摘要：办公室行政工作对于企业单位来说有着无可替代的重要作用。其不仅需要负责对企业单位内部各个部门的工作进行统筹协调, 同时还要为企业单位决策工作人员的工作进行辅助。随着当前时代的发展, 企业单位办公室正逐渐朝着综合服务管理机构的方向进行转变, 其重要性也随之开始变得越来越突出。在新形势的时代背景之下, 我国企业单位办公室行政管理工作在种种外界因素的影响之下, 出现了多方面的问题, 这直接对办公室行政管理工作的效率和质量产生了严重影响。有鉴于此, 本文浅谈新形势背景之下加强企业办公室行政管理工作的路径, 期望能够为我国相关工作人员提供借鉴。
关键词：新形势; 企业办公室行政管理; 加强路径;
企业单位办公室是保障企业单位能够顺利运行的组织结构, 其工作具备复杂和繁多的特点, 需要对企业单位内部各个部门的工作进行统筹协调, 明确每一个部门的相关职责, 处理好各个部门之间的关系。借此有效提升企业单位的经济效益, 促进企业单位的进一步发展。有鉴于此, 如何在新形势的背景之下加强企业办公室行政管理工作就成为当前我国有识之士亟待思考的一个重要问题。
1 企业办公室行政管理职能
1.1 建设企业文化
企业文化之中蕴含着企业单位的价值观以及其未来发展方向, 是企业单位发展的核心所在, 其可以为企业单位的发展提供原动力。企业办公室是企业单位对外的窗口, 其肩负着践行企业文化、传播企业文化以及构建企业文化的重要责任。企业单位在建设企业文化的过程当中, 通过有效利用行政手段能够有效加快该工作的进程。办公室除了负责践行企业文化之外, 还需要对企业文化建设工作进行监督管理, 是企业单位在社会上树立一个良好口碑形象的核心所在[1]。
1.2 辅助企业单位领导人员进行决策
随着时代的发展, 我国企业单位办公室也开始逐渐朝着综合机构进行转型, 办公室开始逐渐成为企业单位之中的核心系统。通过办公室行政工作能够对企业单位领导人员决策工作提供辅助, 有效提升决策的科学合理性。办公室在进行日常行政工作的过程当中, 可以接触到企业单位内部和外部各个层面的工作人员, 并积攒大量的信息资源, 有效提升企业单位信息传递以及信息反馈工作的效率以及质量。当企业单位领导人员需要进行决策工作的时候, 办公室工作人员可以通过结合日常行政工作过程当中所积攒的信息资源, 为领导人员提供具备建设性、针对性的意见和建议, 有效提高企业单位领导人员决策制定工作的效率以及质量。除此之外, 企业单位办公室还负责草拟、发布文件, 向外界精准表述企业决策, 从而有效保障相关决策能够得到有效落实。
1.3 统筹内外部关系
企业办公室行政管理工作从本质上来说就是信息沟通和协调的过程, 在此过程当中, 企业办公室能够将不同层次的领导人员和各个岗位的工作人员联系起来, 将信息从上往下进行逐级传达, 将基层员工的诉求以及建议向领导人员反馈。除此之外, 企业办公室行政管理工作还具备统筹全局的职能。企业单位在日常运营的过程当中, 办公室需要将各种信息搜集汇总起来, 同时保障这些信息的精准性和完整性, 同时对企业单位内部各个部门的实际运转进行监督管理, 一旦出现问题需要立刻进行协调处理工作, 借此有效保障企业单位工作效率和工作质量, 提升企业单位经济效益, 促进企业单位的可持续发展[2]。
2 企业办公室行政管理存在的问题
2.1 缺乏精细化管理意识
企业办公室工作对于企业单位日常运营有着无可替代的重要作用, 因此其也对企业单位办公室行政管理工作人员的综合素质提出了新的要求标准。现今, 随着精细化管理理念的发展与普及, 其也对办公室行政管理工作人员提出了新的要求标准, 要求他们积极转变自身的管理理念, 树立精细化管理理念。但是现今我国绝大多数办公室行政工作人员都不具备过硬的理论素质, 同时存在注重管理、看轻服务的问题, 没有树立一个完善的精细化管理理念。这对企业办公室行政管理工作的效率以及质量产生了严重影响。第一点, 拖慢了企业单位制度建设工作进程, 不利于企业单位对自身内部各项工作建立完善的体系;第二点, 不利于企业单位办公室工作人员对工作流程进行梳理, 同时工作人员也无法有效完成自身的本职工作, 和企业单位各个部门之间进行良好的沟通与交流。最终导致企业单位之中出现严重的不担当、不作为问题, 不利于企业单位的进一步发展[3]。
2.2 缺乏完善的行政管理制度
