摘要：文章首先对ERP系统概念与应用意义阐述, 其次对ERP系统在企业管理中具体应用进行分析, 再次列举ERP系统应用于企业管理中存在的风险, 最后对提升ERP系统应用效率的对策进行探究。
关键词：ERP系统; 企业管理; 风险管控; 优化措施;
在社会经济与信息技术不断发展与进步的时代中, ERP系统在企业管理中的应用有助于信息化建设, 也推进企业改革进程并强化其竞争实力。现阶段, 国内多数企业已经认识到信息化建设的重要性, 并将信息化管理设置为强化企业管理水平的有效工具。但是ERP系统在企业管理中经常会衍生出一些风险, 故此在项目实施期间只有对这些风险进行有效管控, 才会使企业规避不必要的损失。为了提升其风险管理效率与构建信息化管理模式, 实现可持续发展的宏伟目标, 提出了积极将ERP系统应用于企业管理中的建议。本文对ERP系统在企业管理中应用现状, 以及风险管控措施进行详细解析。
一、ERP系统
(一) 概念
ERP (Enterprise Resource Planning) , 即是企业资源规划。为上个世纪90年年代研发的一种新兴企业管理系统。概念最早是由美国Gartner Group信息技术研究和分析的公司提出的。其构建与应用的意义在于对企业运行期间的各类资源 (人力、资金、信息、物料、设备、时间、技术) 进行合理配置, 处于不断完善的状态中, 强化其运行过程中的平衡性, 提升企业资金运转效率, 构建高效率供销链条、降低库存量、强化生产效率、减缩运行成本、优化服务质量, 与此同时有效处理了企业数层次、多样问题的内外部环境, 为高层管理人员经营决策与方法的编制供应科学的依据, 大幅度的提升了运营效率, 借此方式提升企业的市场竞争实力。
(二) 在企业管理中应用的意义
ERP系统在企业管理中的科学应用, 使其在诸多方面发生变化, 尤其是对竞争压力与市场发展机遇做出快速应答, 对企业产品进行灵活性配置, 降低库存量, 为供应链管理目标的实现提供支撑, 其均能够为企业发展创造巨大的经济效益。这些都给企业带来巨大的经济效益。相关报道资料显示, 全球ERP软件销售额2013年总体增长了3.8% (从2012年$244亿美元到2013年$258亿美元) , 其中全球前五位ERP厂商依次如下:SAP (61亿) 、Oracle (31亿) 、Sage (15亿) 、.Infor (15亿、Microsoft (11.7亿) 。
ERP系统的优势在诸多方面体现出来, 采用各类会计电算化软件, 将传统手工记账的模式取代, 强化了财务资料管理的规范性, 维护了财务数据信息的精准性, 工作效率大幅度提升。在ERP系统的辅助下, 企业各业务程序更加流畅, 基础工作运行质量与管理效率均有所提升。信息资源的共享性与传播的时效性, 使企业运行效率进一步提升, 其均是从如下几个方面为企业赢得效益:
1. 数据的时效性。
过去企业在对财务数据核算期间通常采用的是人工操作方式, 信息从一方传导至另一方面需要耗用时间相对较长, 在互联网技术的协助下, 信息传播的速率得到切实保障, 工作效率大幅度提升, 企业高层领导决策期间获得有效信息, 其运行效率是过去一个会计期间提供一次会计报表无法毗邻的。
2. 工作效率大幅度提高。
(1) 如期交货, 客户服务质量不断提升。通常依照交货履约率可大于90%, 贴近100%。这有助于提升企业社会信誉, 在经济市场中所占份额不断加大。 (2) 科学配置各类, 减缩产品生产周期, 提升劳动生产效率。例如可以借助减缩生产场地规模、降低加班工时、减少短缺件数目等方式以及提升生产率等方式。
3. 降低资金投入量, 控制成本。
