引言
随着信息化建设的不断深入,各类学校使用信息设备的数量和种类越来越多,并且学校的各项活动对信息设备的依赖性也越来越强。如何规范有效地管理信息设备,充分发挥信息化的优势,更好地服务于学校的各项工作,成为学校信息职能部门需要认真考虑的问题。学校由于体制、管理制度、设备的性质及使用目的均不同于生产企业,因而难以像生产企业管理生产设备那样系统规范地管理信息设备,但这些设备在使用过程中存在着与企业设备管理相同的问题,如规划、选型、采购、安装、维护、维修、报废等。
1 学校信息设备管理内容
学校信息设备管理的实质,就是使信息设备时刻处于良好的工作状态,随时满足各项应用活动的需要。主要内容是:监控信息设备的运行状态、规划信息设备的日常维护、处理信息设备的突发故障。
学校信息设备的生命周期中,使用和管理的参与者涉及到财务部门、信息设备管理部门(对于一般学校来说往往是信息中心)和信息设备使用者(如教师)3个方面。财务部门对信息设备管理的着眼点是资产管理,信息设备管理部门对信息设备的管理则包括设备的需求规划、新设备的选型、设备安装调试及设备的运维管理,而信息设备使用者不承担管理的义务。信息设备管理周期从设备需求规划开始,直到设备报废为止。
财务部门管理的内容包括:设备台账、设备建卡、残值计算、报废设备的账务处理等。本文对此部分不作讨论。
按照学校信息设备的特点,可以把信息设备管理部门对设备的管理活动分为两个阶段,第一阶段为前期管理,第二阶段为运行管理。
1.1 前期管理阶段
前期管理阶段包括设备需求规划、设备选型、设备安装调试3个部分,这些对设备的终身技术性能、服务年限、运行费用起着支撑性作用。
(1)设备需求规划。设备需求规划是根据教学活动和管理活动需要而进行的设备规划,内容包括设备类型、数量、功能要求、角色分配、使用布局、设备备份等。需求规划对今后设备运行及管理的影响极大,一个好的规划对于有效降低设备的采购、使用和维护成本,充分发挥设备的性能,以及提高使用质量等方面都起着重要作用。
(2)新设备的选型。设备的选型是对设备需求规划理念的体现,关系到设备的使用质量、使用方式、采购和维护成本、需求扩展、角色变更等。
(3)设备的安装调试。设备的安装颇有讲究,涉及设备的安装位置、操作方式、线路布置等方面,对日后的使用有很大影响,因此必须进行精心设计;调试则应根据可能出现的不同使用要求逐一进行,否则会因为使用方式的改变而出现“故障”。
1.2 运行管理阶段
运行管理阶段包括设备日常使用、设备运行监控、设备日常维护、故障设备报修、报废设备更换、设备使用人员培训等。
(1)设备日常使用。不同设备使用主体和使用要求不尽相同,而且学校信息设备的使用主体不承担管理的责任,因此在设备开始启用之前要对不同的设备制订相应的操作规程和操作方法,并据此对使用主体进行必要的培训。设备日常使用期间,管理部门的工作就是指导和监督使用主体按照操作规程和操作方法正确地使用设备。
(2)设备运行监控。设备运行监控是对设备的使用过程和运行状态进行跟踪。一方面对出现异常状况的设备及时处理;另一方面对设备的运行状态进行管控,需要每天开关机的设备要按时开关机,需要用后即关的设备应保证在不用时关机。
(3)设备日常维护。由于信息设备基本上是电子设备,不存在磨损问题,但对使用环境的温度、湿度及清洁程度有较高要求。设备的日常维护就是按照设备生产厂商提出的使用条件,并结合教学和管理活动的使用要求制订相应的维护计划,根据维护计划定期对设备进行维护。维护的内容既包括使用环境温度、湿度的日常检测和定期除尘等,对于计算机等设备还应进行定期的系统清理和系统备份。
(4)故障设备报修。设备故障可分为硬故障和软故障两类,软故障在多数情况下都可及时排除,硬故障则在多数情况下难以及时排除,对于无法及时排除故障的设备一方面按照报修流程及时报修,另一方面为不影响正常教学活动的开展,及时启用备用设备。
(5)报废设备更换。设备报废有两种方式,一种是按计划报废,即根据设备的使用寿命,到期时不论设备是否还能继续使用都按计划报废。这种方式的优点是设备的报废是事先安排的,因此报废更换工作对正常教学和管理活动的影响不大,缺点是可能造成一定的浪费;另一种是使用设备直到不能满足使用要求、出现无法修复的故障或物理损坏为止。这种方式的优点是物尽其用,可最大限度地减少经济上的浪费,缺点是由于设备出现无法维修的状况可能是随时发生的,而报废更换工作涉及到新设备选型、经费申请、采购、安装调试等一系列程序,会对教学和管理活动产生影响。
