摘 要： 当下我国经济发展迅猛,行业竞争也日益激烈,企业行政部门作为企业负责开展日常工作和业务的重要部门,内部工作人员的绩效管理,对员工的职业发展和企业的经营效率提升,均具有重要的意义和价值。本文对企业行政管理人员的绩效管理现状及问题进行分析,并提出强化绩效管理的措施建议,旨在更好的提升行政管理工作的工作效率。
关键词： 企业管理; 行政管理; 绩效管理;
随着市场经济的深入发展,企业良好的绩效管理能够更好地调动员工的工作积极性,从而提高经营效率。拥有完善且能够高效鼓励员工工作的晋升制度和薪资机制,成为企业绩效管理方面的良好体现。但是目前我国的一些中小企业,由于工作重心仍然集中于营销方向,对于行政管理的重视程度不够,导致行政管理人员的绩效管理简单、形式化的状况较多。管理实践的欠缺和薪资结算等技术层面的约束,也阻碍了企业对行政管理的深度实施,影响到行政工作人员的职能价值实现。因此,如何对行政管理人员进行有效的绩效管理,是企业所需面对的重要议题。
一、企业行政管理概述
(一)行政管理工作的范围
企业行政管理工作几乎延伸到了企业的各个环节。从广义上来说,人力资源、财务、办公事务、秘书处、后勤处等等,都可以纳入行政管理工作的范围。从狭义上来说,行政管理工作主要是以办公室的日常事务为范畴,例如,文书材料制定与管理、公车管理、涉外事务管理、信息上传下达、办公用品采购与管理等等。总体来说,协调经营业务和生产生活的所有工作都可以属于行政管理工作的范畴。
(二)行政管理工作的职能
行政管理工作的职能主要包括五个层面,分别是企业生产生活后勤保障职能、思政事务管理职能、组织沟通协调职能、信息搜集处理职能、决策计划服务职能。通过这些工作职能,来充分实现行政管理工作作为“润滑剂”和“助推器”的重要作用。
二、企业行政管理人员绩效管理的特殊性
企业的行政管理部门和其他部门存在不同,这是由于生产部门和营销部门对于企业的经济和利益的影响是直接而明显的。企业在追逐经济效益最大化的目标下,很容易将管理的重心集中于生产、营销等部门,而对行政管理人员的工作质量和绩效,产生或多或少的忽视。就行政管理的具体工作内容来说,工作任务细小、繁琐,以日常事务和突发任务为主,很难通过定量的考核指标来进行体现。因此,行政管理人员的工作成果是隐形的,难测量的。基于以上这两个方面的特殊性,使得行政管理人员的绩效管理滞后,且实施的难度较大。
三、企业行政管理人员绩效管理的问题分析
(一)企业内部绩效管理的文化淡薄
我们国家的市场经济发展较晚,对于人力资源管理的研究还有很大的进步空间,这也导致企业内部绩效管理文化淡薄的问题。企业管理层和人力资源部门对于绩效管理知识了解不全面,管理层认为绩效管理就是对工作绩效进行考核,没有意识到考核目标、考核流程、考核结果等诸多要素的科学性。除此以外,许多行政管理人员认为,绩效考核属于人力资源工作,与行政无关,这些都是常见的认识误区和错误观念。这就导致企业文化中欠缺绩效管理意识,日常工作随意性较大,不但在日常的管理运营中阻碍企业的效率发展,也会导致企业过于重视利益与收益,而不重视员工个人发展,在管理者和员工之间形成对绩效管理的断层认识。从长远发展来看,还会阻碍企业的核心竞争力形成和可持续性发展。
(二)行政部门的绩效管理不被重视
无论是国有企业还是民营企业,在本质上其实倾向于强调市场层面的绩效管理,并没有重视行政管理工作,也是如今企业行政管理工作发展还仍旧处于落后地位的一个重要原因。不管是在国企还是民企,经济效益与利润都是考核人员的经济指标的标准,而由于领导人缺乏长远目光,只重视产生经济效益的部门,而忽视了对行政部门的绩效管理,这才使得企业在行政管理发展上,没有得到突破和创新发展。即使是高素质的行政管理人员,也无法长时间在工作内容繁复,薪资待遇低下,晋升通道狭窄这样的环境中维持太久。行政部门人员较低的绩效水平,也让整个行政部门的地位降低,从而形成恶性循环。从整体来看,这个死循环影响行政管理人员的工作热情,也让部门的绩效水平和职能价值一再下降。
(三)行政人员绩效管理缺乏有效控制
由于行政部门本身具有特殊性,所以绩效考核指标的选择难度较大。行政人员的考核应该是有针对性的,符合工作特点的,而不能简单模仿其他部门人员的考核指标。但有很多企业并没有注意到这个问题,导致制定的考核指标与其他部门没有差异性。这样简单而模糊的考核,并不能起到激励行政人才、选拔行政人才的作用。从短期来看,这样的考核方式简单、好操作,可从长远角度出发,并不利于行政部门长久和持续性发展。
(四)绩效考核的结果应用不充分
