摘 要： 商务管理,属于企业管理的核心部分,对企业维持良好的经营运转状态有着突出作用。本文主要采用文献资料检索的方法,先检索企业管理过程中商务管理实施重要性的研究资料、文集文章、学术论文等,对相关研究成果进行系统化地梳理及总结分析,并围绕企业管理落实期间商务管理实施的重要性开展深入研究并提出了加强商务管理的措施。此次课题研究涉及到商务管理、企业管理和项目管理相关领域,采用多种学科理论、方法和成果,全面研究此课题内容,保证课题研究精准和客观,便于后期能够更细致研究该课题内容。
关键词： 企业管理; 商务管理; 项目管理措施;
伴随社会经济持续发展,尤其是各个行业的转型升级,对企业管理具体实施期间商务管理各项工作有着更高的要求,商务管理对于企业管理的重要性也更为突出。对此,深入研究企业在项目执行期间商务管理实施的重要性及管理措施,有着一定现实意义及价值。
一、商务管理的特点
1.什么是商务管理
所谓商务管理,是基于盈利目的商务组织及自然人,全面组织、计划、领导、创新、控制出售与购买经济类资源的各项活动,具有人本、外向、多变、全局、复杂等各种特征。商务管理,属于综合管理的一种模式,是项目在现代企业管理中的浓缩和实践,覆盖项目管理实施全过程,从前期接触项目、招投标、签订合同、前期策划和比选方案、签订分项合同,至项目具体实施期间成本管控、进度款的收治、竣工结算核对和确定、回收质保金、财务决算整个过程。
2.商务管理人才所需具备的特质
商务管理专业学科内含商务沟通、国际商贸基础理论及其事务、市场营销、经济管理等众多学科理论为基础的一种应用学科。要求商务管理人才应具备着信息化处理、专项技术、人际交往等各种能力特质,且理论基础深厚、外语熟练,具备知识独立获取、提出分析及解决问题的能力等[1]。
3.商务管理的原则
商务管理从微观上看,就是将企业管理的方法论运用到项目中,管控项目资金;从宏观上看,商务管理内容广泛,是对项目总体经济控制过程的管理实践,是即时性管理与资金管控的结合。有效的商务管理,可使企业的商业利益和客观性条件许可之间形成一种平衡:其一,基于合同管理维持企业整体化管理;其二,借助商务技巧和策略妥善处理依靠合同无法处理的相关问题,谋求现代企业平衡及发展。故而,商务管理务必要以企业总体的利益为基础,坚持与技术管理有机结合的基本原则。如果说商务管理是企业管理在基层的实践,那么项目就属于商务管理的基本载体。商务管理需从项目合同、资金、成本、采购、索赔及反索赔管理、风险管理、竣工结算这七个大方面实施,经商务经理统筹,由项目部主导,各部门协同参与并完成商务策划、编制合同、评审、具体落实、调整、测算成本、控制与分析、各项考核及还原等工作,最终将编制结算书、评审、报出、结算及考核等所有流程商务管理工作落实好。
二、商务管理的重要性分析
1.做好商务管理对企业管理的助益
商务活动,面向市场,属于企业最为基本的活动。它伴随着项目策划、组织、执行、控制的全过程,以效率和效益为目的,将企业所有资源聚合,将管理功能有效发挥,凭借最优投入获取更多回报,确保企业能够提早实现既定目标。商务管理可以协助企业落实管理各项工作,把现代企业管理中的计划和组织管理、人事监管、财务管控、成本控制、物资管理、营销管理、团队及文化管理等,落实在具体项目中,使企业向着精细化和现代化的管理方向发展[2]。
2.强化各方关系的协调
商务管理对于现代企业来说,有着协调各方关系的重要作用。其一,在商务管理各项工作具体实施期间,要求将各方关系理清好,在执行合同期间如有争议出现,商务管理者与项目管理者一同构建起沟通交流渠道,双方领导者实施商务谈判,以商务协商为解决争议问题的首选办法;其二,商务管理属于一项综合管理工作,不仅可构建对外沟通的渠道,亦需要强化内部交流。好的商务管理通过与企业技术部门密切配合,可实现全过程化商务管理,从而推进企业管理各项工作的高效实施。
3.有效落实专项策划