要想有效将企业单位榜公示行政管理工作进行有效落实, 企业就必须要制定出一个科学合理的行政管理制度, 借此做到有制度可依、有据可循, 同时对企业单位办公室行政管理工作人员的行为进行规范化管理, 有效防止企业单位内部出现相互推卸责任的问题[4]。但是现今我国绝大多数企业单位领导人员都没有认识到行政管理制度的重要性, 对于行政管理制度建设工作不够上心, 这直接导致企业单位办公室行政管理制度建设工作之后, 造成了非常多的消极影响, 本文将之总结如下:
在进行工作的过程遇到问题是无法得到制度的保障, 职责权限非常混乱, 直接导致工作效率非常低下, 无法将工作进行公开化和透明化, 最终导致企业单位内部出现严重的腐败问题。总而言之, 企业单位如果没有注意建立一个完善的办公室行政管理制度, 那么将会导致企业单位办公行政管理工作职能不明确、工作依据不清晰以及工作流程不顺畅等多方面的问题, 不利于企业单位的可持续发展[5]。
3 新形势下加强企业办公室行政管理的路径
3.1 提升企业办公室行政管理工作人员的综合素质
要想有效提升企业办公室行政管理工作人员的综合素质, 企业单位应当加强培训工作的力度。第一点, 企业单位可以组织办公室行政管理工作人员进行定期培训, 对办公室行政管理方面的理论知识进行学习, 该方面的内容主要包含精细化管理、行政管理、商务接待以及档案管理等多方面的知识点, 仅此有效提升办公室行政管理工作人员的精细化管理能力和服务能力;第二点, 在企业单位内部建立一个学习平台, 结合办公室行政管理工作人员的实际需求以及职业规划对岗位进行调整, 借此有效优化人力资源配置, 提高工作人员的工作效率和工作质量;第三点, 为办公室行政管理工作人员的智力、能力提升提供相关资源[6]。在新形势的背景之下, 其要求办公室行政管理工作人员必须要具备良好的服务意识, 同时结合企业单位的发展战略进行学习, 在实际工作过程当中使用发展的眼光对待问题, 并将之解决。除此之外, 企业单位还应当引导办公室行政管理工作人员将企业内外部关系处理好, 建设一个具备向心力的团队。在进行行政管理工作的过程当中, 工作人员应当坚决贯彻以人为本的管理理念, 建设一个和谐的人际关系, 激发出企业工作人员的工作积极性, 为企业单位的可持续发展打下坚实的基础[7]。
3.2 建立完善的行政管理制度
企业单位要想促进自身的可持续发展, 就必须要在内部建立一个完善的行政管理制度。特别是在当前我国社会主义市场经济的时代背景之下, 企业单位办公室行政管理工作的重要性也随之变得越来越突出。企业单位应当坚决贯彻具体问题具体分析的核心原则, 结合自身的实际发展状况, 建设出一个符合自身办公室行政管理工作实际的规章制度, 借此不仅能够对办公室行政管理工作进行有效指导, 同时还可以有效提升办公室行政管理工作人员的沟通交流能力和执行能力。在此过程当中, 企业单位应当充分利用激励机制来对企业单位工作人员进行科学管理, 通过将物质激励和精神激励有机结合起来, 坚决贯彻公平性、差异性的核心准则, 建立一个科学合理的薪酬方案[8]。在对企业员工进行薪酬考核的过程当中, 企业单位应当积极转变传统分配机制, 有效防止出现平均主义以及资历至上的情况, 应当以工作人员的个人业务作为考核指标, 综合岗位性质、工作难度、工作质量等多方面的内容确定工作人员的薪酬。除此之外, 企业单位还应当结合绩效考核工作的最终结果, 对激励制度进行不断完善和优化, 并且应当在企业单位战略规划之中将工作人员的个人发展和企业单位发展有机结合在一起, 借此有效激发出办公室行政管理工作人员的工作积极性, 有效提高他们的工作效率和工作质量[9]。
4 结语
办公室行政管理工作对于企业单位有着无可替代的重要作用, 通过该工作能够有效提升企业单位日常运营的效率以及质量, 帮助企业单位在社会上树立一个良好的口碑形象, 促进企业的可持续发展。有鉴于此, 我国有识之士必须要在新形势的背景之下加强企业办公室行政管理路径选择。
参考文献
[1]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].化工管理, 2018 (36) :7-8.
[2]刘雪锋.新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择[J].企业改革与管理, 2018 (23) :26-27.
[3]余萌.办公室行政管理策略[J].现代国企研究, 2018 (20) :181.