(6)设备使用人员培训。由于信息设备的使用主体多数情况下不是设备的管理人员,所以对设备使用人员进行操作规程和方法的培训,使他们能够正确使用设备,以减少设备出故障的机率。在设备升级更新和操作方法改进时,也必须对设备使用人员进行相应的培训。
设备管理部门的大量工作都集中在设备日常使用、设备运行监控、设备日常维护这三项上。
2 设备管理信息系统
对信息设备进行高效管理的有效办法就是建立设备管理信息系统。一个完整的信息设备管理体系应涵盖各方面的管理要求,建立这样的信息系统包括3个步骤:
①确定信息设备管理的基本流程;②建立能反应设备各项信息的数据表集;③实现基于①②的设备管理信息系统。
2.1 信息设备管理系统基本流程
学校信息设备管理的基本流程如图1所示。设备需求规划是构建整个设备应用体系的必要前提,好的需求规划是保证整个设备应用体系高效、节约运行的基础,这项工作发生在设备实际运行管理之前,故放在主流程的最上端。【图1】
系统初始化工作是设置参与管理的用户及权限,参与设备管理的用户中,不是所有用户都可以变更设备的配置和用途,因此必须在权限上加以区别。
设备采购事关设备的使用、维护、故障处理及将来可能的功能扩展,设备采购工作可能会对设备的使用与管理产生长期影响,并且在设备使用与管理过程中,设备采购工作可能会重复发生,故将其放在主流程上。
构建设备各项基本信息是设备的静态数据,是设备使用、维护、升级、增加功能、变更用途等的重要依据。基本信息包括设备厂商提供的信息,包括设备的型号、基本参数等;设备的使用信息包括设备的位置、角色等,如果是服务器,有文件服务器、Web服务器、流媒体服务器等不同的角色;设备的设置信息包括设备的硬件配置和软件设置及应用系统等。
设置设备的维护周期,是按照设备的技术指标结合具体的使用情况进行设置,如投影机的灯泡是有使用寿命的,它受投影机的使用条件影响,因此须根据投影机的使用频率和使用环境设置投影机的清洁周期和灯泡的更换周期。再如,计算机中的一些软件在不断升级和打补丁,也应根据使用情况设置升级周期和备份周期。
设备报废处理流程、设备维护流程、设备故障处理流程在不同的管理体制下可能会有所不同,可根据实际情况制订。其中,故障处理流程要求快速有效,因为有些设备的使用是不能中断的,如投影机、音响等,对于无法及时处理的故障,可立即使用备份代替。
2.2 信息设备基本数据集构建
建立信息设备基本数据集的基础工作是对设备进行分类,设备管理部门管理的对象原则上可按不同的方式进行划分。按设备所处的位置可分为:教学设备(如教室中用于教学的各项设备)、办公设备(学校各项日常管理工作中使用的设备)、机房设备(如学校的网络基础设施)、公共设备(如会议厅中使用的设备、摄像监控设备)等;按设备的功能大类可分为:计算机设备、网络设备、音响设备、投影设备、监控设备等。然而以上的分类都过于宽泛,并不利于实际操作。在实务中,一般按设备的具体使用功能进行划分,即将全部设备划分为:路由器、防火墙、交换机、服务器、UPS电源、计算机、电子屏、功率放大机、调音台、投影机、话筒、中控器、视频监控摄像头等,这些设备都具有公共使用的特点,而打印机、扫描仪、复印机等具有部门专有特点的设备通常不纳入信息设备管理部门的实际管理范围。
为了应对设备在使用过程中可能出现的各种状况及各种附加要求,信息设备基本数据集应尽可能详细。其内容应包括:用户信息、设备基本信息、设备参数信息、设备配置信息、设备故障处理信息、设备维护信息,每一类信息通过一张表来反映。
(1)用户信息表,反映设备管理人员的信息,包括如下基本数据项:用户编号:用户在全体用户中的唯一标识。用户姓名:用户的真实姓名。用户密码:用户的登录密码。用户职务:用户的工作职务。用户权限:用户在系统中的权限。备注:其它说明事项。
(2)设备基本信息表,反映设备的基本信息,包括如下基本数据项:设备编号:由设备类型名的缩写和类内编号组成,如交换机的设备编号具有如下形式:jhj001,其中jhj是“交换机”汉语拼音缩写,001是其在交换机中的编号。设备名称:设备的类型名称,如“交换机”。设备品牌:同一类型的设备由于采购批次或规格不同,其品牌也可能不同。规格型号:由于设备在使用中的角色不同,其规格或型号也不同。采购单价:记录设备采购时的销售单价。采购时间:记录设备采购的时间。启用时间:记录设备开始使用的时间,为计算设备的维护周期与报废时间提供参考。设备位置:记录设备的安装地点。设备状态:记录设备的运行状态,是处于使用中,还是停用中,亦或是已报废等。设备采购源:记录设备采购自哪家公司。售后服务:记录设备的售后服务条款。备注:其它说明事项。
