摘 要： 作为单位行政管理的关键环节, 办公室行政管理是决定单位各项工作顺利进行的关键。近年来, 随着国家经济的不断发展, 全国很多事业单位的规模也逐渐扩大, 其自身行政管理也必须跟上时代的步伐。而就传统的办公室行政管理工作来看, 还存在很多缺陷。本文就新时期下办公室行政管理中存在的一些问题进行研究, 提出如何改进办公室行政管理工作的对策。
关键词： 新时期; 办公室; 行政管理工作; 现状分析;
为深入学习贯彻党的十八大精神, 全面领会党的十八大对行政体制改革的新要求, 中国行政管理学会在京举行“学习贯彻十八大精神, 深化行政体制改革”座谈会。党的十八大报告中关于行政体制改革的相关内容进行了深入研讨, 探讨了我国行政体制改革的基本问题及当前我国行政体制改革的具体方案和实施步骤, 提出了进一步推进行政体制改革的对策建议。就当前事业单位的办公室行政管理的情况来看, 还存在照搬行政管理模式、流于形式等等单位行政管理问题, 再加上相关体系的缺失, 单位的行政管理必须探索改革的路径。
一、办公室行政管理工作中存在的问题
(一) 缺乏严格的行政管理制度
办公室工作千头万绪, 纷繁复杂。为谋求经济的不断发展, 为了适应经济体制变化的需要政府机构也进行了四次大规模改革并取得了巨大成就。然而在经济不断发展、单位不断壮大的同时也出现了很多的弊端, 单位办公室行政管理体制尚未跟上社会经济体制的改革的脚步, 再加上社会各界对于办公室行政工作的人事存在漏洞, 人们从工作中透露出来的言行举止、工作表现、工作作风等效率都不高。导致了办公室行政管理模式的不适应, 使得单位内部管理存在漏洞, 最终阻碍了单位发展。
(二) 存在主动与被动的矛盾
办公室行政管理工作在单位中能否有效地执行行政管理决定于单位行政管理部门人员的素质和能力, 行政人员的素质间接的影响着单位办公室行政管理工作开展。然而在现下很多单位的办公室管理人员整体素质以及行政管理专业水平都是有待提高的。管理执行者的能力水平的不足, 导致行政管理工作无法有效执行协调。另外, 因办公室工作较为复杂, 在进行执行、监督以及服务等多反面工作繁琐, 再加上疾控机构负担的工作组织事宜较多, 经过层层传达, 造成了不必要的浪费, 随着办公室行政工作的细致划分, 上下级之间的程序变得繁琐, 从而降低了办公室行政工作的效率。
(三) 办公室作风建设存在的问题
长时间以来, 我国事业单位的办公室作风建设问题一直都是作为战略任务在进行, 并取得了一定的成效。但随着形势的发展, 事业单位的办公室工作人员在作风建设上还存在一些不容忽视的问题, 包括学风方面、思想作风方面、工作作风方面以及生活作风等方面。在学习上, 个别办公室人员存在着厌倦学习、不学习以及假学习的现象;而有的办公室人员思想过于保守, 自我进取意识低;有的则在工作上作风漂浮, 缺乏求真务实的精神和意识;不仅如此, 有的办公室职工更是生活作风不严谨, 自律意识极差, 这也给办公室的行政管理增添了难度。
二、新时期单位办公室行政管理工作的必要性
(一) 提高单位核心竞争力
作为办公室的一员应以十八大为契机, 在实际工作中应认真贯彻落实十八大精神, 进一步增强了自身的使命意识和责任意识, 把思想和行动统一到十八大精神上来。而一个单位的发展最核心的不仅是其服务情况, 更在于单位的团队, 团队中每一个成员都将是单位的核心。一个单位的可持续发展能力就在于人才的培养, 而如此多的单位核心, 他们分布着不同的部门处在不同的分支机构。能够将这些分散的核心力量有效地结合, 是单位内部最大的工程。而事业单位行政管理作为单位的中枢神经在他们之间将起着桥梁的协调作用, 实现单位不同部门不同机构不同职能之间的沟通协调。如此每一个成员都能够自己发挥的力量转化为单位的发展动力持续而有效。因此提高单位的核心竞争力, 必须保证办公室行政管理系统的完善健全。
(二) 提高了单位的适应能力
随着我国经济水平的不断发展, 疾控机构也在不同程度上得到了快速发展。十八大中所提出的科学发展观、构建社会主义和谐社会、建设创新型国家等重大的战略思想和任务, 是适应国家形势发展所需要走的路, 这对于事业单位的发展的指导作用同样具有非常重要的作用。而目前要让事业单位在发展中结合这些思想与任务更好地去落实, 就务必通过单位的行政管理系统来实现, 这样才能更好地顺应形势发展与国家的发展方针结合, 适应社会的发展。换句话说, 单位办公室行政管理也是单位适应社会的助推器。
(三) 有利于单位健康发展
