摘要：每个企业在发展的过程中都会涉及相应的档案管理和文书工作,对这两项工作进行合理的信息管理对企业的发展起到非常重要的作用。但是采用传统的方式对这两项工作进行信息管理还存在很大的缺失,因此这就利用现在社会上高速发展的计算机网络技术都这两项工作进行管理。但是任何技术的应用都是有利有弊的,这就需要对计算机信息管理中出现的问题进行全面的分析,并根据问题提出合理的解决措施。
关键词：计算机信息管理; 文书; 档案; 应用;
在对社会实践研究中,清楚的发现要想促使一个企业得到良好的发展,就需要对企业内部的档案管理和文书工作起到高度的重视。在理论上来说文书工作与档案管理之间也存在着非常紧密的联系,因此对这两个方面进行信息管理是可以采用同一种方法。而且在现在计算机网络技术不断发展的过程中,对这两个方面的信息管理也可以采用非计算机管理的方法进行。这种先进的计算机信息管理方式对文书工作和档案管理的顺利进行起到不可忽视的作用,以下笔者就针对于计算机信息管理在文书工作和档案管理中的应用进行深入分析。
1 计算机信息管理在文书档案管理中的应用
档案对企业的发展状况和自身资金的流向起到一个记载的作用,这也从侧面清楚说明要想促使企业得到良好的发展,就需要对企业内部的档案起到高度的重视。而且在进行档案收集和记载的过程中还需要有文书的参与,这也决定了文书和档案管理之间存在着非常紧密的联系。在对企业内部档案进行管理和分析时清楚的发现文书处理对档案整体质量的保证起到不可忽视的作用,但是在对文书档案管理中采用的管理方法还比较老旧,这种老旧的档案管理方法已经不能满足社会的发展需求,因此这就需要在原有的基础上对档案管理方式进行一定改善。目前社会处于科技信息化高度发展的时期,计算机的出现对企业内部文书档案管理带来很大的便利,这就需要通过计算机建立有效的计算机信息管理,使得文书除了和档案管理能够更好的进行,对文书档案的完整性和真实性也有很大的保障作用。另外开展计算机信息来对文书档案进行有效的管理,不仅使得档案信息收集和统计分类等步骤更加便利,而且对整个企业办公效率的提升也起到非常重要的作用。与传统纸质档案相比较,其自身的安全性和使用寿命都有很大的提升。
2 计算机信息管理存在的问题
尽管计算机信息管理与传统的管理方式比较有很多优点,但是不可否认这项技术手段还存在一定的弊端,这就需要对现在社会上的计算机信息管理进行全面分析,对其中存在的问题也进行有效的掌握。以下笔者就针对于计算机信息管理中存在的问题进行深入论述。
2.1 电子文书和档案的保密性弱化
传统纸质档案在保管的过程中,由于人们笔迹有很大的差别,就会出现一旦纸质档案被改变就会让人们发觉的情况。这种情况对档案和文书的保密性起到非常重要的作用。而现在社会上使用的计算机信息管理由于内部字体都是计算机字体,这就导致在发生更改也不会被档案管理人员发现,其档案自身的保密性比较差。如果进行篡改的档案和文书中涉及企业的内部经济,这种档案管理方式就会导致企业经济受到损坏。尽管对于这种情况我国各个企业也开展管理软件加密的对策,但是总的来说使用计算机管理还是比传统的档案管理发生档案改变的现象多。
2.2 对文书档案管理人员的综合要求有待提高
传统的文书档案在管理过程中,只要求管理人员能够合理的保证文书档案的安全性和相应事宜。而现在进行的计算机信息管理不仅仅要求文书档案管理人员对档案的相应事宜有一个全面的了解,还需要管理人员能够对计算机进行熟练的操作。但是现实中档案管理人员大多数是年纪比较大的工作人员,对要求的技术手段并不能全面的掌握,自身的知识理论也不能完全跟上社会发展。尽管现在大多数企业为了响应社会的发展对文书档案管理也采用计算机信息管理模式,但是由于管理人员自身的缺失,就是的现在社会上进行的计算机信息管理不能得到良好的发展。
2.3 配套支持技术不健全
由于计算机信息管理的出现,很多企业对这项管理技术的重视程度也有很大的提升。为了响应这项技术的发展,就需要将纸质档案转化成现在进行的电子档案。但是由于这项技术手段发展的时间比较短,在这之前一些大型企业已经积攒大量纸质档案,要想将这些年积攒的纸质档案全部转化为电子档案,不仅仅工作量比较大,而且在发生一点小错误的情况都会影响整个企业档案的管理,对计算机信息管理的发展产生非常严重的阻碍。
3 计算机信息管理中实际问题的解决对策
针对于上述提到的三项问题进行全面的分析,提出两条解决对策。以下就针对于这两条解决对策进行全面研究。
3.1 对信息化系统实施可行隔离
由于企业中的档案大多数都是比较机密的信息,这就需要在进行计算机信息管理的时候,对文书档案自身的安全性有一定的保证。而且由于进行管理的方式是依靠计算机进行的,这就需要对计算机设置合理的物理隔离,这样做的目的在于可以保证档案信息只在本企业规定的时间内使用,防治其他企业窃取本单位档案信息。
第一层由经过在路由器上合理进行设定。将不安全、没有安全许可证、屏蔽带病毒的地址和选择性的放行一些地址进行办公自动化网络。第二层隔离是正确设定防火墙。多数防火墙有过滤进、出网络的数据;管理进、网络出的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录经过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警等作用。依据实际情况,选择适合的封堵设置,确保网络系统的安全。
3.2 做好归档电子文件的技术处理工作
实施电子文件管理战略,做好归档电子文件的技术处理工作已是大势所趋,大量的电子文件接收、交换、运作、处置、存储归档等工作,以及保护电子文档的原始信息,了解文件电子信息的来源,成为每个档案管理工作者必须掌握的工作技能,熟练识别保护原始电子文件的结构,保证电子信息的可靠性,对永久、长期保存的电子文件定期复制,防止信息损失,增强对现代化硬件设施的了解与学习,熟练运用业务技能,使电子文档与纸质文件一样发挥出其应有的作用。
4 结论
总之,随着计算机信息技术的不断推广与深入,计算机信息管理已经在文书办理和档案管理工作中得到了广泛的运用,信息管理不仅减轻了劳动强度、简化工作程序、提高工作效率和工作质量,还扩大了信息的共享和交流,虽然实践中还存在诸多问题,但随着科学技术的发展和各层面的共同努力,信息管理将会在文书办理和档案管理工作中发挥更大的作用,这也正是计算机信息管理在文书和档案工作中应用的真正目的。
参考文献
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