而采用OA办公系统后公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等都在OA上进行, 极大的缩减了办公时间, 大大加强了政令推行的时效性。
2.2、 节约资源强化管理
办公用纸也是一笔不小的开支, 中心每月发放公文、通知、工作计划等大量纸张的用量不可小觑。引进OA办公系统后一年可以为中心节约大量的耗材和办公用纸。
2.3、 知识管理
可以将得到的信息整理、转化、利用、分发, 并且在这些信息的利用实践过程中, 又可以创新成为新的信息和知识, 把有价值的信息整理出来, 让人在知识分享中对其集体的知识与技能进行捕获与运用, 促进组织文化的发展。
3、 OA协同办公系统的应用效果
OA协同工作管理平台的网络架构图如图1。
3.1、 信息发布平台
为中心内部信息发布及传播的一个公共平台, 使中心的动态、公告、规章制度、各类型文档等使用透明化、自动化、管理者可以全面把握各项工作的执行情况。
3.2、 公文管理平台
解决公文传递过程慢, 纸质化成本高, 信息传递不及时, 不方便查阅等问题。实现公文流转自动追踪、自动提醒办公、待存缓办, 修改编辑、流程监督等功能。并对来文进行记录、分类、归档、查询。实现公文高效、有序、电子化管理。
3.3、 个人事务管理平台
以人为中心, 坚持人性化和规范化管理, 采用科学的方法进行组织设计, 使得组织架构趋于合理。公共模块中涵盖了行政管理、财务管理、人事管理等相关业务表单, 例如员工请假流程全部在办公系统中流转, 对过程可以进行有效监督, 同时人事科对业务表单进行统计、汇总和分析。使员工更好的覆行职责, 按照职责要求进行工作。
3.4、 项目管理平台
为更好的管理中心项目资金的使用情况, 建立统一平台, 通过OA搭建业务生成器, 实现对所有项目进行全生命周期管理, 项目收支实时呈现, 项目进度全面掌握, 资源与费用的协调、统一, 使整个项目的运行始终在可知可控、优质高效的状态下完成, 且科室的所有业务都与财务核算相关联为实现项目管控和优化提供信息化管理平台。
3.5、 科研管理平台
通过科学合理的方式对现有的科研信息资源进行共享, 最大限度的发挥系统的应用功能, 为中心科研管理者及相应的科研信息申报和查询等创造便利的条件, 同时简化科研管理的申报程序。中心科研管理内容涵盖着作、科研成果、论文以及科研奖励等, 通过有效的身份验证完成不同的使用权限和实施功能。通过流程表单实现基础信息的录入, 信息整理和修改、信息审核、信息综合查询, 及时了解相应的科研进度, 同时对关键信息的数据挖掘可以对科研管理工作提供信息支撑。
4、 办公信息系统在我中心的应用效果
(1) 通过对OA的使用提高办公效率和执行力, 使信息的传递更加快捷、准确和方便。使用OA方便员工的信息反馈和上下级交流, 实现准确和有效的内部沟通和信息传递。完善的目标分配、分解、监督、反馈机制, 将事务落实到人, 推动彻底执行。
图1
(2) 规范办公流程强化管理, 将复杂流程简单化、简单流程固定化, 形成一个个工作流, 加快办事效率。同时, 在信息系统中所有的流程都会留下痕迹, 方便统计, 便于汇总。
(3) 搭建中心内部宣传平台, 传播组织文化、将中心最新动态、政策制度、公告、人事任免等重要信息第一时间传递给职工。员工根据个人需求随时查询相关的制度等资料, 同时也确保这些信息的安全及保密性。
(4) 实现移动协同, 通过移动应用实现时间碎片的高效应用, 用户可以通过手机APP阅读和处理办公系统中的任务, 了解最新动态等信息。
(5) 实现中心基础工作的电子化、网络化管理, 整合多种业务资源, 降低管理成本。
5、 总结
总之, OA系统的实施需要人性化的设计与管理、制度的保证和数据的支持。同时对员工进行全面培训, 这样才能真正融入企事业单位日常工作中, 加强员工的凝聚力, 实现办公的自动化和管理的集约化, 有效提高中心的管理效率, 节约运营成本。信息的实时共享使得部门之间的交流更加畅通和有效。随着计算机和网络技术的进一步发展, OA协同办公也会不断优化和提升, 推动信息化建设迈上新台阶。
参考文献：
[1]姜志峰.浅谈OA系统在医院管理中的作用[J].当代医药论丛, 2014 (09) .
[2]朱金燕, 闵芸.浅析OA平台在医院文化建设中的作用[J].人力资源管理, 2015 (03) .
[3]周海波.医院OA系统若干问题研究[J].中国卫生质量管理, 2016 (01) .
