1 中小企业内部控制概述
1.1 中小企业的含义
中小企业划分为中型、小型、微型三种类型,不同的行业标准不同,具体而言,是指农、林、牧、渔业的营业收入20 000 万元以下的为中小微型企业.其中,营业收入 500 万元及以上的为中型企业,营业收入 50 万元及以上的为小型企业,营业收入 50 万元以下的为微型企业;工业的从业人员 1 000 人以下或营业收入 40 000 万元以下的为中小微型企业.其中,从业人员 300 人及以上,且营业收入 2 000 万元及以上的为中型企业.从业人员 20 人及以上,且营业收入300 万元及以上的为小型企业.从业人员 20 人以下或营业收入 300 万元以下的为微型企业;建筑业的营业收入 80 000 万元以下或资产总额 80 000 万元以下、批发业的从业人员 200人以下或营业收入 40 000 万元以下、零售业的从业人员 300人以下或营业收入 20 000 万元以下、餐饮业的从业人员 300人以下或营业收入 10 000 万元以下等企业为中小微型企业.
1.2 内部控制的含义
所谓内部控制是指被审计单位为了保证业务活动的有效进行,保证资产的安全、完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实性、合法性和完整性,而制定和实施的政策与程序.根据不同的目标,内部控制可分成内部会计控制和内部管理控制两类.内部会计控制关系到企业的会计问题,主要目的在于维护财产或资产的完整性及会计信息的真实性、防止金融犯罪和其他违法行为的发生.内部管理控制包括生产、技术、经营、管理的各个层面和环节,目的是提高公司的管理水平,以确保该公司的目标和政策的有力执行.内部控制的要素主要有:内部环境,目标设定,事项识别,风险评估,风险对策,控制活动,信息与沟通,检查监督.
1.3 中小物流企业内部控制的特点
1.3.1 家族式管理,管理效率低
许多中小物流企业的经营者和相当部分职工存在着密切的亲朋好友关系.这种经营管理模式表面看有利于管理沟通,但部分家族人员往往无视公司章程,凭借其特殊身份逾越公司规章制度;另外,企业主受自身素质的限制,公司经营不精细,没有制定约束力、执行力强的内部控制制度,采用比较粗放的管理方式,造成企业管理比较混乱;中小企业不注重人才,任人唯亲,权力集中于家族成员手中,所以非家族员工对企业缺乏认同感,人员流动性大,企业的正常经营受到一定阻碍;家族式企业中的家族成员部分缺乏管理经验,即使有一定内部控制制度,往往内控执行不力,造成内控制度流产.
1.3.2 人员规模较小,组织结构不健全
首先,出于经营成本的考虑,中小企业的员工人数较少,组织架构较为粗糙简单,存在交叉管理或无人管理;再者,由于企业规模较小,人员与岗位的分配比例容易失衡,常常存在一人多岗的现象,缺乏有效的内部牵制,使企业内部控制制度流于形式.最后,有些中小企业的领导者集众多权力于一身,凭借个人的经验管理企业,无视决策的科学性,从而影响企业的正常运行.企业组织结构不合理,内部管理职责分配不当,这些都使得内部控制的功效无法正常发挥.
1.3.3 企业文化落后
良好的企业文化能通过重视人的因素,强调精神文化的力量,达到一种用无形的文化力量规范企业各管理者各员工的行为准则和道德规范,凝聚企业员工的归属感、积极性和创造性.这种全体员工共同认同的企业文化利于培养积极向上的价值观和社会责任感,诚实守信、团队意识得到加强,这些都为内部控制的有效执行营造了良好的内部环境.由于中小物流企业管理者现代管理意识淡薄,不重视企业文化建设,认为建设企业文化不会给企业带来价值.所以,没有良好的内控环境,内部控制不能发挥作用也是可以理解的.
