一、引言
随着我国金融市场的日益开放,国内的保险企业与日俱增,保险市场的竞争也日趋激烈. 保险公司要借助信息系统来加强管理,规范流程,提高竞争力已经是行业内的共识. 没有好的信息系统,保险公司垂直化、 扁平化管理不可能实现, 更不可能实现共享服务.
各家保险公司虽然认识到了信息系统的重要性, 也在信息化建设上投入了巨大的人、财、物力,但各家公司的信息系统使用起来却好坏不一,系统不好用也是许多公司用户的心声. 各家保险公司的财务人员主要的精力还是花在了财务核算上, 花在了系统之间的数据核对上,而投入在财务管理上资源与时间自然不够,保险公司的财务管理水平也就提升得不明显.
财务系统好用、高效的秘诀到底在哪里? 财务系统建设的关键点在哪里?系统建设的过程中应该注意哪些方面?本文从财务系统功能划分、财务系统建设应注意把握的因素、财务系统关键功能点三方面进行分析. 这几方面做好了,好用、高效的系统可以成为提升管理水平的有力工具.
二、财务系统功能划分分析:
与其他各项建设工作一样, 保险公司的财务系统建设首先是要做好规划.
财务系统建设是为了满足财务管理工作的需求. 保险公司的财务管理工作,包括财务核算(含保险业务收付费核算)、预算管理、资金管理等、财务分析等. 保险公司特别是财产险公司的费用管控是难点,所以费用管控也是财务管理的重点工作.
对应这些财务管理工作, 保险公司的财务系统应该能够实现财务核算(含收付费)、预算编制、费用管理、资金管理、财务分析等功能.
那么,这些财务管理的功能应该通过哪些系统实现呢? 市场上的商品化软件很多,功能各有侧重. 财务系统的功能划分,应该根据财务管理工作的需要, 一项主要的财务管理工作由一个针对该项工作的专项系统来实现,这样,针对性更强,系统更易用. 同时,系统之间进行集成. 完全靠一、两个系统实现财务管理工作的各项需求是不现实的.
既然保险公司需要多个系统来满足财务管理的需求, 财务系统规划就要划分好各个系统的功能范围,划分好主要的功能点. 同时要确定主要的核算维度,确定哪些核算维度在系统间要统一. 此外, 系统规划还要规划好财务系统与相关系统的接口关系与数据流向. 这样的规划才能够比较实在而不空洞,更易于实现.
系统功能规划好以后,还应根据各公司的实际情况,规划好实施路线,按路线分步实施.
保险公司的财务系统功能应进行如下划分:
(一)会计核算系统:
保险公司的会计核算系统是财务系统的核心,决定核算维度,承担财务基础数据的维护,与保险核心业务系统、预算管理系统、投资管理系统、人力资源管理系统等相关系统集成,汇集所有财务信息.
保险业务的收付核算与保单、批单等紧密关联,这部分核算应在保险核心业务系统中实现. 在核心业务系统中完成收付后,核算信息经过一定程度的汇总后传送到会计核算系统中, 也就是采用"瘦总账"的系统结构. 其他核算业务包括非保险的应收应付 、固定资产等在会计核算系统中完成.
因会计核算系统汇集了各类财务数据, 所以保险公司的费用分摊与保监数据接口等也最好在会计核算系统上进行客户化开发,嵌入在会计核算系统中.
(二)预算管理系统:
预算管理包括预算编制、 预算控制 (保险公司主要是费用管控)、预算分析. 预算编制系统应该可以完成分产品、分渠道、分机构及分责任中心等多维度的预算目标下达、预算编制、支持矩阵式的预算审批,支持从传统的财务预算到业务预算转变的理念. 预算控制系统应能做到费用申请、动支、实际发生的连动和自动化,会计核算的自动化,支持财务共享集中. 预算管理系统应该是一个有机的整体,支持从预算到控制再到分析的预算管理整个流程管理,形成闭环信息流.
(三)资金管理系统:
保险公司的机构众多,保费收款和赔款、费用支出业务量大,应该实施资金管理系统,加强资金的集中管理,减少资金沉淀,提高收付效率,有利于财务的共享集中.
资金管理系统应具有资金计划、资金结算、银企直联、银行对账等功能,并与保险业务系统、会计核算系统、费用管理系统等系统集成.
(四)与相关系统集成
保险公司有核心业务系统、投资系统、人力资源系统、稽核系统、OA 系统等等财务相关系统, 这些系统都应该与财务系统进行集成,做到数出一门,消除信息孤岛.
(五)商业智能系统(BI):
保险公司的各个财务系统建设完成后, 包括财务数据在内的数据是海量的,怎样从这海量的数据中快速找出决策相关的信息,就有赖于商业智能系统了. 如果说各个系统的建设是从分散进行的话,那么商业智能系统的建设就是从分散走向集中了. 商业智能系统应从包括财务系统在内的各个系统提取数据, 加工整理后成为有用的信息,供领导决策.
三、财务系统建设应注意的关键因素
财务系统规划好以后,接下来就是各个系统的建设了. 系统建设应该注意把握好如下关键因素:
(一)组建好系统建设团队
保险公司财务系统建设一般都会选择咨询公司负责具体建设工作. 选择一家好的咨询公司,选择好咨询公司派出的项目经理与核心团队成员固然很重要, 保险公司配备好用户方的人员更为重要.
