人际交往是将个人与个人、个人与群体、群体与群体连接成社会网络的必不可少的手段,是促进人际关系和谐,保持社会稳定发展的强有力的纽带.随着现代企业制度的建立和完善,传统的工作机制在不断被打破,一个组织拥有的交际对象将更加复杂,组织的横向交往将更多.这样的变革要求秘书要比以往更加善于理清组织的人际网络,处理好交际对象之间、交际对象与组织之间的关系.秘书的职能包括文书处理、参谋沟通、辅助决策、协调关系、督促检查.这些职能的发挥与人际交往互相联系,密不可分.秘书人员能否处理好人际关系,直接影响秘书工作的成败.只有认识秘书人际交往能力的重要性,按照提高交往能力的方法去提高和发展,才能让自己工作起来游刃有余.
一、秘书人际交往能力的重要性
秘书工作本质上是一种服务性工作,秘书处在各种复杂的人际关系中,每天与许多人交往,要协调沟通上下、左右、内外的各种人际关系,从某种意义上说,优秀的秘书都是社会活动家,他们要具备与各种各样人交往的能力.秘书的活动能力、组织能力往往取决于他们处理人际关系的能力,因此,人际交往能力对秘书来说是非常重要的一种技能.
(一)人际交往能力是决定秘书的工作任务能否顺利完成的关键
1.在秘书工作中,良好的人际交往能力是建立个人与他人和谐工作关系的基础上,且企业的发展需要员工们和谐的人际关系来支持.秘书的工作内容决定了他们要与公司上上下下、里里外外的人员打交道.因此,秘书的人际关系是否和谐直接影响他们能否顺利开展工作以及工作完成质量的好坏,只有拥有良好的人际交往能力,才能与他人建立和谐的人际关系.如果不善于处理各种复杂的人际关系以及交际中出现的矛盾,秘书的工作很难开展下去,直接影响任务完成的质量.秘书只有具备良好的人际交往能力才能在遇到问题的时候选择恰当的方式进行磋商、沟通.这样既有利于工作的完成,又能在解决问题的过程中进行一次人际关系维护.
(二)人际交往能力是决定秘书职能能否顺利发挥的关键
良好的人际交往能力有助于秘书掌握组织内外部各种情况和信息便于参谋咨询和辅助决策.所谓参谋咨询是指秘书在领导作出决策过程中,积极出主意、想办法,为领导提供有利于科学决策的意见,共同寻求解决问题的途径和办法.
辅助决策就是从旁协助领导决策,需要秘书为领导提供有效的依据,以便促进决策的优化.无论是参谋咨询还是辅助决策,都要求秘书深入基层,调查研究,主动的为领导收集信息,了解动态,提出参谋意见,协助领导有效地实施管理.收集信息时,秘书要与组织内各部门以及组织外部人员做好沟通,主动从他们那里得到及时、全面、准确的各种信息,再把信息进行加工整理,最后提供给领导,对领导的决策给予辅助.秘书人际交往能力的高低、与他人人际关系的好坏直接影响秘书收集信息的质量的好坏,影响领导最终的决策.
二、提高秘书人际交往能力的方法
秘书人际交往能力的提高需努力地学习人际交往理论知识、不懈地提高自身道德修养以及长期的工作实践磨练.
(一)加强理论学习
首先,秘书从业人员要学习心理学知识,了解交往对象和自己的心理,选择正确的人际交往方法.学习心理学知识是了解交往对象心理和需求的基础.体察别人心理和需求的能力,是人际交往能力的一个重要组成部分.要提高这一能力,就要学习心理学知识.心理学知识能够帮助秘书理清人与人之间在互相联系、交往和相互作用过程中心理活动的发展变化在当今社会,被理解、被尊重也已经成为人们最基本的心理需要.善于理解对方心理的人,更容易取得对方的信任和好感.
其次,公共关系学也是秘书不可或缺的课程.公共关系学告诉我们人际关系的构成要素、人际交往的原则、人际交往的忌讳、人际交往的障碍以及如何提高人际交往能力等知识.为了与交际对象之间建立相互了解和依赖的关系,秘书必须学会运用公共关系学的知识,与交际对象建立广泛的、正常的人际关系.学习了这些知识以后,能帮助我们在人际交往中把握大致的方向,为提高人际交往能力提供了一条捷径,对快速提高人际交往能力有重要作用.例如人际交往的原则、人际交往的忌讳、人际交往的障碍等知识,可以比较具体的告诉我们哪些是应该做的,有利于人际交往;哪些是不应该做的,不利于人际交往.秘书根据这些原则、技巧,再联系自身的实际情况,自然而然的能在日常的工作和生活中提高人际交往能力.