(1) 减少库存量, 具体是指原材料、制品和产成品的库存量。例如采用降低库存资金占用 (15%~'40%) , 提高库存资金运转频次 (50%-200%) , 降低库存盘点偏差 (管控在1%-2%之间) 等方式。 (2) 降低了成本。比如降低了采购费, 减少了加班费。在产品生产周期减缩、库存量减少的情况下, 成本降低幅度约为7%~12.0%, 利润增加幅度约为5%~10%。
二、ERP系统在企业管理中的具体应用
在信息化社会中, ERP系统在国内众多企业管理中均有不同程度的应用, 特别是在日常工作程序与相关决策编制等方面应用频次较多。国外企业将ERP设置为企业管理软件。比如把ERP系统应用到企业管理软件内, 以实现提高企业经济效益的目标。参照美国生产与库存控制学会的数据统计资料, 库存率可有30%~50%的降低幅度, 采购提前时间与传统时间相比较拖延50%, 成木降低12%。由此可见, ERP系统在企业管理中的应用, 体现出一定实用价值。
ERP在企业发展战略经营系统中的应用, 可有效把Internet与in-Tranet有效衔接, 为高层管理人员科学决策提供参照资料;ERP在市场营销期间的应用, 能够协助企业有关人员科学编制营销规划, 价格制定更有合理性、营销目标更有明确性、营销对象更有选择性, 此时市场营销活动运行的有序性与有效性得以维护, 为风险预警体系建设健全目标的实现创造优势条件, 构建集成化信息管理模式。在成本管理体制优化期间ERP也有所应用, 协助企业在运营期间更加具备成本优势。例如ERP系统自身具备高度集成的特征, 采用降低人员配置数目与提升生产率等方式, 以减缩企业经营成本。ERP也参与企业核心技术体系建设过程中, 强化企业内外部环境交流的顺畅性。ERP在后勤管理系统中有应用, 在提高企业后勤人员工作效率方面发挥显著作用, 为企业各项业务运行的顺畅性提供基础保障。ERP在生产管理系统运行期间也有所应用, 能够把精细化生产方法直接整合进管理体系内, 进一步提升企业管理效率, 并推进管理体系完善进程。
三、ERP系统应用于企业管理中存在的风险
ERP系统在企业管理进程中的应用, 尽管能够为企业后续发展创设良好的机遇, 大幅度提升企业管理工作运行效率, 强化人力资源配置科学性, 但是同时也使企业面对一些风险隐患, 可能对企业可持续发展目标的实现造成干扰。故此, ERP系统在应用期间, 相关人员一定要对一些具体风险隐患问题进行深度解析。
(一) 投资风险
投资是现代企业在运营过程中常见的一类经济行为, 在竞争日益激烈的市场环境中, 市场运行模式对企业投资活动产生的影响是极为深刻的。ERP系统在企业管理中的应用, 通常会投入大量的建设资金, 故此为了提升企业管理效果, 应以企业发展现状为基点, 对ERP功能进行合理选用, 进而对企业各项业务运行规范性进行强化。当下, 国内ERP系统功能模式固定性显著, 无法适用于不同规模、不同运营性质的企业中, 投资风险随即出现。
(二) 网络风险
在信息技术的协助下, ERP系统在企业发展中的应用构建了一种全新的管理模式, 使管理思维、企业文化、运营形式与营销理念均有所改变。ERP系统在运行期间动态性特征显著, 使企业在管理过程中面对较大的网络安全风险, 这主要是因为网络环境具有开放性, 在市场竞争激烈的局势中, 很多不法分子为了谋得私利而对ERP系统产生恶意攻击行为, 使企业财务信息的完整性遭到破坏, 企业蒙受不必要的损失。
(三) 技术风险
ERP系统在企业管理期间的应用, 可以被视为管理人员对组织结构、生产与业务程序进行再度重组的过程。因为ERP系统管理模式和软件系统间存在较大关联性, 故此再度重组效果难以得到有效保证。此外, ERP系统通常被应用于制造企业管理进程中, 但是没有在服用行业中普及应用, 这间接的说明其可能存在一些技术缺陷。
