摘要：精细化管理体现创新性理念, 在具体的实施过程中, 对各项问题的处理也比较灵活, 本文研究工程企业办公室行政管理精细化的思路与对策, 认为领导者应高度重视精细化管理理念, 精细化管理要体现规范化标准化原则, 另外优化人员工作意识也是精细化管理的重点内容, 会明显增强流程运转效果。希望本文的观点能为关注此话题的研究者提供参考意见。
关键词：精细化管理; 工作流程; 考核指标;
在工程企业的日常工作中, 行政管理占据很大一部分。工程企业其他部门的工作职责相对明确, 而行政管理部门的工作性质比较特殊, 明确岗位职责是一项比较繁琐的工作。实施精细化管理能细致处理行政工作的各项事务, 实现办公室工作的分项处理, 工作效率和质量都会明显提高, 各个部门之间构建顺畅的沟通渠道, 为工程企业的更好发展提供基础支持。
1 工程企业办公室行政管理精细化的思路
1.1 领导者应高度重视精细化管理理念
工程企业办公室行政管理执行精细化管理会降低政府机关的管理成本, 同时也能实现更加细致的行政管理, 促进工程企业行政管理向着更好的方向发展。在目前的发展阶段中, 很多部门的行政管理无法达到更好的效果。部门内更加重视管理者发挥的作用, 对行政的精细化管理则有所忽略。办公室的精细化管理要体现创新性, 促进精细化管理更加科学有效, 促进办公室行政管理目标更早实现。实施精细化管理, 管理者能精准把握每一个工作的具体任务, 对工作的内容也会更加明确。对工作流程加以规划, 提升工作效率的同时, 也会有效节省工作时间。在企业的整个运营过程中, 管理者发挥的作用十分明显。如果管理者具备精细化的行政管理意识, 才能促进企业真正实现精细化管理。管理者重视办公室行政管理理念, 并制定相应的规章制度, 同时实施监管制度, 促进工程企业办公室行政管理获得明显的工作成效[1]。
1.2 精细化管理要体现规范化标准化原则
精细化管理发挥良好的效用需要合理的奖励和约束制度的支持。因此必须要建立完整的管理流程, 从而更好帮助企业实现办公室精细化管理。不仅要调动员工的积极性, 也要对员工起到一定约束作用。企业单位建立一套完善合理的精细化管理制度, 为员工提供行事依据, 精细化管理制度促进企业管理工作更加顺利的进行。每一个企业的发展都应当坚持法制化、规范化的管理理念, 同时企业也应该将此作为发展的标准和准则。各项工作的进行要有一定流程, 也要有一定标准。这会明显提高工作质量, 也会增强办公室的管理能力。运用流程化理念分解工作, 在此基础上有序开展相关任务。贯彻落实标准化理念, 高度结合标准规范和标准要求。
1.3 优化人员工作意识, 优化流程运转效果
办公室行政精细化管理要体现双赢理念, 而这需要合作双方合力实现。就办公室管理工作而言, 不能是哪一个人掌握主导权, 也不是依靠哪一个人的力量就能独立完成。交流合作是工作有效完成的基础, 办公室精细化管理同事相互之间要加强学习, 实现协调配合。与此同时也要注意提高工作人员的经济化意识, 提高行政管理工作的经济效益。现如今信息技术高速发展, 精细化管理要发挥信息技术手段的支持作用, 优化流程运转的效果。各项工作自动化运转, 标准化评价工作成果, 推进办公室行政管理工作科学化、精细化发展。
2 实现工程企业办公室行政管理精细化的有效对策
2.1 制定详细的工作计划
在行政管理工作中, 员工的具体行为在很大程度上受到自身主观意识的影响, 因此实现办公室行政管理机械化, 必须要统一思想, 让全体工作人员懂得精细化管理不是一蹴而就。必定要经过持续改进和不断完善的过程。制定科学可行的管理计划, 良好引导员工更好开展各项工作, 逐渐在办公室内形成精细化管理文化。优化办公室人员的管理意识, 人员的执行力。比如某单位每年都会制定年度管理计划, 计划会分解细化到月、周、日。办公室的行政工作更加精准详细, 员工周而复始按照计划开展相关工作, 经过长期的发展会最终形成精细化管理意识。