商务人员务应在项目初期做好各种资源的调取工作,主要包含技术支持、物资保证、资质许可、资金支持等,以便获取项目可行性规划,且策划方案要求征集项目经理与技术专家的建议,在确保各个部门之间能够密切配合的前提下,落实好各项工作从而有效推进项目直至开花结果,使之与企业管理的战略目标一致。
4.提高风险管控与应对
企业在项目实际执行期间,潜藏很多风险问题,如技术标准、环保、社会文化、经济和政治等各方各面的风险因素。例如,政治风险包括劳工问题、价格与进出口的限制、税收及外汇管制等;经济风险包含财务风险、经营风险等。这些均需要由商务管理来实现风险问题的有效管控,落实好各方面风险问题的识别、分析及应对工作。
5.企业“走出去”过程中商务管理的重要性
改革开放以来,各类企业不断从国门迈出在国际市场寻求发展,借着“一带一路”的东风向国际市场迈进,中国企业“走出去”参与国际项目的过程中,对于企业管理来说,商务管理的实施有着更为突出的意义。如何通过项目商务管理与企业管理相结合,适应企业自身发展的需要和内在动力,同时也能顺应国家未来发展的战略需要?如何利用有效的商务管理准确抓住战略机遇期,释放企业的比较优势?这些都使商务管理成为企业管理中不可言喻的重要性问题。
在国内市场竞争日益严峻的大环境下,企业“走出去”通过落实商务管理各项活动,能够与更多国内外企业之间建立起密切合作交流的关系,达成国际项目品牌及标准的共识,不仅可推进中国品牌及标准走出去,亦能使国外宝贵的经验“走进来”,使国内外的技术优势互补;另外,有效的商务管理运作,也可促进国内外市场中的上下游企业充分发挥自身优势与政府、财团等抱团出海,从单一性业务转型升级,过渡至PPP、BOT及EPC等项目执行模式,从咨询、投资、项目建设、运营维护等全方位开展业务,帮助企业拓展业务范围与市场占有率,提升企业对外实施项目的经济实力,让这条共赢之路越走越宽。有效的商务管理不仅可以促进技术融合亦可形成规模优势、弥补产业空白、扭转经营思路、加强经济实力,让企业真正的实现走出去,拓展更多国际市场[3]。
三、加强商务管理的措施
1.实行增收管理
通过实施项目工程量的合理统计、在市场有大幅波动的情况下采取工程调价、及时索赔或防止索赔等增收管理的措施,能够有效控制项目成本,在节流的基础上合理开源,达到增收的目的。实行有效的增收管理能够凸显商务管理的真实效能,对于项目整体建设发展与企业管理实施效果来说均可起到积极作用。
(1)统计工程量
每个月底商务管理人员务必委派相应专业测量队伍提供合同工程计量的测量资料,并做好生产技术部门、质量安全监管部门、计划部门的协调工作,督促生产技术部门提供项目合同外加工程量的计算资料,要求质量安全监管部门提供进场材料相关质检报告资料等,并要求计划部门统一收集资料,每月统计好工程量,比较核定工程量,保证当月项目工程足额签证及结算。
(2)工程调价
合同商务部协同项目部及时落实好所有进场材料的实际数量及单价,进行有效统计、核实各项工作,以月度和季度为单位及时上报;向监理方、业主方及时上报进场材料实际数量及进购价格,并提供进场材料的相关票据、检验报告等,有效落实工程调价相关基础性工作,商务管理者需将财务部、质安部及物资部之间的协调工作落实好,保证所有部门维持沟通协作良好状态,采集整理好各项资料,做好综合分析,将调价前期各项工作做好;与业主、监理建立实时化沟通交流的关系,落实好材料报送、调整人工费用的价差及协商工作,使调价合理有序。
(3)索赔管理
商务人员务必做好合同条款分析工作,熟悉工地实际情况,了解项目建设期间可索赔的事项,探索可能索赔的机会,在报价时要考虑索赔的需要,且在项目执行过程中务必使口头变更指令得到确认。如发生索赔事件后,及时通知项目部务必要做好资料采集工作,做好索赔工程总量签办,统计分析并确认事发后经济方面的损失,提供更为充分的资料依据。商务人员务必及时向业主与监理报告,及时将索赔的意向书和申请报告参照程序要求递交上去。商谈索赔实践中,一方面,索赔计算方法和费用要适当,计价项目要具体且索赔计价要有理有据,防止业主制定高额度反索赔实施计划,增加索赔的复杂程度;另一方面,建议实行单项索赔,防止因一揽索赔所致大金额、复杂问题及解决困难等情况出现。商务经理务必要本着友好解决的态度,在防止对立情绪产生的前提下协同业主方、监理方等,将索赔管理实践工作落实好[4]。