系统建设团队的组建要转变财务系统建设是IT 部 门的事情的观念,财务人员才是需求管理的主力,财务部门一定要投入大量的资源. 如果将系统建设看成是 IT 部门的事,那么建设出来的系统一定是不好用的;保险公司财务系统建设, 用户方项目经理应该来源于财务部门,避免 IT 人员作项目经理. 理想的情况是既来自于财务部门又有一定系统实施经验的人来做项目经理. 项目经理应有一定职务,熟悉业务需求,与公司高层沟通顺畅,能够把领导的管理思路体现在需求与解决方案中. 项目关键用户应该是业务骨干,熟悉业务动作细节. 项目经理与关键用户应脱产全职参与项目建设.
(二)做好需求管理
需求是要管理的,不是所有的需求都是合理的. 合理的需求也是分主次的,需求的满足是分先后的. 从某种程度上讲,财务系统建设最重要的就是要控制好需求,要抓住关键性的需求,抓住核心需求. 需求控制住了系统建设的计划、投入才有可能受控,否则非常容易建设成烂尾工程.
财务系统不是越复杂越好, 试图满足所有人的需求的系统一定不会是好系统. 财务系统建设不会是一步到位的事情,系统也是需要不断优化,持续改进的.
(三)转变观念,优化财务管理流程
保险公司实施会计核算系统、预算管理系统等大型管理系统,要转变观念,优化财务管理流程,尽量按系统流程来匹配财务管理流程,用到这些系统的精髓. 项目经理和关键用户要归纳、提炼财务管理的具体要求,将将管理要求与流程固化在系统中,并向业务端延伸,真正做到事前管理与事中控制,避免仅由财务人员进行事后反映. 如果仅仅把这些大型管理系统作为传统的电算化软件来用,那就没有用到这些系统的长处,最后的效果可能还不如电算化软件方便.
(四)系统之间、系统各功能之间尽量集成与自动化
财务各系统之间、财务系统与相关系统之间要尽量集成,提高会计核算、财务管理与分析工作的自动化程度. 要尽量减少在会计核算系统中录入凭证的情况,保险、投资、费用开支等应该在相关的系统完成业务操作后,自动生成核算数据并送到会计核算系统.
各系统集成时要有完善的系统间数据一致性的保障功能与机制,并提供用户前台查看追溯的功能;(五)财务系统建设成本要合理.
财务系统建设投入的成本要合理. 成本要合理并不是实施成本越低越好, 而是要在三到五年的时间段内, 综合考虑软硬件成本、实施成本、维护成本等多方面因素,使综合成本最低.
四、财务系统关键功能点分析
在解决好财务系统功能划分、 把握好系统建设的关键功能要求的基础上,还应控制好财务系统关键功能点,关键环节上的细节也很重要,魔鬼就隐藏在细节里.
(一)各个系统都应该支持多维度核算与管理
各个财务系统应支持分核算单位、法定科目、成本中心、产品、管理科目、渠道等保险公司常用的核算与分析维度,与财务系统有接口的财务相关系统比如核心业务系统、投资系统、人力资源管理系统等也应支持多维度核算,这是系统集成的前提.
财务系统在进行维度设计时, 应尽量只体现全局性的财务核算信息,既要满足保险公司多维度核算的需要,还要预留一定数量的维度供未来发展使用,还要避免维度太多影响系统性能.
核算维度与统一的维度编码是保证保险公司财务数据的一致可比的基础,是系统的神经与脉络,需要充分讨论仔细设计.
(二)各个系统支持统一的维度编码
法定科目、管理科目、渠道、成本中心、产品等统一编码,是保险公司财务数据统一、分析口径统一的基础. 对于保险集团公司而言,这一点尤其重要.
保险公司各个维度的编码统一, 应该在财务核心系统中维护一套编码,保证基础数据一个入口中,其他系统使用这些编码时,要通过接口进行数据同步.
(三)系统控制规则要全面与细致
各个系统应满足不同维值的访问控制以及维值之间组合关系控制的要求. 系统实施时控制规则要尽量全面与细致,减少用户犯错的机会与可能.
(四)系统自动化程度高,支持财务集中
财务系统的月结年结事项尽量自动化、 尽量集中作业以提高效率. 汇率重估、税金计提、现金流量生成等月结事项,统一由总公司人员完成,提高效率与集中作业程度.
(五)费用要做到事前与事中预算控制
保险公司的费用控制是难点, 费用管理系统应具有预算控制动支,动支控制报销,报销控制支付的控制功能,系统要实现控制的自动化.
(六)前端系统进行接口数据的质量控制
财务系统之间、财务系统与各相关系统之间的接口,均应做成提前进行接口数据的质量控制, 前端系统在生成接口数据时要进行各种控制规则的校验,前端各相关系统的控制越多越严密,生成的接口数据就越后端系统的要求,接口出错的可能性就越低,这一点对各个接口的顺畅运行至关重要. 同时,各相关系统必须有错误处理机制和逆向处理功能,保证出现差错时,最终用户能够在前台解决问题,不必依赖 IT 人员.
总之,保险公司的财务系统建设,需要做好系统规划、把握好成功关键因素、控制好关键功能点,做好这几方面,财务系统好用、高效就不难了.