绩效考核的结果应用非常重要,直接关系到绩效管理的成效和绩效管理体系的不断完善。但是在一些企业绩效考核声势浩大,考核的结果应用却非常单一,最终影响到绩效考核制度的执行和成效。对于绩效考核优秀的员工,只是简单的与奖金挂钩,这样的方法对于一些追求工作价值感的员工来说,是远远不够的。考核结果的应用,包括奖励、晋升,还包括对绩效管理工作的反馈。由于部分企业的行政管理没有将绩效考核与企业发展联系在一起,也缺乏对绩效考核的整体性认识,使员工和企业的管理者之间的反馈通道受到阻碍,沟通效率低下。绩效考核越来越成为企业的“面子工程”,不但没有帮助管理者与被考核者,反而成为了企业的负担,这导致绩效考核越来越敷衍,员工对此也越来越忽视。
四、加强企业行政管理人员绩效管理有效性的对策建议
(一)加强“学习型”的组织文化建设
“学习型”组织是指在不断地学习中形成有利于绩效管理的企业文化,使国有企业的绩效管理更加多元化,更加科学便捷。“学习型”组织有以下几个特点,比如系统思考能力强,注重团队学习,不断实行自我超越、自我提升、自我进步,上下级之间注重沟通交流,各部门团结协作能力强等等。以上几个方面,都是相辅相成的。要想建立“学习型”组织,就要改善企业以往的不良习惯,使企业内部组织结构和绩效考核的指标体系更加科学,培养员工工作的积极性和自觉性,同时领导要注意和下属之间的交流沟通,认真聆听下属的意见,有不足之处要积极改正。只有企业上下团结一心,协调一致,才会使企业的发展不断壮大繁荣。
(二)树立正确的绩效管理理念
有一些行政管理人员之所以对绩效考核有认知误区,是因为在他们心中对绩效考核与绩效管理的概念有所模糊,实际上绩效考核并不等于绩效管理,绩效考核是了解员工的工作能力和各自的长处与不足,这样方便企业针对员工的个人特点进行培养,使员工能够扬长避短,更好地为企业服务。而绩效管理就是对整个绩效考核过程中的流程进行管理,绩效考核只是绩效管理的一部分。领导更应该充分认识到绩效考核与绩效管理之间的区别,这样才有利于企业推进绩效考核制度的实行。同时,绩效管理并不仅仅是简单的以绩效衡量员工的水平,或是歧视成绩较低的员工。针对这个问题,企业应该予以重视,并由专业的人员对绩效考核与管理进行讲解。企业应该认识到绩效考核是为了方便绩效管理,但绩效管理并不仅仅以考核结果为依据。这二者之间的关系,需要企业人员不断的学习领悟,这样才能优化中小企业绩效考核和绩效管理制度,促进企业的发展。
(三)建立绩效管理全过程动态机制
1.丰富绩效信息渠道。
绩效考核的渠道应该是双向的,既要有员工的自我汇报与反思,也应该有上层领导的观察和评价,也要了解其他同事的看法和建议,这样才能保证考核的全面和公平。
2.加强对绩效结果的应用。
企业应该依据实际情况,推行出一套全面而有效的管理制度,将绩效考核中重要的信息归类统计,这样考核才有意义,可以根据行政管理人员工作范畴的工作内容,制定针对性的考核指标,着重记录员工的业务特长,工作完成量,工作效率等。绩效考核要赏罚分明,针对表现优秀的员工要予以奖励,对于综合成绩较低的员工,也要采取一些强制性的措施。
(四)针对行政工作特点完善绩效指标体系
1.因人而异,明确绩效考核的目标。制定绩效考核时,要考虑到行政人员的具体工作,结合员工的工作环境,工作特点以及工作需要,制定出具体的绩效要求,不能马马虎虎一概而论。因此,就要对员工的工作进行深入而详细的了解,这样才能使考核更加科学有效。
2.不断反思绩效考核的结果,探索更加合适的考核方法,促使绩效管理更加完善。目前,比较常用的绩效考核方法有三种。第一,是自我评估法。自我评估是指企业员工自我评价一年以来的工作情况,总结自己的进步,反思自己的不足。这样有利于工作人员对自身有一个实际而全面的认识,同时也可以结合最终结果去发现自己的认识是否有偏差。第二,是横向考核法。是考核人员去了解其他同事对该名工作人员的评价,因为在有些时候,朝夕相处的同事更能够发现彼此工作的特点,他们的看法是更加重要和珍贵的。
3.上级评价法。领导人员通过日常对该工作人员的了解,对他的工作能力进行评分。
以上三种方法虽然都有片面性,也可能会受一些客观因素的影响,但结合起来,已经足够实现对该名员工的绩效考核。当然,考核人员要有自己的判断,综合以上情况对员工进行最终的考核。
五、结语
综上所述,行政管理人员的绩效管理能够提升行政工作的效率,可以帮助企业不断进步,在高效有序的运营中变的更加强大。因此,企业要不断提高对行政管理部门的重视程度,加强企业绩效管理文化的塑造,强化对行政管理人员绩效管理方式方法的完善,借助科学、全面、公正的绩效考核方法,实现高质有效的绩效管理。目前虽然我国很多企业的行政管理人员管理还存在一定的局限性,但总体是在进步的,只要运用科学有效的绩效管理方法并促使其不断完善,那么绩效管理就不再是企业的负担,而是企业发展强大的助力,从根本上提升行政管理工作的工作效率和企业的经营效率,实现企业长足发展。
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