2 中小物流企业内部控制存在的问题
近年来,中小物流企业规模大小不一,管理模式也千差万别.部分中小企业由于业务活动单一,采用直线型管理模式而不设专门的职能机构,就是通常所说的集中式管理;部分中小民营企业则以家族式管理为主,必然导致权力与职责义务界限不清,内部贪污内部交易现象严重,有损企业利益;有的中小企业没有建立内控制度,完全由经营者说了算;而另一些虽建立了一定的内控体系但没有形成一个完整和长效的管理机制.总体来看,中小物流企业内部控制存在以下问题:
2.1 内部控制环境基础薄弱
任何中小企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏将会直接影响到企业内部控制的贯彻和执行,以及企业经营目标及整体战略目标的实现.而我国目前大多数中小企业领导对内部控制认识不全面,员工也没有内部控制意识,企业内部控制制度不健全,这些都造成了中小企业内部控制环境基础的薄弱.中小企业控制环境不完善表现在:首先,控制意识薄弱.企业人员往往对内部控制重视不够.其次,企业人事政策不完善,企业考核制度不全面.
2.2 内部控制体系不健全,抗风险能力差
目前,物流中小企业规模小,产品单一,技术含量低,风险意识普遍淡薄,不注重对风险的监测和控制,所以,随着我国市场经济体制改革的深入,经济全球化的到来,世界经济市场的波动对我国企业的影响更加突出.当全球金融危机到来时,中小企业运营环境发生重大变化,加上科技进步和社会经济的发展,使得企业经营环境变得更加复杂和不确定,由于没有建立有效的内部控制制度和风险评估机制,面对此种境地中小企业往往束手无策,难以抵御各种风险,发展艰难,甚至面临破产倒闭.
2.3 内部控制制度执行不到位
主要表现在以下几方面:第一,管理者职责权限界线不清的现象严重,存在一些区域谁都可以管或谁都可以不管,而当这些区域出了问题以后,极容易互相推卸责任,导致无法追究责任而不了了之.第二,部分中小企业的投资者就是经营者,没有把所有权与经营权分开来,家族式经营方式很普遍,内幕交易、贪污舞弊现象严重,真正严格执行内部控制可能会影响到这些家族管理者的利益,所以员工不能严格执行内部控制制度或根本不去执行,内部控制也就很难起到应有的作用.第三,各部门沟通不畅,配合不密切,导致资源浪费和决策失误,如:现金管理不严,造成资金闲置或不足,现金利用率不高,未能正常参与生产和周转;应收账款周转缓慢,资金回收困难;存货控制环节薄弱,造成存货周转速度慢,资金呆滞;重钱不重物,资产流失严重.这些都是影响中小企业持续发展的潜在风险因素.
3 中小物流企业内部控制问题产生的原因
受我国体制、相关法律不完善等多因素的影响,中小物流企业内部控制产生的弊端有其根源,以下就从多角度对内部控制的现状进行原因剖析.
3.1 内部、外部监督失控
内部审计是企业内部控制制度的一个重要组成部分,从制度方面讲,我国的中小企业中很多没有设立专门的审计机构,即使具有内审机构的企业,审计内容简单,审计范围狭窄,可能只针对会计账目或内部稽查,评价内部控制目标执行力度方面不够;外部监督,包括政府监督和社会监督,而由于外部监督信息不透明、监督成本高,外部监督没有落到实处,流于形式.从人为因素讲,我国中小企业存在着管理者直接干预会计工作的现象,会计工作人员受制于管理者或者是受到了利益的诱惑,常常会违背会计原则,摒弃会计从业人员的职业道德,会计记录不真实完整,会计信息失真现象严重,再加上有些内部审计人员缺乏经验和必要的专业知识,使审计的监督作用大打折扣.
