摘 要： 当前, 在智慧校园背景下, 高等院校办公自动化系统的建设和使用逐步增多。本文从办公自动化系统的基本概念谈起, 以西安石油大学OA系统建设情况为例, 深入分析系统的建设状况、运行效果, 并提出其改进的方向, 着力开发更加贴近需求、更具效率和安全性的办公自动化平台, 以此促进高校办公效率的提升。
关键词： 智慧校园; 办公自动化OA系统;
目前, 随着信息化时代的到来, 高等教育信息化已成为高校发展的有力助推, 高校都在积极推进基于计算机网络的信息服务融入学校的各个应用与服务领域, 实现互联和协作的智慧校园建设, 进而全面实现教育信息化。因此, 加强高校办公自动化系统建设, 提高高校行政办公的规范性和有效性, 是值得深入思考的问题。
一、高校办公自动化系统的概念
办公自动化系统 (Office Automation System) , 简称OA系统, 就是采用Internet/Intranet技术, 基于工作流概念, 使企业内部人员方便快捷地共享信息, 高效协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式, 实现迅速、全方位的信息采集、处理, 为企业管理和决策提供科学依据。自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来, OA系统在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展, 并成为组织不可或缺的核心应用系统。主要推行一种无纸化办公模式。
高校办公自动化一般具有文字处理、数据处理、语音处理、图像处理和通信功能。从所处理的业务类型来说, 高校办公自动化系统主要由公文管理、日常办公、公共资源、系统管理等构成。公文管理包括发文管理、收文管理、会议纪要等模块, 对OA系统中的公文进行各种管理工作。日常办公用于处理高校内部的日常办公业务, 主要由待办工作、已办工作、工作督办、资料报送、电子邮件等功能子模块组成。公共资源包括规章制度、工作交流、资料下载等子模块。系统管理包括用户管理、日志管理、权限设置等功能。
二、西安石油大学0A系统的应用现状
(1) 系统设计要求。西安石油大学OA系统的设计理念是“资源共享、协同办公、科学决策”。一是强调顶层设计。OA系统由学校总体规划, 党政办公室集中管理, 全校各部门共同使用;二是强调可扩展性。根据工作的需要, 不仅能够灵活设计流程, 及时对工作流程进行扩展、修改和完善, 而且能够对系统模块功能进行扩充和需求变更, 可以进行二次开发;三是强调集成性。系统建设要在满足国家数字校园信息标准的同时, 还须与校内其他系统接口统一, 为今后全校各类数据集成提供基础。此外, 还可以将系统数据快速进行交换, 便于数字化档案的建设。
(2) 系统建设目标。一是为学校各类管理人员高效率地处理日常事务提供条件。利用OA系统自动化办公平台, 完成以往由人力完成的简单重复性且耗时较多的工作和按规定程序完成的流水线工作, 同时为推进各部门之间协同工作提供保证, 进一步提高办公效率。
二是为实现远程办公自动化提供基础。西安石油大学现有雁塔、明德和鄠邑三个校区, 日常办公由于三个校区间距离相对较远而较为不便。从技术系统基本条件来看, 三校区的校园网络均通过光纤互联后通过教科网接入Internet, 在此基础上设计建立基于web标准、采用完全B/S应用模式的OA系统, 能够满足在当前校园网内直接实现多校区内用户的远程办公的需求。
(3) 系统管理模式。西安石油大学办公自动化系统采用党政办公室和信息中心共同管理模式。党政办公室主要管理业务需求和功能模块的运行, 信息中心主要对系统运行的技术支持进行负责, 各二级单位OA管理员对本单位的OA系统日常业务进行管理。此外, 学校还出台了系列管理文件和办公自动化使用、会议申请等流程通知, 明确了系统管理和使用权责, 对各单位OA管理员的日常管理和操作提出了具体要求, 使其能够正常、准确、安全地使用OA系统。
(4) 系统运行情况。西安石油大学OA系统于2015年6月投入使用, 包含了公文管理、综合办公管理、公共资源和个人办公四大子系统模块。自OA系统启用后, 一般能通过OA系统处理的工作, 要求各单位不再走纸质办公流程, 而且须按照OA系统设定好的程序进行操作, 有效确保了工作流程的有序性和规范化, 极大地提升了行政效能, 基本实现了网络协作办公和远程办公。
三、后期推进办公自动化系统建设的思考
(1) 加强数据中心综合服务平台建设。要真正发挥OA系统的积极作用, 实现OA系统的智能化运用和科学决策, 须以校园网为环境, 在疏通学校各部门之间信息平台的基础上, 建立一种能够完成校内数据的访问、聚集、交换、管理等工作的学校数据中心综合服务平台。此平台具体可以由数据交换中心和数据存储中心两个中心组成, 数据交换中心负责数据的发布和订阅, 数据存储中心负责数据的采录和校正, 数据中心综合服务平台要对全校数据重新进行合理的规划、组织、定义和存储。以此建立全校共享数据库, 真正实现高校办公自动化的设备资源、人力资源、数据资源的共享, 真正建成高效、完善、合理的办公自动化系统。
(2) 推动管理工作改革。由于办公自动化系统具有留痕、公开、大数据等特性, 因此不仅将其作为行政管理的工具, 还可以以此推动高校行政管理改革。可从以下几方面着手:一是通过技术手段将系统内所有办事事项有条件地进行校内公开, 对办公系统中应该办理却逾期不予办理的人员自动标红, 全校监督。二是通过办事流程的可视化和联合线上审批的实现, 逐步转变为以向师生服务为本的项目式管理模式, 提升学校各部门服务师生的意识和能力。三是利用系统内的大数据, 分析学校未来的发展形势, 为学校制定未来发展规划提供科学依据。
(3) 强化系统维护。在OA系统使用过程中, 对系统进行后期维护也十分重要。要实现高校办公自动化系统的平稳顺利运行且进一步推进办公自动化发展, 学校一方面需要投入一定资金对OA系统进行改造和升级, 另一方面需要聘请有一定资质的专业技术人员对OA系统使用过程中出现的故障及时进行分析和处理。并且为了进一步提高OA系统使用过程中所出现问题的处理效率, 还需要对各单位OA管理员进行定期或不定期的强化培训, 以此提高其实际操作水平和发现并解决系统运行中所出现问题的能力。此外, 为了安全起见, 还应定期或者不定期地对电脑系统进行管理和维护, 并及时做好各类数据信息和重要文件的备份工作, 以此保证学校OA系统能够稳定、安全、高效地运行。
四、结语
高校办公自动化系统的出现对推进高校内部事务管理、全面落实无纸化办公等方面产生了非常积极的影响。OA系统建设是智慧校园建设中的一大亮点, 随着高等教育现代化建设的不断推进, 高校的OA系统急需从细化完善功能模块、提高运行技术含金量等方面作出更为优质高效的需求回应, 从而提供更多智能化、人性化的服务, 使其真正成为高校广大教职员工进行数字化办公与事务办理的好帮手、好工具。
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