摘 要： 笔者以肇庆市工业贸易学校开发的OA办公自动化系统为案例, 讨论了开发应用的关键性技术。采用B/S开发结构, 以MVC实现逻辑层与表现层的分离, 通过工作流的方式管理工作审批, 通过RBAC角色访问控制控制系统的访问权限, 采用XAMP软件, 建立LAMP开发平台。系统分为个人办公模块、公文处量模块、信息发布模块、内部交流模块等, 实现了学校内部网上信息共享、网上发文收文、网上审批、网上交流等功能。经过使用, 系统可以满足肇庆市工业贸易学校的日常教学管理及办公需求。
关键词： OA办公系统; 工作流; APP移动办公;
Abstract： Taking the OA office automation system developed by Zhaoqing industry and trade school as a case, the author discusses the key technologies of developing and applying. The B/S development structure is adopted to separate the logic layer from the presentation layer by MVC, manage the work approval through the workflow, access the access authority of the control control system through the RBAC role, and use the XAMP software to establish the LAMP development platform. The system can be divided into personal office module, document quantity module, information release module and internal communication module. It realizes the functions of information sharing in the school, Internet service, online examination and approval, online communication and so on. After use, the system can meet the daily teaching management and office requirements of Zhaoqing industrial and trade school.
Keyword： OA office system; workflow; APP mobile office;
1、 前言
计算机技术、多媒体技术、网络技术以及智能化建筑技术的迅猛发展, 不仅对人们的学习、生活、工作方式产生巨大的影响, 而且会引发中职教学模式、教学方法、学习方式和教学环境等的变革。因此, 基于以上技术实现数字校园已成为21世纪中职建设发展的趋势。学校信息化建设的不断深入, 基于校园网络的各种应用被不断开发和投入应用, 数字校园建设中的问题也不断暴露出来。如“应用山头”突出、“信息孤岛”现象严重、各应用系统与各部门缺乏数据标准, 数据重复, 导致了各部门之间相同信息内容不一致, 学校有效数据资产不能共享, 导致学校业务部门及管理部门获取信息非常困难, 有效数据资源得不到及时共享, 数据资产利用率低下等。
校园移动办公平台是肇庆市工业贸易学校“数字化校园”项目的其中一项主要内容, 校园移动办公平台的建设将为学校的日常办公、行政管理和教学管理提供更加便利的条件, 摆脱空间的束缚, 大大提高工作效率。
学校通过引进“一站式”的移动办公方式, 大大地提高学校各个职能部门的办事效率和工作效能, 只要利用学校的信息化平台就可以完成各项工作, 从而可以让学校各个岗位的人员有充足的时间处理本部门的其他事情, 为学校节省更多人力资源成本。
2、 系统概述
校园移动办公平台作为传统数字校园门户平台的拓展, 利用完善的4G网络、无线网络技术, 使任何人在任何时间、任何地点, 都能够获取个人想要的信息内容。随着信息技术的高速发展, 传统的PC用户必须通过电脑和网络才能获取应用, 具有极大的不便和讯息滞后性。而现代校园学习和生活节奏加快, 学校教师和学生数量增多, 对学校的服务要求更高:校领导工作繁忙、会议频繁、经常出差, 通知多、提醒多、代办事项多、业务关注面大, 采用PC获取应用尤为不便;对普通师生来说, 广泛的应用服务均需要依赖PC进行访问, 在时间和空间上有诸多限制, 使得应用的推广效果不佳, 校园移动办公平台能方便解决这些问题。
