在日益繁杂的国际经济合作、竞争环境中, 运用国际商务礼仪在业务往来中树立良好形象和处理好公共关系, 已经成为建立双方相互尊重、信任、友善的良好合作关系的重要手段。
国际商务规范与礼仪包括三大基本原则和十大礼仪, 即会面礼仪、交谈礼仪、宴会礼仪、宴会的组织、舞会、签字礼仪、剪彩或开业典礼礼仪、交接仪式礼仪、日常生活礼仪、网络礼仪。本杂志从上一期开始陆续介绍上述常识。上一期介绍了国际商务规范与礼仪的三大基本原则和十大礼仪中的会面礼仪、交谈礼仪。这一期我们来看一看宴会礼仪和宴会的组织。
>宴会礼仪
◆【正式宴会】:往往对邀请人的服装服饰、宴会餐具、酒水菜肴道数、陈设以及服务员的装束、仪态都有一定的要求。菜肴一般包括汤和几道热菜 (中餐一般四道, 西餐用二、三道) , 另有冷盘、甜食、水果。欧美人的午餐有时不上汤。
西餐宴会餐前一般先上开胃酒, 如雪莉酒、金酒加汽水 (冰块) 等, 另上啤酒、果汁、番茄汁、矿泉水等。席间佐餐多用红、白葡萄酒, 很少用烈性酒, 尤其是白酒。餐后在休息室上一小杯烈性酒, 通常为白兰地。中国则习惯餐前在休息室稍事叙谈, 通常上茶和汽水、啤酒等饮料。如无休息室也可直接入席。席间一般用葡萄酒。餐后不再上饭后酒。
◆【便宴】:即非正式宴会, 通常是午宴、晚宴, 有时亦有早餐。这类宴会形式简便, 可不排席位, 菜肴道数亦可酌减, 气氛比较随便、亲切, 宜用于日常友好交往。
◆【家宴】:如果双方合作非常愉快, 欧美人常以家宴招待对方, 以示亲切友好。家宴往往由主妇亲自下厨烹调, 家人共同招待, 自助较为多见, 其气氛比便宴更缓和。
◆【招待会】:一种不备正餐而又较为灵活的宴请形式, 常见的有冷餐会和酒会。会上备有食品、酒水饮料, 通常不排席位, 可以自由活动。商业会谈由于时间安排比较满, 有时会采取此形式。
◆【自助餐】:又叫冷餐会, 不排席位, 菜肴以冷食为主, 在室内或院子里、花园设小桌、椅子, 自由入座, 也可以不设座椅, 站立进餐。根据主、客双方身份, 招待会隆重程度可高可低, 举办时间一般在中午12:00～14:00、下午18:00～20:00。这种形式常见于商务活动中用来宴请人数众多的宾客或者是来自不同国家、民族有着不同习俗的客人。
◆【鸡尾酒会】:形式活泼, 便于广泛接触交谈, 常用在商业谈判中分歧问题达成协议后, 或者商业洽谈有进展后以及商谈的间隙中。会上以酒水为主, 略备小吃。不设座椅, 仅置小桌或茶几, 可放些盆花、点心、下酒食品、刀叉等。在入口处设一主台, 周围放几套沙发、椅子供来宾休息。酒会时间在中午、下午、晚上均可, 客人可在酒会开始后任何时间到达和退席, 来去自由。酒会上不一定都用鸡尾酒, 通常酒类品种较多, 并配以各种果汁, 不用或少用烈性酒。食品多为三明治、面包托、小香肠、炸春卷等各种小吃, 以牙签取食。饮料和食品由招待员用托盘端送, 或部分放置小桌上。
◆【茶会】:一种更为简便的招待形式, 有早茶会和午茶会, 一般在上午10:00和下午15:00或16:00举行, 通常设在客厅, 有茶几、座椅, 不排席位, 略备点心和地方风味小吃。如果是为某贵宾举行的活动, 应安排主宾同主人坐在一起, 其余人随意就座。茶会对茶叶、茶具的选择有点讲究, 一般用陶瓷器皿和茶壶。外国商人一般用红茶, 如用咖啡, 其组织安排与茶会相同。
◆【工作餐】:现代国际交往中常用的一种非正式宴请形式 (有时实行AA制) , 利用进餐时间, 边吃边谈。代表团访问往往也采用这种形式。此类活动一般只请有关工作人员, 不请配偶。双方工作进餐往往用长桌排席位, 便于谈话, 宾主可在长桌正中位置对面入座。
>宴会的组织
根据主客身份对等原则确定邀请名义和对象, 选择时间、地点时先征询主宾的意见, 主宾同意后再邀请其他宾客。商务宴请地点一般选在宾馆内。对信奉基督教的人士不要选在十三号, 更不要选十三号又逢星期五;伊斯兰教在斋月内白天禁食, 宴请宜在日落后进行。
◆【邀请和请柬】
各种宴请活动一般均发请柬, 这既是礼貌, 亦对客人起提醒之用。便宴经约妥后, 可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。
请柬一般提前一至两周发出, 便于被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动, 仍应补送请柬, 在请柬右上方注上”To Remind“ (备忘) 字样。需安排座位的宴请活动, 往往在请柬上注上法文缩写R.S.V.P (请答复) 字样, 要求被邀请者答复能否出席;如只需不出席者答复, 则可注上“Regrets Only” (因故不能出席请答复) , 并注明电话号码。也可以在请柬发出后, 电话询问能否出席。