2.2 建立有针对性的考核指标
现如今很多企业会对办公室人员制定KPI指标, 但是这些指标都是比较宏观的。而且在很多企业办公室人员对自己的KPI指标不够清晰, 因此这些KPI指标的效用没有得到充分发挥, 不能激励员工积极工作。在国内, 很多企业制定的KPI指标过于模糊, 比如某企业为员工制定的指标是“工作表现”。这个概念过于模糊, 过于宏观。对于员工来说, 面对这样的指标仍然不知道自己应当从哪一方面入手, 无法有效达成自己的考核指标。就办公室工作而言, 内容十分繁杂, 因此行政管理也必须要与其他部门的工作有所区别, 建立的精细化管理考核指标必须要有一定针对性。有效量化、细化办公室的各项工作。有效拆分办公室的每一项工作, 实现有逻辑性的拆分, 从而良好控制办公室工作的每一个具体环节。对于管理者来说, 要从宏观层面上进行管控, 量化考核指标能帮助管理者良好把控工作量, 全面了解每一个工作的具体情况, 此时站在整体角度调整办公室工作也会更加便捷。
2.3 应用信息技术建立各部门良好的沟通渠道
精细化管理不仅要体现以人为本, 还应该积极运用信息技术等手段建立各部门之间的良好沟通渠道, 建立精细化管理组织结构。监管的有效模式包括分级监管和网络监控。这种方法与以往的把人作为工具和手段的管理模式有所不同, 更强调人的主观能动性, 同时也致力于营造和谐的办公氛围。在管理工作人员时, 有必要给予其一定自主性和信任度, 鼓励员工在工作中积极发表自己的意见, 同时也注意总结适合自己的工作方法。办公室的工作人员在完成各项工作时都应该加强沟通, 并适当展示好的工作成果, 这会有效挖掘工作人员的办公积极性, 并进一步激发其潜在的工作能力。组织细致的办公计划, 注意优化所有办公人员的团队人际关系。在目前的发展阶段中, 信息技术能支撑办公室行政工作更好实现行政化管理。与此同时, 办公室人员也要不断适应办公信息化和自动化, 办公自动化应用技术在不断发生变化, 实施精细化管理也要始终用变化的眼光促进其更好发展。
2.4 加强培养行政工作者的综合能力
行政办公室的工作看起来比较容易, 但实际上却需要足够的耐心和细心, 更需要各个部门之间良好配合, 工程企业办公室的行政管理工作必须要明确每一个员工需要承担的责任。确保每一项工作都责任到人, 办公室内的同事相互之间建立良好的合作关系。每一个工作成员不仅要认真履行自身职责, 还要积极以工作需要为导向, 加强与其他工作人员良好配合[2]。办公室内的工作人员提高自身综合素质, 真正成为一名业务能力精湛的行政工作者, 具备强烈的工作意识、积极学习的态度、较强的学习能力, 才能更好促进办公室行政工作良性发展。办公室工作人员综合素质强, 在接受新的工作内容时会更加顺利, 迎接新挑战成功的可能性也更大。
3 结束语
综上所述, 实现工程企业办公室行政管理精细化, 应制定详细的工作计划, 也要建立有针对性的考核指标, 应用信息技术建立各部门有效的沟通渠道, 优化办公室内的工作氛围, 加强培养行政工作者的综合能力, 培养其良好的责任意识和较强的学习能力, 推动工程企业各项事业获得更显著的成效。
参考文献
[1]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].化工管理, 2018 (36) :7-8.
[2]胡臻.电力施工企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].低碳世界, 2017 (12) :95-96.