再次,充分运用语言学的知识,培养秘书在特定语境中的语言判断和运用能力.语言是人们交往中使用的基本工具,它能有效地协调公共关系,帮助人们达到交谈的目的.语言学教给我们语言运用的原则以及语言表达与受众心理的关系来掌握语言沟通的技巧,从而使双方交谈期间形成一种适宜的气氛.秘书人员要根据环境的特殊性选择恰当的语言,以尊重客观事实为准则灵活地运用语言,尽量避免与环境相冲突的语言出现,影响沟通的满意度.有效沟通原则要求秘书在交际中不失时机的充分利用信息,以求最大限度地减少和消除沟通中可能产生地冗余信息,最大限度地增大沟通信息总量,从而不断提高沟通的效率,达到最佳传播效果,给对方留下能干、办事效率高的好印象.
最后,秘书要学习各行业的综合知识,注重自身知识面的拓展,因为秘书所接触到的人群,除了内部人员以外,还有形形色色的外部人员.秘书在掌握自己工作的专业知识以外,最好还能掌握其它行业多方面的综合知识.这样在与各行各业的人沟通起来不会因找不到共同话题而尴尬.当一名秘书拥有广泛的综合知识以后,与对方交往起来就比较容易拉近彼此的距离,解决问题时能选择的方式就更多变,更灵活,也比较容易从对方的实际情况出发为对方考虑.当对方发现你对他们行业的专业知识有正确的见解后,自然就容易赢得他们的信任.
秘书想成为通才就要在生活中丰富自己,并有针对性得学习专业课本,掌握理论知识,理论结合实际,完善自己的知识结构.
(二)提高自身修养
首先秘书要注重自己的言行.在"言"的方面,秘书说话要思路清晰,表达流畅.秘书还要多用礼貌用语,这样既能让对方有被尊重的感觉而感到愉快,还能体现自己大方得体的一面,能在对方心中留下美好的印象,对双方进一步交往打开一扇门.秘书与人们交往时一定要用心,要善于发掘对方的优点和特长,并在恰当的时间用恰当的方式给予肯定和赞美,不要吝啬赞美和鼓励之词.
这样就能让对方心理上感到满足,为交谈创造良好的气氛.
在"行"方面,对秘书的总体要求就是举止要优雅大方、站姿要有风度,坐姿要端庄大方,绝对不能出现头部习惯性前伸、侧歪、弓腰驼背、双手叉腰和抱在胸前等等不良站立行为.坐下的时候,为了表示谦虚不能把椅子坐满;要注意身子适当前倾,不能全身靠在椅背上,松松垮垮.走路的时候要有整体的提拉感,不能弯腰驼背,左右摇摆,而应该身姿挺拔,步幅、速度适当的向前平稳的行走,注意整体造型.
其次秘书要注重个人的品德修养.秘书在人际交往活动中,要公正而不搬弄是非.秘书在领导身边工作,随时随地需要向领导汇报情况,提供对事物的看法.这种工作要求秘书公正、客观、超脱;绝不可借工作之便趁机向领导说他人的坏话.
而且秘书要谦虚而不傲上凌下.秘书都是经过挑选而派任的.应该老老实实工作、守本份、对上尊重、对下谦虚.不能自以为地位重要,对下盛气凌人;不能傲上,性格急躁,自以为是,同领导顶撞、争吵.
如果秘书人员自恃有才干,而不注重职业品德修养,也是不利于建立良好的人际关系的.最后秘书要善于调整个人的性格脾气.相对于性格内向的人来讲,性格外向的人比较敢于交际,进而善于交际.在实际交往中,两种性格的人都具有各自的优势和劣势.内向的人性格稳重、谨慎,容易赢得信赖,但是自信心不足;外向的人性格热情开朗,容易与对方拉近距离,但是情绪不稳定,易急躁.秘书人员想要拥有高超的人际交往技巧,就要注意弥补性格上的不足,做一个稳重不失热情,冷静不失灵活,勇于开拓,不怕挫折的人.要调整性格,就要有充分的心理基础.首先,考虑周全,有周全的准备,"底气"就足,自信心自然提高;其次,用知识武装自己,增加自己的内在涵养;再次,多给自己一些鼓励,告诉自己一定可以做得到.在拥有比较理想的秘书性格之后,在人际交往中就能自然大方,游刃有余,随机应变,大大的提高秘书的人际交往能力.
三、结论
秘书人际交往能力是工作任务能否顺利完成的关键,也是秘书充分发挥秘书职能的重要条件.秘书缺乏这种能力,就会在自身与他人之间设立一道障碍,严重影响与他人的关系,对工作产生影响.秘书人员应该在平时注意专业教育的培训和自身修养的提高,加强社会实践经验的积累.对于有意向从事秘书事业的朋友也应该把握每一个社会实践和实习的机会,使人际交往能力从中得到提高,为今后的秘书事业的发展打下坚实的基础.
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