摘 要： 大智移云时代背景下,高校财务管理智能化、信息化成为一种必然趋势。作为高校财务管理与服务中最基础、最重要的工作的财务报销业务的信息化研究就显得尤为重要。本文阐述了高校财务报销流程的现状及当前高校财务报销存在的主要问题,在分析现行部分高校充分利用信息化创新财务报销系统应用及其智能化成果的基础上,研究了新模式下高校财务报销工作遇到的主要问题和财务信息化管理执行的必要性,并结合实践提出了如何在智能化、信息化条件下进一步优化高校报销流程和提高财务管理效率的若干建议。
关键词： 大智移云; 财务报销; 财务信息化;
随着国家全面推行公务卡结算制度,财务报销的业务统一要求做到能刷卡尽量刷卡,加之电子发票报销复核工作复杂,使得财务人员工作量明显加大,财务报销过程中的矛盾和问题也层出不穷。如报账过程繁琐、财务审批效率低下、信息延迟、沟通困难等诸多弊端。高校财务管理与服务中最能反映其管理与服务水平的是基础的财务报销工作,是衡量一所高校各项事业是否科学发展的重要标志之一。
1、 高校财务报销的现状及存在的主要问题
1.1、 财务报销业务量大
近年来,随着各高校办学经费增加,涉及财务报销的业务也大幅增加,财务报销业务流程及票据审核过程复杂,每一笔报销业务都会涉及公务卡刷卡与还款信息核对、普通发票或电子发票信息核查、资金往来单位信息以及无现金打卡信息核对等,每一笔报销业务都需要财务工作人员逐笔核对,工作复杂繁重。
1.2、 财务报销过程繁琐、效率低
传统的财务报销过程复杂切效率低下。首先是单据的审批流程繁琐,报销人员在备齐所有票据后,需要得到流程中多层级,不同人员的审核,若其中某一个环节对票据和报销规范提出质疑,不能得到相应批准,报销人员只能从头开始,重新更正材料后返回流程起点,直接导致某一笔报销业务会往返多次才能最终完成报销流程,费时费力。其次,报销人员非财务专业人员,对报销业务、票据规范不够熟悉,甚至在票据的粘贴过程中都会出现多次返工的现象。因此,传统的财务报销过程实在是太过繁琐、效太低,必须想办法予以破解。
1.3、 各管理系统的信息不对称
财务管理系统作为数字化校园中相对独立且保密等级比较高的系统,财务信息本身可共享的并不多,如果财务报销过程中各部门所掌管的各种信息之间缺乏良好的协调性,就会造成报销人员在各部门之间的来回奔波,重复核对有关信息,直接导致报销业务办事效率低下。现阶段,很多高校各部门都有服务于本部门业务需要的信息管理系统,但从全校来说,各系统由不同供应商提供,它们之间是相对独立,各自的信息是不兼容、不交换的,这种情况客观上造成报销人员到财务处办理业务时,相应的审核人员、审批人员以及分管领导无法及时了解该笔业务的来源、出处以及预算情况,会造成复核工作效率低下。
1.4、 财务报销相关制度宣传不到位
当前,国家出台的与报销相关的法规制度不断增多,例如,财政部于关于印发《中央和国家机关差旅费管理办法》的通知( 财行 [2013]531 号 );要求各地区各部门认真贯彻执行。但在实际执行过程中,存在相关制度与规定不断更新的问题,加上一般教职员工对财务报销业务流程不熟悉,很多报销人员在办此业务时似无头苍蝇,而且他们提供的票据及信息很多都不规范,造成业务办理不顺利,导致报销人员对财务工作不满情绪,这都不符合数字化校园建设的要求。
1.5 、财务人员信息化水平不高
信息化建设背景下,需要高校的财务人员除了需要掌握常规的财务管理知识与技能以外,还需要结合计算机网络、大数据分析技术和最新的财务管理软件操作技术。但目前,这种复合型的财务管理人员总体数量还是偏少,不能满足日益增长的财务报销业务需要。
2 、高校财务报销信息化的意义
2.1、 提升财务报销效率
传统报销模式下,需要花费教师大量的时间和精力在财务报销上,尤其在报销高峰期的学期末或年底。高校财务报销实现信息化后,能够最大限度地实现学校各业务部门间的数据交换与共享,能够很大程度上提升财务报销效率,减少不必要的时间和精力的浪费。同时打破财务业务处理时间和空间上的障碍,让财务信息处理即时化,能够采取随时随地的网络信息化方式进行报销单据的填写、审核和传递,能够显着地提升财务管理质量。
2.2 、规范财务报销制度
传统模式报销体系中的票据的填制、审核,效率低下,失误率居高,加之报销单据种类繁多,大部分教师对于财务报销流程不熟悉,单据填写不规范不合格,导致报销不合格的事件屡有发生。在采取信息化、智能化报销模式后,能够实现对于原始单据的整理分析后,通过网络报销平台完成一系列规范化流程,避免多种信息的重复输入或者错误输入的问题。一方面使财务报销制度更加规范化,提升财务管理水平,另一方面节省也极大地节约了教职员工报销的时间和精力,节省了财务部门的管理费用,缓解财务人员工作压力,真正实现高校财务的信息化、智能化管理。