3.2 法人治理结构存在缺陷
中小企业虽应现代企业制度的要求建立法人治理结构,包括股东会、董事会、监事会和经理层,但这些机构大多形同虚设,监事会成员主要由公司职工和股东代表组成,在行政关系上却受制于董事会,监督作用难以发挥.在我国大多数中小企业投资者就是企业的管理者,一股独大的现象特别严重,习惯用行政命令的方式治理企业而不是通过建立合理人力资源管理机制治理公司,根本谈不上授权监管,更谈不上内部控制.企业的决策权、执行权和监督权都集中在中小企业主一人或少数人手中,管理随意性较大,权限不清,职责难分.
3.3 缺乏风险评估机制
风险评估制度是企业建立内部控制系统的基础,是企业长远发展的前提.主要包括风险的分析、防范、控制等多个环节.随着经济全球化的加速,企业在经营过程中面临着来自企业自身和外部环境的潜在风险,而且这些风险会随着经济、政策、行业等经营环境的变化而放大.部分中小企业在企业管理上缺乏相应的管理理论知识.通常凭借企业自身在经营过程中积累的经验去治理企业.这样就导致在企业管理中,其决策过程过更多地考虑企业的短期收益,并没有把建立合理的风险评估制度作为企业抵抗风险的有效工具.所以中小企业可能一旦遭受轻微的环境变化,没有风险控制措施,将难以适应新环境,从而轻则利润受损,重则企业破产.
3.4 内部控制制度不完善
目前,物流大多数中小企业的内部控制制度不健全,有些企业认为内部控制就是财务控制,控制主体也局限于财务人员,针对产品成本的控制、资产安全的控制及资金使用的控制;内部控制覆盖范围狭窄,没有渗及到企业经营的各个业务领域及各个操作环节上;即使设置内部控制制度,但制度设计上缺少整体性、系统性,各部门的内控制度不能起到相互制约、相互监督的作用.有些企业甚至设置内部控制程序时没有依据自身的特点和所处的内外环境的实际情况出发,相应制度也就缺乏针对性和实用性,具体实施时一方面出于成本效益的权衡而不愿执行,另一方面由于没有实用性,具体实施程序不明朗,而导致难以执行.一些小企业出于成本的考虑,会尽可能少用人,经常出现一人多岗的现象,缺少应有的内部牵制,尤其会造成会计工作秩序混乱、核算不实,会计信息的真实性不高,票据管理和使用不明确,空白凭证的保管不到位,缺乏授权批准制度等;原始凭证的取得或填制本身不符合法律规范,编制的记账凭证、登记的账簿、出具的会计报表以及会计分析不能真实有效地反映企业财务和经营成果.这些行为都与企业内部控制制度不健全有着密切的关系.
4 加强中小物流企业内部控制的对策
4.1 形成有效的监督体系
4.1.1 加强内部审计监督
有条件的中小物流企业应该单独设置内部审计机构,审计机构的审计范围要逐步由财务收支审计、设备购置审计转向管理审计.依据相关法律制定适合本企业的审计制度,扩大审计监督的范围,强化监督力度.内审部门要保持独立性,由董事会直接负责,但也要接受股东大会和监事会的监督.这一安排,能有效改善"一股独大"和内部人控制的严重局面,而且在业务上接受股东大会和监事会指导,内部审计的监督职能在一定程度上制衡董事会.内部审计不是为了审计而审计,而是为了发现企业经营过程中的问题,汇报到相关管理层,从而制定解决方案及时解决,这才是审计的最终目的.同时,要配备专业的审计人员和会计人员,不仅要具有丰富的专业知识和经验,同时要具有良好的职业操守,这是发挥审计监督作用的基础和前提,中小企业必须予以重视.另外,如果没有条件设立内部审计部门的中小企业,可以只安排内部审计人员,同样可以达到加强内部审计监督的作用.