请柬内容包括活动形式、时间、地点及主人姓名。请柬行文不用标点符号, 姓名、单位、时间应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人的姓名 (在信封上写) , 主人姓名放在落款处。
请柬可以印刷也可以手写, 但手写字迹要美观、清晰。请柬信封上被邀请人的姓名、职务书写要准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬, 但在中国国内需凭请柬入场的场合每人发一张。正式宴会, 最好在信封下角注上席次号。
◆【订菜】:根据代表的不同民族、国籍来考虑。如印度教徒不吃牛肉;伊斯兰教徒用清真席, 不用酒, 甚至不用任何带酒精的饮料;佛教僧侣和一些教徒吃素;还有因习惯或身体原因不能吃某种食品的, 应予特殊照顾。菜单一桌两、三份, 至少一份, 如果十分讲究, 也可每人一份。
◆【席位】:正式宴会一般均排席位, 或排部分人席位, 其他人只排桌次或自由入座。在入席前通知每个入席者席位安排, 现场还要有人引导。按国际惯例, 座次的高低以离主桌位置的远近而定, 左高右低。同一桌上, 席位高低以离主人远近而定。西方习惯, 男女穿插安排, 以女主人为准, 主宾在女主人右上方、主宾夫人在男主人右上方, 中国习惯按职务排列, 如夫人出席, 通常把女方排在一起, 即主宾坐男主人右上方, 其夫人坐女主人右上方。
◆【接待】:主人在门口迎接客人, 与客人握手后, 由工作人员引到休息厅, 无休息厅可直接入宴会厅, 但不入座。休息厅内应有相应身份的人员照料, 由招待人员送饮料, 主宾到达后, 由主人陪同进人休息厅与其他的客人见面。如果此时客人尚未到齐, 可由其他迎宾人员代表主人在门口迎接。主人陪同主宾进入宴会厅, 全体客人就座, 宴会即开始。吃完水果后, 主人与主宾起立, 宴会即告结束。主宾告辞时, 主人送至门口, 主宾离去后, 原迎宾人员顺序排列, 与其他客人握别。
◆【你会赴宴吗?】
※应邀学问:尽快地答复对方能否出席, 以便主人安排。出席前, 要核实宴请的主人, 活动时间、地点, 是否邀请了配偶, 以及主人对服装的要求。
※出席时间:身份高者可略晚到达, 一般客人宜略早到, 等主宾退席后再陆续告辞。出席宴会, 应根据当地的习惯按主人约定的时间抵达, 在中国可提前二、三分钟到达。出席酒会, 可在请柬上注明的时间内到达, 如需提前退席, 应向主人说明后悄然离去。也可事先打招呼, 届时离席。
※打招呼:抵达宴请地点后, 先把衣帽脱到衣帽间, 然后前往主人迎宾处, 主动向主人问好。如果是大型展览会或其它吉庆活动所举行的宴会, 应首先向主人表示祝贺。
※入座:先了解自己的桌次和座位, 入座时按桌上座位卡 (写有名字) 入坐。如果邻座是年长者或妇女, 应主动协助他们先坐下。
※进餐:吃东西应闭嘴咀嚼, 不要发出声音。喝汤切勿用嘴吹, 可稍待凉后再吃。吐鱼刺、骨头时, 要用餐巾掩住嘴, 用手 (吃中餐可用筷子) 取出, 或轻轻吐在叉上, 放在菜盘内。吃剩的菜和用过的餐具、牙签都应放在盘内, 勿置于桌上。嘴里有食物时, 切勿说话, 剔牙时, 用手或餐巾掩住口。
※交谈:作一下自我介绍再交谈, 不要只同几个熟人或一两人说话。
※祝酒:作为主宾参加外国举行的宴请, 应事先了解对方的祝酒习惯以作必要准备。饮酒宜在本人酒量的1/3内。
※喝茶或咖啡:牛奶、白糖通常用单独器皿盛放, 可自取加入杯中。用小茶匙搅拌后, 将茶匙仍放回小碟内。喝时右手拿杯把, 左手端小碟。
※吃水果:梨和苹果应先用水果刀切成4～6瓣, 再去皮核, 然后用手拿着吃, 削皮时刀口朝内, 从外往里削。橙子、香蕉 (先剥皮) 切成小块, 西瓜、菠箩去皮切成块, 吃时可用水果刀切成小块, 用叉取食。
※水猛:在宴会中, 上鸡、龙虾、水果时, 通常送上一碗飘有玫瑰花瓣或柠檬片的水 (铜盆, 瓷碗或水晶玻璃缸) , 供洗手用。洗时两手轮流沾湿指头, 轻轻刷洗, 然后用餐巾或小毛巾擦干。
※纪念物品:有的宴会主人为每位出席者备有小纪念品或一朵鲜花, 在宴会结束时, 招呼客人带上。遇此, 可说一两句赞扬这小礼品的话, 但不必郑重表示感谢。外国商人往往把宴会菜单作为纪念品带走, 有时还请同席者在菜单上签名留念。但除主人特别示意作为纪念品的东西外, 各种招待用品都不要拿走。
※遇到意外情况:宴会进行中, 由于不慎发生意外情况时应沉着而不必着急。如果刀叉撞击盘子发出声响, 可轻轻向邻座 (或向主人) 说一声”对不起“。餐具掉落可由招待员另送一付。如果酒水打翻溅到邻座身上, 应表示歉意, 协助擦干;如对方是妇女, 只要把干净餐巾或手帕递上即可, 由她自己擦干。
※餐具的使用:宴请外国人吃中餐, 通常既摆碗筷, 又设刀叉。在进餐前用餐巾纸拭擦餐具是极不礼貌的。吃带有腥味或怪味的食品, 如鱼、虾、野味等均配有柠檬, 可用手将汁挤出滴在食品上, 以去腥味。用餐完毕时, 将餐巾放于座前桌上左边, 不可胡乱扭成一团。