(3)设备参数表,反映设备的性能参数。设备在使用过程中需求可能会有所改变,需要扩展功能或变更角色,如果现有的设备具有满足需求的功能,则可以减少重新采购以节约成本。设备参数表可以为决策提供参考,设备参数表包括如下基本数据项:设备编号:同设备信息表。设备参数:记录厂家提供的设备参数。由于各厂家提供产品参数的形式与规格有所差异,所以参数记录只使用一个备注字段。备注:其它说明事项。
(4)设备配置信息表,反映设备的硬件和软件配置。同一型号的设备由于在使用中承担的角色不同,其硬件和软件的配置也不一定相同,并且,在不同的时期,对同一设备的使用要求会有所不同,这些都是在设备变更用途和提升使用要求时需要考虑的问题。设备配置信息表则记录了这些数据,设备配置信息表包括如下基本数据项:设备编号:同设备信息表。设备初始角色:记录设备在使用中承担的角色,如服务器,是文件服务器,还是流媒体服务器或Web服务器等。角色变更记录:反映设备在使用过程中角色的变更。硬件配置:反映设备硬件的初始配置。软件配置:反映设备软件的初始配置,对于服务器来说,即安装的是什么操作系统,安装了哪些应用软件。配置变更记录:反映设备在使用过程中硬件配置或软件配置的增减及改变。备注:其它说明事项。
(5)设备故障处理信息表,反映设备在使用过程中发生过的故障及所做的处理。包括如下基本数据项:设备编号:同设备信息表。故障时间:记录设备发生故障的时间。故障现象:记录设备发生故障的现象。维修时间:记录故障维修的时间。处理措施:记录设备发生故障后采取的处理措施,是维修后正常使用还是需要更换。维修者:记录是本单位管理人员做的维修还是请专业公司做的维修,如果是本单位管理人员做的维修,维修人是谁;如果是请专业公司做的维修,是哪家专业公司,维修人是谁。备注:记录故障产生的原因。
(6)设备维护信息表,反映设备在使用过程中所做过的维护,包括如下基本数据项:设备编号:同设备信息表。维护时间:记录设备的维护时间,作为下次维护时间的参考。维护措施:记录对设备做了些哪些维护措施,为下次的维护作参考。维护者:记录是本单位管理人员做的维护还是请专业公司做的维护,如果是本单位管理人员做的维护,维护人是谁;如果是请专业公司做的维护,是哪家专业公司,维护人是谁。备注:其它说明事项。
2.3 设备管理信息系统应用程序
设备管理信息系统应用程序的编制应着眼于能够如实跟踪设备的管理状态,体现设备维护的计划性和维修的随机性,并且界面简洁便于管理人员操作。
设备管理信息系统采用B/S结构,所有数据放在服务器的数据库中,设备静态数据一旦输入便不可轻易修改,而投入使用后对设备的所有管理操作都须输入系统数据库,作为今后管理操作的参考和依据。如图2所示,设备管理信息系统由6个功能模块组成。
(1)用户管理模块。用于为参与设备管理的用户分配角色和权限。其中,用户是指可以操作系统的一个拥有具体用户名称和密码的实体对象;角色是指具有明确行为准则、确定的行为方式、完成规定范围任务的实体,角色与角色之间可以有继承的关系;用户的权限是分配给用户所拥有角色所有权限的总和。
(2)设备基本信息管理模块。处理新设备安装调试完成后,正式投入使用前的所有数据信息,建立设备的基本数据集,即设备静态信息。
(3)设备维护管理模块。为每台设备设置维护周期,并建立设备的维护记录,包括设备的维护时间、维护方法、维护结果、维护者等数据。一旦设备的维护周期设置成功,可自动计算设备维护周期的到期时间并提醒用户对设备进行维护。
(4)设备故障处理模块。当设备发生故障时,建立设备的故障处置记录,包括设备发生故障时的时间、现象、诊断结果、处理方法、处理结果、处理者等数据。
(5)设备报废处理模块。用于记录设备报废的相关信息,如报废日期、报废原因、生成报废申请报告。
(6)设备状态信息查询模块。用于生成设备运行状态的查询报告,并计算设备的完好率、利用率、故障频率和故障强度:完好率=完好台时÷日历台时×100%利用率=工作台时÷日历台时×100%故障频率=同期设备故障停机台次÷设备实际运转台时×100%故障强度率=同期设备故障停机小时÷设备实际运转台时×100%
3 结语
信息设备管理的根本目的是维护设备的正常运行,保证学校各项工作的顺利进行。定期维护是保障设备正常运行的有效手段,设备管理信息系统必须具有预警功能。
本文所述的管理流程和基本数据表集是建立设备管理信息系统的基础,如何在此基础上编制适合管理实务需要的应用程序,以便及时准确地反映设备运行管理过程中所需要的各项信息,为设备更好地运行提供服务,尚有待进一步研究。
参考文献:
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