国内外图书馆领域项目管理的理论与实践研究

　　【摘 要】 文章回顾了 20 世纪 80 年代以来国内外图书馆界项目管理的理论与实践。除了图书馆应用项目管理的理由、流程、方法和领域外，部分理论研究涉及项目管理和业务管理在组织结构中的冲突。文章对国内外几个典型的图书馆项目管理案例进行了点评和比较。
　　
　　【关键词】 公共图书馆 项目管理 综述。
　　
　　0 引言。
　　
　　20 世纪 80 年代以来，基于项目的管理模式悄然兴起，逐渐覆盖了所有的行业和部门。图书馆界在这股潮流影响下也开始尝试项目管理，并在实践过程中进行了反思和讨论。为全面了解项目管理在图书馆的应用及发展，笔者以“图书馆（Library）”+“项目管理（Project Management）”为检索词，对2005~2015 年国内外图书馆项目管理相关文献进行检索分析。国外文献来源于Web of ScienceTM、EBSCO（LISTA）、Emerald、Elsevier ScienceDirect;国内文献来源于 CNKI.国外文献，从 Web of ScienceTM数据库中获得 9篇，从 EBSCO（LISTA）数据库中获得 304 篇，从Emerald 数据库中获得 25 篇，从 Elsevier Sci-enceDirect 数据库中获得 5 篇。检索命中的国外文献主要有四类：研究论文、研究报告、硕博士论文和图书。去重后逐篇阅读摘要，归纳和提炼相关主题，发现近十年国外图书馆项目管理研究涉及的内容十分繁杂，图书馆项目管理的高频词有图书馆项目管理、数字图书馆项目管理、帕累托分析法（Pareto Analysis）、决策矩阵（PughMatrix）、回溯编目、图书馆搬迁。检索到国内相关文献 249 篇，其中期刊论文 181 篇，学位论文 50 篇，报纸会议等 18 篇；年均发文不到 25篇，说明并非研究热点。笔者通过追踪参考文献，对国内研究也进行了梳理。
　　
　　1 图书馆项目管理的理论研究。
　　
　　1.1 国外理论研究。
　　
　　在国外图书馆界，项目管理的理论和方法已经运用了几十年，研究主要集中在图书馆项目管理的理论和实践方法、图书馆项目管理系统开发、馆员能力培养，以及如何与政府等外部组织合作开展项目管理等方面。
　　
　　1.1.1 理由及可行性。
　　
　　1983 年，怀特（White,R. L.）认为图书馆经常以小组的形式开展工作，可以将这些小组工作视为项目并进行管理[1],但他并没有对图书馆具体用什么方式、在什么领域开展项目管理进行讨论。H·弗兰克·塞文（H.Frank Cervone）是美国图书馆界知名学者，也是项目管理的积极倡导者。2004 年，他指出，美国大多数图书馆员的学科背景是人文科学类，他们对项目管理并不熟悉，这导致他们习惯性地摒弃项目管理；他列出了图书馆员摒弃项目管理的九条理由，他结合自己的工作经验，逐一进行驳斥，提倡图书馆采用项目管理[2];2007 年，他对项目管理的基本定义和标准进行了讨论，并将项目管理运用到数字图书馆中；认为在整个项目过程中，整合管理使得项目管理者能够及时发现问题，并对出现的问题予以积极解决[3].2006 年，南西·J·波里奇（Nancy J. Burich）发现美国许多图书馆面临财政支持下降的风险，加上资源获取成本和多元服务成本增加，实施项目管理的图书馆越来越多[4].