3、 优化高校财务报销系统信息化的建议
3.1、 树立网络报销理念、普及报销制度
高校财务报销实践中,无论是财务工作人员还是教职员工,首先都应当树立全新的财务报销理念、拥有智能化思维,并从思想上高度重视。高校财务部门应该合理运用信息化、智能化手段,颠覆传统报销模式,将信息化报销手段的应用常态化。同时,财务部门应充分利用智慧校园网络平台,通过各种途径积极、广泛宣传与财务报销有关的国家的法律法规和学校的具体规章制度。财务报销信息化业务宣传应该做到通俗易懂,面向的是一般教职员工而非专业的财务人员,帮助他们理解和操作,适当时可设置沟通、答疑窗口,以便于正确引导组织报销。
3.2、 构建高校财务报销APP平台,实现财务系统信息化、智能化
在大智移云的大背景下,构建高校财务报销APP平台,可以实现财务报销智能化,为广大教职员工提供全方位、便捷的服务的目标。具体操作流程可以借助财务报销APP平台来执行,完成预约及无纸化签批、无纸化电子发票认证,银校直连、最终完成无纸化网上报销,实现财务系统信息化、智能化。
3.2.1 、建立预约叫号、预约报账系统
高校财务部门排队等候日常报账和科研项目的教职工一直很多,作为高校财务报销过程中的一套信息化、智能化系统,预约叫号系统可以有效缓解教职员工报销难、排队等候时间较长等问题。
预约叫号类似于医院的预约挂号系统,需要报销的教职员工可以现在财务报销APP上预约取号,填写要求的部分信息,在指定的时间到财务大厅或在线办理相关业务。财务部门则可以根据财务报销系统中获取的报销数据信息,在对原始单据进行认证、审核,复核规范要求的报销业务会自动生成记账凭证,最后完成报销业务流程。也提高了报销业务的效率和服务质量,同时还很大程度上这缩短了教职员工报销等待的时间。
3.2.2、 实行无纸化网上电子签批
为了解决财务报销中“找人难、签字难”的问题,借助财务报销APP平台可以引入网上电子签批流程,实现无纸化网络自主签批。经办人完成预约叫号、预约报销程序后,提交网上预约单后,在财务报销APP平台发起签批请求,此环节无需打印纸质预约单,由各级部门领导、负责人在平台系统逐级报批,待该笔业务全部审批完成后,经办人打印已经完成所有流程的审批单计入下一步操作环节。无纸化网上电子签批方式既减少了教职员工在财务和其他相关部门之间来回奔波,审批时间和地点也不会受到限制,能以有效避免报销过程中由于填写正确、手续不完整等的情况发生,使得财务报销流程更加顺畅。
3.2.3 、通过银校直连实现无纸化网上报销
完成网上电子签批之后,可将票据识别、核对技术引入财务报销APP平台,通过平台系统自动识别、核对发票的真伪和信息的完整性。高校财务人员审核完相关报销单据和报销单后,再次对自动报销生成的财务信息进行确认,在审核无误后会自动生成会计凭证,最后将款项划转至经办人的公务银行卡账户上,最终完成报销整个报销业务。银校直连业务能极大地提高了报销支付效率。另外,核对后的发票信息将自动生成财务数据,形成电子档的财务资料,实现了无纸化会计档案,不再需要大量的在报销时纸质发票和打印件,减少了财务人员核对信息和后期整理装订及保管等工作的工作量,同时更方便查询各种电子单据和信息,最大限度地实现了高效节能的目的。
3.3、 增加财务人员配置,加强业务培训
当前大部分高校财务人员配置不足,而财务日常业务量不降反增的矛盾比较普遍,需要应适当优化财务人员配置,加强财务信息化业务培训,缓解财务人员的工作压力。针对信息化、智能化财务报销平台的应用,高校财务应加强对财务人员的宣传和专业培训,学习相关软件平台的应用、熟悉相关政策、法律法规的要求,强化财务人员的专业技能。同时,应增加财务人员之间的沟通和交流,促进知识的流动性。一方面,让财务人员走出去参加专业培训,提供更多学习借鉴与交流机会,积极参加财务信息化知识和技能培训,以便适应信息化时代高校快速发展的需要。
4 、结论及建议
大智移云背景下,高校财务报销业务充分利用“互联网+”技术构建高校财务报销APP平台,网络预约、无纸化报销程序的财务报销新模式,实现电子发票无纸化报销,将财务报销信息化平台建设便捷、高效的财务服务平台,使高校财务报销工作朝着信息化、智能化方向发展。总之,财务报销是高校日常管理中很重要的一个环节,高校通过不断引进先进的信息化手段和技术应用于财务报销工作,可以提高财务管理水平,加强内部控制制度建设,为更好地服务全校师生员工打下良好的基础。
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