校园移动办公平台建设方案以“数字校园, 移动快捷”为核心理念, 通过便携的智能移动通信终端, 面向广大师生及社会用户, 提供贴身的信息服务。系统的核心业务将覆盖校园主要业务及协同应用, 以便师生在任何时间和场合, 方便、高效、迅速地获取和处理业务信息, 实现真正的“移动校园”。
3、 系统架构
校园移动办公平台是某公司为PC电脑、智能手机等移动终端用户精心打造的一款移动办公产品, PC端支持目前主流的IE浏览器, 手机APP客户端版支持目前主流的手机操作系统, 如i OS、Android系统等。系统支持跨通信运营商、跨操作系统平台, 通过3G、4G、Wi Fi等网络实现校园内外移动办公。
系统架构如图1所示。
图1 系统架构
4、 功能架构
OA系统主要是通过信息技术、网络以及电子通信等高科技手段, 对各类办公中所形成的信息进行数字化, 通过网络环境, 实现各类信息有机整合与信息分布式共享, 使工作人员可以通过各种办公工具 (PC机、手机等) 进行办公, 达到简化业务流程、随时随地处理业务、加快业务处理过程、提高办公效率的目的。
OA系统强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能, 将“自动化孤岛”和“信息化孤岛”联接起来, 创建一个提供支持信息访问、传递, 以及跨部门、跨机构工作的协同工作环境。
OA系统具有良好的扩展性, 采用开放的、可扩展的组件模结构, 将来能与单位内建设的其他系统相互融合, 与其他系统进行有机的整合, 实现数据、业务、信息等多个层面的集成, 形成一个统一的办公平台。
OA系统不仅为学校提供了一个行政办公管理系统, 更为学校提供了一个可扩展的平台, 用户通过该平台可以逐步扩展各类校园服务与功能, 包括招生管理、学生管理、就业管理等。
系统功能如表1所示。
5、 OA办公系统的实现
5.1、 PC端功能实现
PC端的OA系统是从学校日常的行政办公出发, 使系统的业务功能覆盖到行政办公中的各个环节, 主要包括个人办公、公文管理、行政事务管理、考勤管理、教学管理、流程管理等功能。教学管理、行政事务管理等应用模块针对相应业务部门执行具体的功能, 同时, 各类信息又集成在统一的个人办公平台中, 实现了各模块之间的无缝集成。
OA系统PC主界面如图2所示。
表1 系统功能
公文管理:通过工作流技术, 实现公文在多环节、多部门之间的流转, 并结合目前的电子印章技术, 确保公文在流转过程中, 各环节的审批与校对真实可靠, 使公文的流转真正实现电子化。公文管理主要包括:公文流程定义、公文模板定义、起草发文、发文办理、发文传阅、公文归档等。
个人办公:各类信息集中体现的整体界面, 主要包括了日常的时间与工作安排, 以及各类业务功能 (包括功能的快捷方式、信息的集成、信息的推送等) 的集中体现等方面的内容。主要包括:待办事项、消息提醒、日程安排、工作日志、个人设置等。
图2 OA系统PC主界面
行政办公事务:包括固定资产管理、办公用品管理、采购管理、文档管理。固定资产实现学校固定资产的管理和申领;办公用品管理实现学校物品的采购、出入库、盘点、领用;采购管理实现采购计划的制订、采购申请以等业务的管理;文档管理实现学校文档的共享;工资单管理实现工资条的发放。
考勤管理:考勤管理实现学校教职工请休假与出差申请、考勤信息查询与统计等功能。
通知管理:通知管理实现通知公告的发布、浏览、通讯录管理、规章制度管理等功能。
系统管理:实现组织架构管理、用户管理、权限管理、角色管理、表单管理、自定义流程等后台管理功能。
5.2、 APP端功能实现
校园移动办公平台是一款基于移动互联网的移动办公平台, 提供即时通信、通讯录、校园工作圈、公告通知、日程安排、团队协作、工作汇报、签到签退、移动外勤、请假申请与出差申请等学校实用办公功能。
该功能显示了近期联系过的好友。点开相对应的窗口可以进行聊天。聊天窗口可以发趣味表情, 点击小喇叭可以发语音。可以通过向左滑动来删除聊天窗口记录。
该功能主要包括了点餐管理、申请审批、通知公告、日程安排、工作汇报、考勤管理等。
OA移动端界面如图3所示。
6、 结语
本系统采用Java编程语言、My SQL数据库、Linux操作系统, 采用B/S结构进行设计, 成本低、高效。实行模块化管理。在工作流程中明确赋予各岗位的权限与职责, 使得办公流程清晰、各自责任明确、流程规范、落实到人且可控可查;实现办公流程的全面自动化, 提高效率和降低手工出错几率, 消除不必要的流程和环节, 解决多岗位、多部门的协同工作问题, 实现高效协作办公。
图3 OA移动端界面
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