2.实行节支管理
节支管理,对于现代企业来说是一种实现持续发展的重要管理手段。通过实施节支管理,能够确保企业管理各项工作在降低运营成本的条件下得以顺利实施,实现效益最大化发展,对企业今后发展十分有益。
(1)加强合同管理
①合同前期管理。
合同前期阶段主要包括项目勘测设计、招投标、合同谈判和签订四部分工作。做好此阶段工作,能够对合同实施提供保障也为后期索赔等事务的处理减少难度。
②落实项目勘测设计。
落实项目勘测设计有利于提高商务策划的合理性,并能减少后期方案调整和设计变更,防止无必要的损失情况出现。合同条款当中规定业主方负责监管勘测资料真实可靠性,缺乏真实可靠性勘测资料,会给项目后续实施增加更多难度系数,更会给承包商们创造更多索赔的机会。因而,设计环节务必认真细致的审查设计实施方案科学合理性及精准性,在保质量的前提下推进设计优化,为后期因招投标而出现的设计变更减少难度,为合同的编制与谈判提供有力的技术保障。 一是招投标管理。 商务人员需落实好招投标信息的收集,组织相关部门共同编制投标文件及技术方案;商务专员负责投标报价,制定单额的定价及总价计算,保证报价科学合理且具竞争性,结合投标方案来测算投标成本,找准亏损和盈利点、风险点,制定投标实施策略,将投标文件总体统稿;商务人员负责投标工作的协调,与各个部门配合编制投标文件,并按时投递。 二是合同制定与谈判。 由合同商务部门起草并报双方单位审阅,经多方谈判后达成一致,最终签署。合同编制过程中,合同起草人员,首先,要熟悉项目内容、类型、模式、资金来源等信息,明确合同类型;其次,确定合同编写的框架,如国际通用的FIDIC(国际咨询工程师联合会)合同条件等,规范合同的组织结构,使合同格式标准化;最后,合同中某些特殊条款需根据本单位及项目的具体情况进行编写,在争取己方最大利益的同时也要兼顾对方的实际情况,以平等互利共赢为原则进行草拟。合同草本完成后,经双方单位内部评审后,开始深度谈判。商务人员要充分结合双方实际情况,细致分析条款,尤其涉及项目内容、付款、索赔、变更等条款,有必要充分听取财务及生产部门的意见,并确保合同条款的严密、详尽、清晰无歧义,充分考虑自身权利,避免有失公平,降低潜藏风险。最终,由商务人员将合同审议版报公司内部流程进行评审,在双方无异议的前提下,组织合同最终版本的定稿及签署、备案事宜。
③合同履约与执行。
其一,履约过程中协调、处理好各方关系;其二,务必认真监督及跟踪合同履约的程度和节点;其三,熟悉双方权利与义务,严格遵守合同中所约定的期限、数量、收付款及标的等所有事项,按要求履约。为更好地熟悉权责,一方面,商务经理应制定报送制度。所需落实的各项工作务必及时报送,各个部门应当把本部门实际工作状况,短期内的计划任务、实际工作量等整理成总计划报表,及时向项目部报送,若各种问题状况发生后,能依据合同约定或计划,将具体问题处理好。另一方面,商务管理人员应向公司各负责人、项目执行部门做好合同交底。合同制定者及管理者务必对合同所涉及的重要内容做好详细阐述及说明,确保其他工作者均能够熟悉及了解合同具体内容,提醒项目执行者注意合同中的风险及重要节点等核心内容[5]。
(2)监督采购管理
商务专员依据企业所规定采购流程,落实采购工作;对物料市场动态化变化实施监管,积极采取相应采购技巧及方法,将采购成本有效降低;及时协调及处理好物料采购、生产应用及客户服务过程中产生的供货和质量方面问题;定期实施市场调研,拓宽采购渠道,实施供应商综合评估。
(3)加强风险管控
