摘 要： 随着信息化建设进程的不断推进,传统的手工报销模式正在进行着一系列创新性变革,财务网上报销已逐步推行。网上报销不仅减轻了经办人员往返及排队负担,也有效缓解了财务部门集中审核压力,有利于预算管理及提高财务管理水平。但实际运行过程中也存在一系列问题。本文通过对网上报销优势及存在问题的分析,提出了一些解决措施,以不断改进完善财务报销流程。
关键词： 网上报销; 流程; 优势; 问题; 对策;
1、 财务网上报销产生的背景
学校传统的财务报销流程如下:经办人员将票据分类贴在报销单上,经所在部门负责人、业务所属职能部门负责人审核后交财务处,财务人员审核后,将报销单流转给校领导审批,审批完后报销单回到财务处,财务人员再进行现金、打卡及对公转账操作。整个报销环节多耗时长,经办人员时常要询问报销到哪步了,对财务人员办事效率和业务水平存在很大质疑。随着学校信息化智慧校园的快速发展,财务部门借此契机推行网上报销,以解决财务报销的繁琐、滞后性,提升财务管理水平。
2、 财务网上报销的流程
(1)登陆OA系统,对已经审批过的经费申请进行关联经费报销操作。此时报销系统已自动关联部分信息,如经办人姓名、所在部门、申请日期、报销经费在申请时所属的预算项目等。
(2)经办人自行用手机等工具对取得的原始票据进行拍照,并将符合要求的图片上传至网上报销系统,填写小写金额,系统自动生成大写金额,推送给主办会计预审。
(3)主办会计根据附件图片查看原始票据,对不合规的“打回”要求改正,对符合要求的点击“下一步”选择相应的部门负责人审核。部门负责人审核通过后推送给财务负责人,财务负责人根据具体业务性质,可推送给相关职能部门进行会签或直接推送给校领导进行审批。
(4)所有审批流程走完,经办人在系统中打印经费报销申请单,连同原始票据一起提交财务处。财务处收到后即可进行现金、打卡、转账等操作。
3、 财务网上报销的优势
(1)有效解决了经办人员往返签字的时间,提高审批效率。传统的报销模式需经办人先拿着原始票据到财务处黏贴、审核,然后到各系部、职能部门签字,再交财务负责人审核并流转给校领导审批。课务繁忙的老师常常要折返各部门签字,相关领导又不一定在办公室,审批流转速度严重滞后。网上报销施行后,教职工可以在任何时间、地点提交报销申请,待审批完成后选择空余时间将原始票据递交财务处即可,可谓省时省力。
(2)有利于财务人员合理安排时间处理业务,提高工作效率。传统报销模式下,财务处通常人来人往频繁,填写审核报销单需耗费很多时间,加上经办人员经常要跟进“钱支付到自己银行卡了吗”“供应商的钱付过了吗”,财务人员手上的其他工作经常被打断。实行网上报销后,一方面财务人员可以根据事情的轻重缓急,每天用固定时间处理审核报销业务,另一方面经办人可以自己在网上查询报销流程走到哪步了,如此大大提高了财务人员的工作效率。
(3)有利于加强预算管理,提高财务管理水平。以刘国钧高等职业技术学校的网上报销为例,经办人在报销关联经费申请时,需要选择相应的预算项目。即有预算才有之后的申请和报销,从源头上强调了预算的重要性,在系统层面卡死了无预算的经费支出。这样久而久之,经办人的预算意识会逐步增强,进而整个学校的预算管理能得到逐步完善与细化。同时,由于各项目经费结余会因每次报销后自动扣减,负责人对于自己的项目支出及结余也能做到心中有数。
4、 财务网上报销存在的问题
4.1、 大部分教职工不适应网上报销流程
由于网上报销系统需要经办人员自己填写金额,自己拍照上传发票等附件,特别是差旅费之类的发票类别多,经常搞不清所填栏目,加上拍照上传工作量大,许多教职工特别是对电脑操作不熟悉的老教工不愿意接受新事物,他们往往还是习惯于原有流程直接到财务处找会计贴发票算金额。另外对于新报销流程的不熟悉以及新系统的不完善性,也阻碍了年轻教工想尝试网上报销系统的信心。
4.2、 网上报销是一个单独的系统,未与财务系统衔接
网上报销系统仅仅关注报销业务本身,还没有兼顾之后的财务核算。报销完成后,会计人员还需要根据业务分类整理原始票据,分别编制会计分录、录入报销金额等。
5、 财务网上报销存在问题的解决对策
5.1、 加强网上报销制度的宣传与培训
财务处应积极主动地开展网上报销的宣传与培训,在学校干部中率先推行,宣传实施,领导干部带头实践。可联合学校信息处在机房以图文并茂的方式讲解具体步骤,各部门可选派相关人员参与培训,同时对网上报销制度提出意见建议。财务处人员要做好网上报销具体操作过程中的答疑工作,并充分听取教职工对网上报销系统提出的建议,从而进一步优化其可行性与操作性。
5.2、 完善报销系统与账务系统的对接
开发系统工作人员可以考虑网上报销系统生成的信息是否能按会计核算要求自动触发生成会计凭证,财务人员点击报销流程完成的报销申请,系统就会自动生成一笔会计分录。只有实现了两大系统的无缝对接,网上报销系统的数据才能真正意义上为会计人员所用,从而提高财务人员的工作效率,让财务人员有更多的精力转向管理会计方向。
综上所述,随着现在学校财务业务的不断增多,网上报销会越来越普及。它不仅节约了报销人员的时间,也缓解了财务处的压力,同时还强化了财务预算管理。虽然实际应用中产生了一些问题,但是经过我们去强化宣传和培训,去不断完善系统各种功能,相信在不久的将来,网上报销可以更好地为教职工和财务人员服务,确保学校财务管理工作更加有序地进行。
参考文献
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