加强中小企业的信息化建设,能引导和促进中小企业加快发展方式的转变,有利于创新和完善中小企业内部管理体系建设.在中小企业的运行管理中,合同管理问题尤为突出.
1 系统设计的背景和目标
目前,大多数中小企业的合同管理还依赖人工来进行,通过Word、Excel等办公软件来处理相关文档和统计数据,这种方式存在以下问题:
1.1 文档管理困难.传统纸质合同等公司文件与电子版文档共存,但对于不同的人员想阅读参考文档时,存在查找不方便的问题.尤其是领导需要了解合同等重要文本时需要耗费很多时间.
1.2 进度控制困难.由于公司合同文档数量大,参与人员多,合同进度的控制靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要,并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍.财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍.
1.3 信息汇总困难.采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确.对于领导的决策时间有一定的影响.
1.4 缺少预警机制.缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能准确地预测近期可能的收支项目,不能帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作.
信息化管理是现代企业管理的一项重要的工具,本文紧密结合中小型公司的现状,利用现代企业的先进管理思想,采用面向对象的分析方法,设计出信息化方式进行管理中小企业合同的系统架构,实现以下目标:(1)监控工作进度,掌握工作状态.及时有效监控各部门工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理效率状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错.系统将记录每个工作完成流转监控状态.(2)明确各人职责,增加责任感.帮助企业明确各岗位的权限,不可越权处理工作,责任明确,落实到人,查有所依;解决合同执行过程中多岗位、多部门的协同工作问题,实现高效协作办公.(3)按权限职能分类管理不同等级资料.根据文件性质及保密需要,不同的人员享有不同的访问与操作权限,有效地确保数据的安全与完整.(4)减少办公开支,降低企业管理成本.
2 系统结构设计
根据中小企业的特点,结合企业的一般组织结构,管理系统分为市场部、业务部、综合部、审核、统计和系统维护等功能模块,各功能模块的具体功能如下图所示.
2.1 市场部.市场部应完成的相关工作包括合同发放登记、合同登记、合同报批、合同作废等操作.、合同发放登记,是指给市场专员发放空白合同时进行的登记.市场专员在了解到业务信息后到公司领取空白合同,签订的合同进入管理流程,空白合同返还给公司.在此管理界面可以登记合同编号、合同领取人、空白合同回收提醒时间等.合同登记是指市场专员对即将签订的合同进行详细登记,登记合同所涉及的项目分类、代理项目、代理金额.合同报批是指市场专员将所签订的合同报上级领导审批.
2.2 业务部.根据市场部签订的合同服务条款,业务部主管安排工作人员对合同进行实施,完成相关合同条款.工作分配,是指业务部主管针对合同内容分配项目负责人.计划报批,是指业务员针对自己所负责的项目将工作过程中的意见及相关材料在系统中登记,发送给主管领导审批.重大项目报批,是指业务员针对自己在工作过程中出现的重大事项向主管领导报告,同时提出相关意见.根据需要,业务部还可设立报告登记和部门提成登记模块.报告登记,是指业务员在完成合同规定条款后撰写报告,将报告进行登记.部门提成登记,是指项目经理根据合同完成情况按提成比例登记各部门应提成金额,便于年终结算.
2.3 综合部.综合部工作内容包括合同盖章登记、开具发票登记、收费登记、提成登记、报告送达登记、发票作废登记.合同盖章登记是指记录合同签订过程中合同公章的使用登记.开具发票登记是指对履行合同过程中开具发票的情况进行登记.提成登记是指根据合同规定的提成比例发放提成时的登记.报告送达登记是指与合同相关的报告送达到接收人时的情况.
2.4 工作审核模块包括合同审核、鉴证类工作计划审核、服务类工作计划审核、重大事项审核、一级审核、二级审核、三级审核.
2.5 统计查询模块包括总经理查询、合同领用回收情况查询、已签合同查询、邮件发送查询、综合信息查询等.
2.6 系统维护模块包括行业分类管理、企业分类管理、部门管理、员工管理、用户管理、数据备份与恢复等.
3 系统工作流程
本系统结合中小企业的合同管理流程,使用工作流技术来实现.系统的核心工作流如下:(1)市场部经理将员工领取的纸张合同在软件系统中登记(合同编号、领取人、领取时间(默认为当前时间)、发放合同人(自动填写)、合同回收提醒时间(默认为90天后)等).(2)员工登记所领合同号对应企业的基本信息(包括企业名称、地点、联系人、电话、分局、行业、工商执照号、税务登记号等等).(3)领取合同的员工根据与客户签订的纸张合同,在系统中登记代理项目及各项目收费金额、合同签订时间.(4)市场专员在纸张合同签订好后到市场部经理处交纸张合同,市场部经理登记该合同的收回时间.(5)业务部经理在收到纸张的通知单后在系统中查看该合同的相关信息.设置各代理项目的负责人制作电子稿相关计划以附件的形式添加到系统后报批,只有批复人对此报批点击同意后才可进行下一步操作.(6)综合部进系统后显示所有未收完款的合同信息列表,可以设置每个合同催款提示时间,合同项目中的代理身份证项目盖章登记,另为综合部提供开票登记功能.
4 结束语
本系统建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,为企业提供合同管理平台.以实现公司内部合同管理为核心功能,兼有财务处理,业务查询统计等功能.结合公司的实际情况,将客户管理和项目管理也融合到合同管理中,真正体现优化公司资源的目的.自动化的合同结算提醒有效的保护了公司的资金运营安全.统计功能可实现不同的统计,真正简化了烦琐的统计过程,而且非常高效.
参考文献:
[1]宋新力.浅谈中小企业在经济社会建设中的地位[J].经济月刊,2011.
[2]王力明.基于工作流的办公自动化系统设计[J].科技信息,2012.