首先,企业要健全完善信用制度。通过设置合理的运行机制保证参与商业交易各方按期、按质支付货款并履约交付,加强保函、质保金、各类担保与保密协议的系统化管理,减少商务风险的发生机率。其次,企业各部门应协同防范。需要商务人员和其他各部门人员共同来完成风险控制的技术研究、人才培养和联盟建立等工作。另外,强化反索赔风控,对项目作业质量缺陷及延误等问题予以严格控制,向所指定的分包者及时付款。项目验收及审计环节,商务经理需做好风控管理经验总结,结合审计工作检验风控管理机制的有效性,防止财务报表漏报、错报等重大控制缺陷和实质性漏洞,发挥商务管理在风险管理的监督与控制作用。
3.严控成本
以商务管理的手段来控制成本,通过落实各项责任制度开展成本控制工作,将目标成本进行分解,落实成本责任和奖惩办法,提高项目各级人员的成本意识,动员全员参与项目成本控制,促使企业管理在成本控制方面的实施效果与作用得以提升,帮助企业在经营发展进程中尽可能的压缩成本,获取更多经济效益,对企业今后发展十分有利。
(1)在机械费用方面
项目设备管理层面,要求项目部在项目具体实施期间,将机械的台班定额有效确定下来,将单车单机的核算有效落实至操作者及机型,在事前有效测算、在事中加以把控、在事后落实考核,将机械实际利用率有效提升,确保超额将台班定额的工作量有效完成。对于设备运维费用控制应制定相关商务管理规程,需尽可能地减少大修情况,适当可实施幅度较小检修工作,以免受工程机械设备所影响而有停工情况出现,尽量将设备大修方面运维成本降低。
(2)在材料费用方面
通过控制定额,结合项目建设的具体情况,针对项目建设使用材料落实好消耗定额工作,由商务管理人员做好统筹,管理好发料限额。分批领用项目建设使用材料,领用及消耗的数量均做好记录,并交给财务负责者;实行计划性指标控制,把控材料成本,超出计划部分由负责人确认签字才可领用,防止浪费。
(3)在人工费用方面
在人工费用方面,通过实施商务管理活动,实行人员精减及定岗定编,尽可能地将人工方面成本降低,节约更多劳动力。构建起人工成本综合分析及控制标准体系,参照着人工成本、人事费用及平均劳动力的分配率等指标,考察企业与各个指标差异率,便于高效化把控人工方面的费用,将其控制在合理的范围,才有利于提高企业的经济效益。
4.项目结算管理
项目经理牵头,商务经理负责编制结算书及汇总,相应部门密切配合。在结算书编制过程中,应明确责任的划分,严格依据结算的相关规定进行标准化管理。特别是针对承包商的相关资料,谨慎做好核对工作,避免产生虚假信息,严控数据真实可靠。为防止项目结算金额超出预算,商务管理者应协调财务部门投入到实际的项目当中,合理安排及把控项目资金。经汇总后的结算书需经多次评审予以修正,最后如期将审批后的结算书递交给业主。最后,项目经理组织发包方、商务专员或结算审查专业机构一同完成核对结算工作,将结算核对情况及时汇报给上级单位,结算额最终确认务必经主管领导审批应允。
四、结语
综上所述,通过以上分析论述之后,我们借助项目实施过程中的商务管理运作为分析的出发点和落脚点,对商务管理的特点及重要性,有了更加深入地认识及了解。同时,也提出若干商务管理具体落实的措施。为了能够在今后更好地开展商务管理工作,凸显出其在企业管理当中的真实价值,更加需要相关专业人员能够重视实践积累及探索,强化自身的实践能力,通过商务管理有效性实施,为企业今后发展助力。
参考文献
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[2]李兆辉,诸葛斌.高通胀国家施工暂停项目技术管理及商务管理[J].中国港湾建设,2017,29(12):106～107.
[3]朱振翔,宁红辉,邵建红.中国承包商在国内和国际施工项目中的商务管理探析[J].冶金丛刊,2017,11(005):153～154.
[4]孟祥辉,刘一丁,王笛清.国际工程机电项目商务管理风险管控研究[J].工程技术研究,2019,15(08):130～131.
[5]冯振伟.浅谈EPC市政道路项目的商务管理[J].城市道桥与防洪,2017,25(08):233～234.