在单位的各项业务中肯定是会遇到重重曲折的困难阻挠, 而在困难面前只要有恒心有毅力相信都是能够走出困境。但是如果内在的人心不稳, 干部职工在思想上出现问题, 发生贪污腐败的行为, 这将是单位发展的最大毒瘤。如何解决这一问题就又需要将目光放在单位办公室行政管理上了。要从根本上解决贪污腐败, 就必须有严格的法律法规规章制度来监管单位的运行。而要让这些规章制度落实, 建立完善的行政管理体系是必不可少的基本条件, 通过科学的办公室行政管理的完善, 单位必将持续健康地发展下去。
三、新时期办公室行政管理工作的几点思考
(一) 转变管理方式, 提高服务意识
办公室是形象部门, 是服务窗口, 考虑问题和处理问题都要着眼于全局, 不能只局限于某一部门或者某一小范围, 实现某一小团体的利益, 牺牲单位的整体利益。所以对单位做出的决定, 领导集体做出的决策, 必须认真贯彻执行。一切工作的出发点和落脚点都要放在全局、大局意识的高度, 才能正确处理好各方面的关系, 搞好服务, 当好参谋。单位的办公室行政管理应立足于单位的利益, 为社会服务, 要避免为了管理而管理的观念。必须抛开形式主义只求切实做到实效;必须严格管控财政支出杜绝大手大脚的开销讲究勤俭节约;必须按照单位的实际需要, 选择灵活变通的方式办事。最高原则必须是单位的利益, 革除不适应的管理模式。其次, 还必须加强与实际的结合, 对于事业单位行政管理人员的职业道德素质培养是增强单位办公室行政管理能力的基础, 培养他们的责任意识和对单位对国家的忠诚感, 让他们做到以身作则, 在执行单位规章制度时起到带头作用, 成为有服务意识有能力的办公室行政管理人员。
(二) 建立完善的办公室行政管理体系
贪污问题一直以来都是我国很多事业单位关注的焦点, 归根结底出现这些问题都是行政管理中存在问题所引发的。在办公室行政管理工作中, 行政管理观念和管理方式方法存在严重的问题, 再加上行政管理人员的整体素质欠缺。这些问题都需要一一解决, 促进单位办公室行政管理改革, 建立新的完善的办公室行政管理体系。要建立科学的办公室行政管理体系, 首先就是要构建办公室行政管理权力体系。疾控机构的办公室行政管理权力体系是单位行政管理的核心。它主要涉及疾控机构的类型、概念、组织结构、办公室行政管理的内容、单位力量的整合、行政管理的流程结构、行政管理职能分解、机构岗位的设置等。
(三) 提高办公司管理人员的团队和协作精神
前面说到, 办公室的工作繁杂, 每一个人都有着不同的分工和职责, 有写工作可以个人独立完成, 而有的工作却只能依靠大家的共同努力协作来完成。因此, 对于办公司管理工作而言, 应注重如何提高办公室团队观念与团结协作精神的提升, 只有良好的合作关系, 才能发挥出最大的效益。其次, 办公室的工作有大量的传达和收发等工作, 因此办公室工作纪要做好临时性工作也要处理好大量的日常烦琐事务, 这也给很多办公室人员带来了挑战。因此, 还应加强疾控机构办公室人员对单位全局工作的学习和掌握, 不仅要了解办公室基础业务知识, 更要掌握单位工作的进程和当前重点任务, 真正处理好各项事务, 实现为人民服务。
(四) 创新管理理念和方式
中国共产党第十八次全国代表大会对我国今后5年“深化行政体制改革”做出了总体部署, 提出了一系列新观点、新概括、新任务和新举措, 具有很强的战略性、系统性、理论性和实践性, 对深化我国行政管理体制改革具有重大而深远的指导意义。要想解决事业单位办公室行政管理所存在的问题, 就必须结合单位的现况与办公室行政管理的问题来制定出适合的科学的办公室行政管理模式。因此单位办公室行政管理将着眼于单位的当前社会发展而服务, 甘当单位的幕后英雄。再者, 以此为基础还需要增强单位行政管理部门具体的单位管理职能。因部分单位管理职能缺失, “行政口”与“服务口”两者的职能出现冲突和重叠的情况, 在这样的情况下, 单位管理部门起到的作用就只是类似“法规处”的效力。因此制定出与单位发展相适应的办公室行政管理模式, 规范单位办公室行政管理工作是解决的第一步。
三、结束语
总之, 随着我国经济水平的不断发展, 市场竞争逐渐激烈起来。而作为单位内部管理的重要组成部分, 办公室行政管理工作成了很多单位的关注重点。通过创新管理理念与方式, 建立起完善的办公室行政管理体制, 全面推动办公室行政管理工作的顺利进行。
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