(四) 管理风险
ERP系统的应用, 协助企业构建了程序化管理模式, 使企业以往的组织结构发生很大的变动, 并且对不同业务程序间的整合提出相对较高的标准, 这可能会影响企业管理工作运行的顺畅性。此外, ERP系统应用期间, 可能降低对人力资源的需求量, 一些职员的职责被调整, 对管理工作效率的提升会产生一定负面作用。
(五) 安全风险隐患相对较多
ERP系统在企业管理工作运行期间的应用, 安全风险是时刻存在的, 比如说高度集成化ERP系统的建设与运行, 可能会对企业他类模块运转效率造成干扰。从某种程度上分析, ERP系统为分布式技术架构, 系统在运行期间遭受外界因素侵袭的概率相对较大。在ERP系统的参与下, 企业各类业务信息资源共享程度相对较高, 若没有设置不同级别的访问权限, 那么企业机密信息将会被高度共享, 安全风险问题陆续出现。
四、提升ERP系统在企业管理中应用效率的对策
在竞争激烈、复杂多变的市场环境中, ERP系统在企业管理中的应用可能会受到多样因素的干扰, 使多样化风险因素衍生出来, 故此, 不断强化对各类风险因素的管理力度, 才能维护企业管理工作运行质量, 将ERP系统的实用价值彰显出来。通常情况下, 提升ERP系统的应用效率可以采用辨别风险因素、评估风险、编制风险方案与风险管控四种策略。
(一) 辨别风险因素
风险因素的辨别工作通常是是指对ERP系统推行过程中全部可能存在的风险因素进行解析与识别, 借此方式使不同风险因素的特征明确化。风险因素辨别的宗旨在于协助管理人员确定业务活动运行期间所存在的各种风险要素来源与关系, 为风险因素评估工作的开展提供基础资料。为了使风险因素辨识的精确性有所保障, 相关人员在工作期间一定要科学应用有关方法技巧, 解析风险对企业发展效益所构成威胁的同时, 洞察风险中潜在的机遇。风险因素辨识工作贯穿于ERP系统应用全过程, 在项目实施初期、中期与末期均要给予风险因素辨识工作一定重视, 只有在全面性有所保障的情况下, 才能将ERP系统应用过程中的风险系数降至最低水平。
(二) 评估风险因素
风险评估实质上就是指估计风险发生的概率以及对ERP项目运行效果产生的影响, 与此同时还要明确不同风险因素间的关联性, 科学预测ERP项目在后续运行阶段可能出现的风险, 并参照严重程度与危害性对风险级别进行划分, 将风险管理的重心放置在较为特别的风险因素上。对风险因素严重程度进行科学评估并进行科学分类, 能够显著提升风险管理的效率。
(三) 编制风险应对方案
在明确风险因素类型、不同风险因素之间关联性以及各个风险因素严重程度的基础上, 有针对性的制定相应的解决方案。对于危害性相对较大的风险因素, 一定要深度分析应对方案的可执行性与实用性。可以采用转移或规避风险的方式, 最大限度的把由风险因素可能造成的损失量降到最小。编制最适的风险应对方案以后, 还应该给予ERP系统内风险的反复性一定重视, 对已经规进的风险采用定期检查方法, 以保证同一风险不会出现第二次, 借此方式使风险应对方案的终极目标顺利达成。
(四) 风险管控工作
风险管控是风险管理工作的核心环节, 具体是依照已经编制的风险应对方案对系统应用期间的各类风险进行管理, 同时也要结合ERP系统的运行情况对风险应对方案中的部分内容进行科学整改, 使其更加符合ERP系统的应用需求。风险管控措施具体在以下几方面体现出来:
1. 加大企业制度的建设力度。
将ERP系统整合进企业管理工作中, 是以企业管理思想和管理模式为基础的, 建设并完善现代企业制度, 有助于提升ERP系统在企业管理中推行效率, 同时也维护了ERP实施方案与企业管理两者发展的同步性与协调性。
