摘 要： 对办公室行政管理的规范化、精细化,不仅能够最大程度上避免出现差错,还能够提高工作的效率,节约时间,提高工作效能指数,让整个肌体协调配合。管理的规范化程度、精细化水平及在实践工作中面对不同的事务及问题时,处理的效果如何会导致所表现出来的优化程度不同。本文对办公室在规范化管理、精细化运作时可能遇到的实际问题进行剖析,进一步探讨落实优化管理的措施。
关键词： 行政管理; 规范化; 精细化; 问题; 解决;
作为一个机构的中枢大脑——办公室对整个单位的管理有着非常重要的作用,发出正确指令,整体机构运作的科学化、规范化、精细化可以使一个单位有机运行,各部门协同配合,对外树形象,促发展,对内提工效,促创新,言行一致,有机统一,动作一致,成绩斐然。也就是说要使整个集体这个大机械的齿轮协调运作润滑有序,需要执行一个口令,才能达到高效率,这就需要一个优秀的团队来执行,把这种管理方式常态化制度化。在团队内部要强化工作能力、服务质量和管理水平,有提速提效的意识,充分发挥所属单位及每名员工的意识,把规范化、精细化意识贯穿其思想中,发掘每个人的能动力。单位职工不能游离于管理之外,要把他们列入工作的对象,因为管理本身就是管人的事,只有把每个部门每个人发动起来,大家都成为规范化、精细化的实施者,那么整个单位的整体表现出来的就是规范、精细、科学、一体。本文对办公室规范化、精细化管理中可能出现的问题进行剖析,探讨在办公室实践工作中如何推行规范化、精细化,把其作为常态化显得尤其重要。
一、办公室规范化精细化管理中存在的问题
(一)办公室管理存在岗位不清职责交叉。
办公室能否高效地运作,与办公室的整体管理机制息息相关。办公室每名职工都需要明确岗位的特殊性,明白办公室在单位这个大集体当中的作用及应该承担的责任。这是发挥整个团队协同作战的思想基础,也是推进规范化、精神化管理的前提。在办公室的实际工作中,许多工作人员明显做不到这一点,人员个人情况复杂,擅长工作性质不同,业务量繁杂多样,有些职责没有人去承担,存在着岗位空缺的问题。而大众化可替代性的职责却有多个人在做,造成职责重叠,甚至还出现互相扯皮的现象,每项工作不能明确到个人身上,而真正做到分工不分家是非常不容易的。岗位定位不明确,就会出现岗位重叠和岗位空缺并存的现象。各个岗位之间要做到一体,就需要互相配合、密切合作,这样才能构成整体,促进整个办公室的工作提速提效。在实际工作中,工作繁杂多样、人员岗位职责不固定,各个岗位之间,有时明显存在沟壑和不相融,缺乏沟通,达不到一体化。
(二)办公室人员的个体综合素质不高。
办公室工作的特殊性对个人的技能要求参差不齐,更多的是要求多面手,有工作经验、处事能力、协调能力,有强烈的责任感。此外,还需要认真、仔细的工作态度。但在许多单位,办公室工作人员专业技能不强,工作懒散,责任心不强,甚至不按正常作息时间上下班,不仅对办公室整体的工作效率产生严重影响,还阻碍了单位集体工作的规范化与精细化管理。
(三)办公室的管理制度存在不完善的情况。
由于办公室同时要做的工作多,而且突发性、临时性、阶段性的工作很多,忙起来非常乱。如果办公室没有一个完善、规范的管理制度,对一项工作的安排没有规范合理的程序,甚至互相推脱责任,推诿扯皮,那不会有工作成效,只能让整个办公室工作陷入混乱的状态。而作为这个团队的直接领导,应变能力缺乏,遇到事情就慌乱,乱指挥,连带着所属团队其他成员也跟着慌乱,本来办公室的工作就多,没有良好的制度约束、划分、确定责任人,各种头绪一旦绞在一起,就会显得杂乱无章,规范化、精细化管理无从谈起。
二、办公室规范化精细化管理的策略
办公室工作人员的职能主要是完成自己职责分工的工作、给分管领导提出合理化建议、协调与各部门之间的工作、落实各项事项的上传下达、汇总数据、对外树立单位窗口形象等。办公室在正常开展工作的同时,有责任向分管领导及单位管理层提供高质量的数据、材料,为领导正确管理集体提供优质的服务保障,落实领导管理意图,协调跨部门之间的工作配合,贯彻规范化精细化管理,促进整个系统良性运行。