4.1.2 加强内部控制自我评估
企业内部控制的一个新趋势是建立"内控自我评估"机制.要想顺利实施内控自我评估,关键在于将整体内部控制目标细分到各个阶层乃至各个部门,提高内部控制的执行效率,有关负责人明确本部门的内控目标后,尽可能以最精简、最有效的方法领导下属达到细分内控目标.然后由中小企业高层管理部门对各部门细分内部控制实施情况进行定期或不定期的评估、汇总,主要对内部控制的有效性及其实施的效率、效果进行科学、合理的评估,目的是使企业各阶层清楚的意识到企业发展过程中存在的缺陷以及可能引起的后果,然后让他们自己采取行动改进这种状况,而不是坐等审计人员.
4.1.3 强化外部监督
强化外部监督,营造有利于加强企业内部控制的外部环境.首先,财政、税收、审计等政府部门要合理分工,建立岗位责任制,并注意加强彼此间的信息交流,定期互通情报,这样有利于形成有效的监督合力.其次,有关部门要加强对注册会计师的监管,目的是使注册会计师充分发挥社会监管的职责.最后,要大力鼓励、支持广播电视、报刊等新闻媒体对企业违法违纪行为曝光,充分发挥舆论监督导向作用,促进企业完善内部控制.
4.2 完善法人治理结构
第一,实行所有权与经营权相分离的公司治理机制,优化股东大会结构,或保证中小股东建议与意见能通过一定形式有效的表达,从而打破"一股独大"的不利局面.第二,要优化董事会、监事会的结构和功能,实行独立董事制度,确保董事会的独立性和集体决策,建立和完善董事的信息披露,以保护中小股东的利益.另外要充分发挥监事会的监督作用,监事会成员要符合相关法律法规的任职资格和规则,监事会要保持独立性,不受大股东的控制,以保证其他股东的利益.第三,采用现代人力资源管理方法.通过规范的人才选拔方式聘用真正的专业人才,包括管理者、会计人员、审计人员等,取缔传统的家族式管理方式.加强员工之间的培训、交流和沟通,加强员工与管理者之间的沟通,减少企业管理者与被管理者之间的隔阂,从而减少内耗,形成强大的合力,促进企业健康持续发展.合理设计薪酬,建立良好的约束激励机制和职位晋升制度,强化企业每个职工参与企业管理的主人翁意识,自觉成为企业内部控制系统的建设者和维护者,充分调动积极性和创造性,为企业的发展做出贡献.
4.3 建立健全风险评估机制
中小物流企业要在激励的市场竞争中求取生存和谋求发展,就必须建立健全和完善内部控制制度.目前,国内国际市场波动幅度大,影响企业经营的因素千变万化.所以,中小企业要加强风险意识,通过建立风险评估机制,察觉企业面临的内外部环境中存在的各种战略风险、经营风险、财务风险、重大投资风险等,了解环境的变化是否会给企业产生不良影响,对企业的财务风险和经验风险进行全面防范和控制,这一过程的实现也是及时识别、科学分析和评价影响公司内部控制目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程.
4.4 完善内部控制制度
中小物流企业应明确认识到,内部控制不只是企业财务控制,完善的内部控制涉及企业的各业务领域、各操作环节和员工.内部控制制度的建立要遵循完整性、合理性、有效性的"三性"原则,各部门的内控制度要在程序上起到相互牵制的作用.特别注意不相容职务的分离,明确职责权限,形成相互权衡,对关键岗位定期轮岗、换岗,消除隐患,防止并及时发现管理缺失及舞弊行为,以保护企业财产的安全和完整.会计系统控制是企业内部控制的核心,因此企业要提高财务会计人员的素质,合理设置专门的财务管理机构,应依据会计法、会计准则和国家统一的会计制度,制定适合本企业的会计规章,明确会计核算的账务处理程序,建立和完善会计档案保管和会计交接办法,实行会计人员岗位责任制.具体包括恰当的岗位设置、必要的会计人员配备、科学设置的会计科目、严密的凭证制度、严格的票据管理制、合理的会计记录程序、严格的日常核对制度、严格的现金管理制度、定期的财产清查、真实的会计报表.
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