ERP系统的实施方案的编制是以企业自体运行特征为基点, 以为企业管理提供优质服务为目标, 在企业ERP项目实施期间发挥导向作用。在现代企业制度建设健全目标实现的基础上, 还需对EPR系统进行科学规划, 企业应主动参与ERP项目实施进程中, 管理部门应将职责发挥出来, 强化项目运行期间的监管力度, 精确的辨识出各类风险因素, 并有针对性的采用措施对其进行防控, 要加强项目实施的监督和管理, 现代企业制度快速建设与完善, 可以为ERP系统运行期间各类风险的有效防控创设优势条件。
2. 结合ERP系统特征创设企业文化。
企业文化也会对ERP系统的应用效果产生潜移默化的影响, 企业文化内若存在缺陷并且长期没有得到弥补, 将会使ERP项目施工过程中风险系数增加。故此, 为了提升ERP系统的应用效率, 降低技术、安全、网络与管理等多样风险因素出现的概率, 现代企业在后续运营阶段应结合ERP系统特征强化对企业文化建设力度, 从而使企业文化助力于ERP系统的运营进程。企业文化构建的重点在以下几方面体现出来:企业职员的人生观和价值观, 使其树立“与企业同呼吸、共命运”的职业观念; (2) 培养团队意识与创新意识, 在变革精神的支撑下, 不断优化企业发展质量。建设满足ERP系统发展的企业文化, 才会使企业可持续发展目标的实现有更坚固软实力的支撑。在传统观念的影响下, 国内多数企业在文化建设期间缺乏前瞻性与时代性, 故此在企业文化建设期间, 应积极整改观念, 采用循序渐进的方式不断强化文化体系的完善性, 真正助力于ERP系统的应用进程。
3. 关注企业的业务程序重组工作。
ERP系统在企业管理进程中的应用, 螺旋轨迹和企业管理的螺旋轨迹不吻合的现象是极为常见的, 在这样的情景中项目后续阶段的运行质量将会受到负面影响。而导致上述问题出现的原因通常是在企业传统管理机制与文化环境的制约, 不同业务程序在重组过程中遇到层层阻碍。业务程序重组工作的运行, 有利于降低ERP系统在运行期间的风险系数, 最大的价值体现在能够强化两者的螺旋轨迹的吻合性。
4. 强化对企业职员素质培训力度。
企业职员的整体素质对ERP系统的应用效果产生直接性影响, 但是在社会经济迅猛发展、行业间竞争压力以及企业在发展过程中对劳动力需求量不断增加的局势中, 部分企业为了获得更大的经济效益, 经常会聘用一些廉价的劳动力, 这也是目前国内众多企业为职员素质不满足企业长期发展需求的原因之一。为了使ERP系统的应用效率大幅度提升, 上至企业高层管理人员下至基层员工, 均应积极学习ERP系统的工作原理、目标以及优越性, 合力作用, 从而使ERP项目运行的顺畅性有所保障。企业应结合企业职员分工的差异性定期组织培训活动, 把培训的重点放置于ERP系统功能介绍于应用要点方面上, 从而协助企业职员对ERP系统有较为全面认识。职员在对系统运行原理等知识有所了解的基础上, 应积极将理论知识与实践活动相整合, 以使ERP系统运行效果的提升有更大的支撑, 企业全体职员也变成ERP系统运行期间的有效保障。
五、结束语
综合全文, 对ERP在企业管理中的应用现状与意义有更为全面的认识, 同时也掌握了几种提升ERP系统运行效率的措施, 在辨识风险因素类型的基础上, 对其严重性进行科学评估, 继而编制有效的风险应对方案, 并从不同方面强化风险防控力度。在信息化社会中, 企业管理人员应认识到ERP系统的价值, 不断降低ERP项目实施期间的风险系数, 以促进企业健康发展。
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