摘要：2019年高校执行政府会计制度,在财务会计下要求按权责发生制合理确认本期收入和成本,这对高校合同管理提出了全新的要求。本文结合政府会计制度要求,分析高校合同管理现状,提出在新制度下高校合同管理建议。
关键词：政府会计,高校,合同管理
2019年1月1日起各高校正式执行新《政府会计制度》。这次改革的创新是在财务会计核算方面全面引入权责发生制,要求按权责发生制进行账务处理,强化财务会计功能,科学、规范、全面、真实的核算和反映单位真正的运行成本。权责发生制属于会计要素确认计量方面的要求,它解决收入和费用何时予以确认及确认多少的问题。这就要求高校财务人员改变以往的业务处理习惯思维,要对经济业务进行判断,合理确认当期收入和费用。一般情况下,高校重大经济事项都通过签订合同来进行管理。而在政府会计制度下要求按权责发生制确认收入和费用,提高合同管理的要求和质量就显得尤为重要。高校要根据制度要求对合同加强管理,为政府会计制度下的财务会计核算提供数据基础。
一、高校合同管理概述
在经济发展新时代,高校作为独立的法律主体,在与其他法律主体发生经济关系时,都会以合同的形式明确双方的权利义务,规范双方的合作行为,合同管理已成为高校管理的一项重要内容。高校的合同管理是指高校依据法律和法规,采取法律或行政手段,对合同关系进行组织、控制、协调与监督,以保护合同当事人的合法权益,妥善处理合同纠纷,防止违法行为,保证合同顺利实施等一系列管理活动的总称。根据高校经济业务类型,高校合同主要有工程类、采购类、合作类、资产处置类、融资类、服务类、其他类。高校合同的签订主要围绕人才培养和服务社会等方面。
合同已成为高校对外经济事项中最为重要的法律文件之一,加强合同管理,有利于高校依法订立并履行合同,维护高校自身合法权益,有利于促进政府会计制度的执行与实施,对依法治校、规范理财、科学管理意义重大。
二、高校合同管理现状
(一)合同管理部门缺失
高校一般没有成立专职的部门进行合同管理,基本都挂靠在学校办公室、审计处或法务部门等相关部门。一般由业务需求部门(执行部门)提出订立合同需求及拟定合同文本,再由合同管理部门管理。学校采购合同一般归到招投标办公室,合作类合同归到校企合作办公室,工程类合同归到基建后勤处,缺乏专业的归口部门对合同进行审核管理,导致学校合同无头或多头管理,合同签订事前流程混乱无序。
(二)合同管理机制落后
高校对外签订合同时,由业务需求部门(执行部门)提出,自主权利较大,而高校在合同订立、签署、变更、解除等环节的授权审批权限不清,未明确具体业务需求部门(执行部门)及所属业务分管部门的审签与执行责任,导致学校对正在执行的合同无法及时了解实时情况,财务人员更无法确认学校的收支成本。
(三)合同管理人员缺乏
很多高校合同管理人员一般由学校办公室、招投标办公室、审计处等部门人员兼任,高校采用合同方式参与市场经济的活动日益繁多复杂,这些兼职人员在处理好本职工作的同时,还要处理合同业务,无足够的能力和精力对合同进行管理,对合同管理的质量不高,更无法对合同提出财务核算信息数据要求。
(四)合同履行监管乏力
大部分高校还未形成合同的动态监督管理,各业务需求部门(执行部门)按合同流程订立合同后,没有相关的部门或人员对合同进行跟踪管理监督,对合同执行中的风险、质量无法控制,财务人员更无法掌握合同中付款或收款的条件和时间,按权责发生制进行确认就缺乏基础和信息。
(五)合同系统建设滞后
各高校都在推进数字化信息化校园建设,有各种信息化平台,但大部分高校还未建立自己的合同信息系统,也有少部分高校已建成,但合同系统还是停留在单机版状态,没有实现互联互通,合同系统只是用来编辑合同文稿及审签用途,系统没有实现与财务系统对接,对合同的收付款信息没有实现系统化,还需财务人员手工记录数据,无法真正实现权责发生制入账处理。
三、高校合同管理建议
(一)建立合同管理部门,完善合同管理机制
建立合同管理部门,进行合同的归口管理。合同管理部门需配备专业的法律人员、招投标人员、财务人员、审计人员。学校根据自身的业务特点,梳理合同类别,确定合同管理模式。根据不同的合同类别,成立合同管理小组,吸收相关业务需求部门(执行部门)专业人员成为临时组员,参与合同的签订、执行。建立健全合同管理制度体系,包括合同管理制度、合同审核检查制度、合同订立审签制度、合同授权制度、合同专用章制度、合同档案管理制度、合同履行情况评估制度等。强化合同管理机制,明确各环节职责权限,对合同进行全过程管理,确保合同履行。
(二)建立健全合同管理内控制度
在完善合同管理制度规范的基础上,加强各类合同的规范管理工作,明确责任主体,优化合同管理业务流程,深入分析合同管理业务流程中存在的风险点,并提出相应的风险管控策略,建立健全合同管理内控制度。建立合同岗位责任制,明确合同管理部门/岗位、合同执行部门/岗位、合同会签部门/岗位的职责权限。按照合同签订、合同审查、合同履行、合同文档管理等环节,明确不相容岗位互相分离、制约和监督。加强对合同文本的审核,严格按合同管理流程,审批在前,签订在后,避免因合同内容存在重大疏漏或欺诈而使单位的合法权益受到侵害。明确各类合同中关于合同期限、收(付)款的金额及时间(或条件)、质保期及质保金等基本信息,确保在合同文本拟定环节就为后期所有收付款按权责发生制登记入账提供实现条件。
(三)建立完善合同信息系统
为保证合同管理的质量和效率,高校需要建立和完善动态管控型的合同管理信息系统。从合同开始拟定到合同履行完成,通过合同信息系统实现。在合同信息系统中从拟定合同文本时,增加关于付款节点、金额、质保金内容,合同系统集成这些收付款信息,按照合同约定的时间和要求,自动产生收付款需求,后期由系统直接提取这些字段。合同管理归口部门将合同信息系统与财务管理信息实现对接,将字段信息数据实时推送至财务核算系统,财务实现对经济业务按权责发生制的入账处理,确保政府会计制度的有效执行。
(四)建立合同考核评价机制
建立对合同管理人员的定期培训和考核制度,对合同管理的成效进行奖惩。定期对合同管理人员和财务人员进行培训,更新知识体系,提高业务处理能力。定期对合同全流程履行管理情况进行分析并评价,发现管理疏漏及时修正解决,科学分析出现的合同风险成因,对于因单位职工失职造成的损失,应追究相关人员责任。对合同管理的成效纳入职工考核体系,作为职称评审、岗位竞聘的考核指标,提高职工合同管理意识,规范高校合同管理,提高合同管理质量。
参考文献
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