　　
　　1.1.2 管理方法的移植。
　　
　　1990 年，马米恩·丹（Marmion Dan）提出图书馆项目管理的八条指南，指导图书馆该如何有步骤、有战略地实施项目管理。他认为，图书馆采用项目管理在应对突发事件时可以减少开销，因而在有限的资源下能够完成更多的工作[5].1996 年布莱克·柯尔斯顿（Black Kirsten）在题名为《图书馆及信息机构的项目管理》 的专着中详细介绍了图书馆实施项目管理的原理及简单方法[6].1997 年，麦克拉克伦（MacLachlan）出版 《让项目管理为你工作》 一书[7],推荐图书馆采用项目管理以简化工作流程，提高工作效率。罗伯特·法维尼（Robert Favini）认为，图书馆的任何一个项目都应当包括工作内容、时间表、该项目的组织结构图及预算[8].2009 年，弗兰克·塞文（H.Frank Cervone）连续发表三篇论文介绍将帕累托分析法运用于图书馆项目管理。他认为，帕累托分析法应用于图书馆项目管理时，应当优先考虑和解决在数字图书馆中最关键的影响因素，这对于图书馆网页设计团队在优化改进工作方面是非常有益的[9].2010 年，他提出利用决策树分析法处理数字图书馆项目管理中出现的问题，认为数字图书馆的管理者可以利用决策分析树来处理工作中的很多问题。由于在项目过程中会有各种不同的环境变化，决策树分析法使得项目团队能够应对出现的各种问题，可以对无法控制的情况出现的概率进行量化[10].布鲁斯·马西斯（Bruce E.Massis）认为，沟通是图书馆项目管理中至关重要的因素；项目管理被实践证明是一种行之有效的管理工具，能够使图书馆获益，在有限的时间、资金及资源环境下，项目管理是图书馆工作获得成功的基础；图书馆项目管理的步骤包括项目规划、风险评估、项目实施、项目控制、项目评价验收、反馈及改进[11].
　　
　　1.1.3 适用范围的讨论。
　　
　　希拉·克里思（Sheila D. Creth）[12]和罗伯特·法维尼（Robert Favini）分别在 1993 年和 1997 年介绍了利用战略规划和项目管理办法在高校图书馆和网络中心之间开展合作。2000 年，菲利帕·马鲁洛·安扎隆（Filippa Marullo Anzalone）指出项目管理是一种非常多样化的管理手段，其扁平化的组织结构可以最大限度地简化人力成本和资源。当图书馆购买新资源、开展新的服务项目或是提出一个新馆建设方案时，图书馆管理者均可采用项目管理作为一种有效方法来应对组织中出现的新变化，任何项目从提出到完成一定会或多或少地出现变化[13],因而项目管理可以帮助图书馆控制变化造成的影响。
　　
　　1.1.4 组织结构变革。
　　
　　1999 年，侯赛因·安萨尔（Husain Ansari）介绍了科威特大学图书馆对传统的图书馆层级制组织结构进行调整从而适应外部环境变化的一些具体措施，及组织结构调整过程中出现的问题[14].2001 年，巴巴拉·莫兰（Barbara B. Moran）介绍了北美高校图书馆在对组织结构进行扁平化调整过程中的一些做法，并对高校图书馆组织结构重组给出了一些有效的措施[15].2003 年，斯坦利·诺顿（Stanley Norton）指出为保证图书馆顺利地实施新项目，需要从一开始就对该项目进行有序、高效地管理，图书馆在项目管理过程中需要寻求一种方式使项目管理与图书馆传统的科层制管理减少冲突[16].
　　
　　1.1.5 图书馆学教育支撑。
　　
　　比尔（Bell）于 1996 年刊登在 Library Asso-ciation Record 的文章指出，随着图书馆界对项目管理产生愈发浓厚的兴趣，在图书馆员中开展项目管理的课程也得到了很大的发展，文中介绍了英国公共图书馆针对馆员开展项目管理培训的情况[17].2005 年，马克·温斯顿（Mark D. Win-ston）认为美国图书馆学的专业教育中普遍会教授一些管理方法，但一些特殊的管理方法（如项目管理）则几乎没有出现过。文中阐述了图书馆项目管理的定义及图书馆项目管理的原则和方法，并发布了一项调查结果，即在美国图书馆学专业教育中不到 5%的学校开设了项目管理课程[18].2007 年，简·金克斯（Jane Kinkus）在 《项目管理能力：对图书馆立场宣言的文献回顾和内容分析》 （Project management skills:a literaturereview and content analysis of library positionannouncement ）一文中提出，图书馆面临经费压力、技术进步的环境变化和以用户为中心的服务转型，导致图书馆项目越来越多，对图书馆员项目管理能力的要求也越来越迫切[19].有图书馆员认为，自己虽然没有项目经理的头衔，但在实际工作中运用了项目管理的方法。2012 年，加拿大图书馆员杰娜·安妮·霍尔特（Jenn Anne Hor-wath）关于加拿大安大略省图书馆项目管理现状的调研印证了这一点：多数图书馆员没有接受过项目管理的正规训练，他们根据初级的项目管理知识开展非正式的项目管理，采用即时通讯等快捷方式沟通，很少进行正式的现状通报，项目管理成熟度水平不高[20].