(一)强化人员岗位意识和工作主观能动性。
办公室作为单位的大脑中枢,是否能正常运转,与办公室团队人员之间的融合度有着非常重大的关系。每名工作人员是组成办公室的重要组成部分,每个人代表着办公室的形象及工作效率。所以要强化办公室的规范化精细化管理,要从办公室的工作人员入手,强化办公室职员的岗位意识和工作主观能动性。在规范化精细化管理的理念下,办公室的工作人员必须明确自己的岗位职责,严格遵守办公室既定的规章制度,履职尽责。在实践工作中,工作人员要端正态度,经常与办公室其他团队人员互相合作,沟通协调,处理好人际关系,确保办公室的工作有秩序开展,提高时速和时效。注重工作细节,一个人的素质与一个人能否注意到工作中一些细节有关,遇事从细节入手、剥开现象看本质,不要嫌烦琐,从基础做起、不断积累工作经验,提高自身的工作能力。办公室的工作人员还应具备良好的服务意识,在服务好领导及对外窗口之外,还要为单位所属部门和职工提供一些工作、管理及信息上的服务,只有发挥主观能动性,强化岗位意识,才能从被动服务向主动服务转变,才能不断提升办公室的工作时速和质量,促进办公室工作规范化精细化管理。
(二)完善办公室规范化精细化管理的工作体系。
办公室工作精细化管理离不开完善的管理体系。作为团队的领头人,要结合办公室的工作实际,不断完善岗位责任,明确各个岗位的职能及分工。要根据单位给办公室确定的管理目标和年初工作计划对承担的各项事务进行细化,将责任落实到个人,做到事事有着落,事事有责任人。制订管理制度要求具体岗位责任人严格按照规章制度办事,明确自己所承担的职责,在日常工作中能够主动面对问题,不慌、不乱、不推托地坦然面对。
(三)建立完善的办公室规范化精细化管理的考评体系。
办公室规范化精细化管理首先要求各个岗位精细化、责任精细化、态度精细化,每名团队成员要明确自身的岗位职责,在繁杂的工作中保持履职尽责的工作态度。如果单方面要求事事做到精细化,却没有量化型的严格奖惩考评体系,没有好与差、先进与落后的差别。必然会导致工作人员精细化无法落实下去,最后必然造成形式上的精细化,而达不到规范化。所以,要有针对性地制定每一个岗位相应的工作标准与职责要求,作为办公室工作人员的考评依据,充分保障每个人高效完成任务。不仅能激发团队成员的工作热情,也能推动办公室整体工作的规范化精细化管理。
(四)提高办公室规范化精细化管理水平的关键。
办公室工作的开展离不开单位性质和单位机构的设置,在经济与媒体飞速发展的今天,管理理念也应紧跟时代和人文特点进行更新。完善办公室工作的规范化精细化,需要不断探索、创新,提高办公室人员的素质和工作中的积极性和主观能动性。平日注重工作问题的积累,不断对新问题进行完善,提升机制和制度。除此之外,还应注重工作程度、方式、手段的规范化精细化,办公室工作不能大一统认为是上传下达,那个时代已经成为历史,随着单位性质的不同,机构设置的变化,与社会及市场经济接触面的多少,管理的职能也要有变化。当今的社会,管理更多地要逐步转向对上下层提供服务的转变。要注重工作节奏、速度、效果的规范化精细化,办公室工作无小事,任何一项工作都要认真完成,不能因小失大。
三、结语
办公室虽然是一个单位的所属部门,却是一个肌体的大脑,对内对外责任重大,而且是形象的窗口。所以要树立全局观念、大局意识,不断强化管理的规范与精细,在繁杂的工作中更新观念、创新工作方式和方法,明确责任,培养工作人员勇于担当的意识,有利于办公室工作的开展,推动各项工作规范化、精细化,提速提效。应科学合理地安排办公室工作,做到人尽其才、事事有担当、责任有落实,对办公室工作规范化精细化有着极其重要的作用。
参考文献
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