摘要：随着国内、国际环境日趋成熟、企业间竞争加剧, 对企业管理提出了更高要求。全面预算管理作为企业内部管理最有效的工具之一, 为企业战略—业务—运用管理打开了一扇大门, 对于实现经营过程的预测、决策、规划、控制、考评等职能, 提高企业经济效益的促进作用日益凸显。本文主要从如何实现预算科目与会计核算在实际工作中的一致趋同, 如何通过会计核算实现预算控制口径有效数据回归, 如何利用管理会计信息从整体上对预算有效分析等三个方面内容, 介绍全面预算与管理会计在SAP系统中的应用。通过全面预算管理, 实现企业降本增效, 为战略落地保驾护航。
关键词：预算; 核算; 管理; SAP;
一、全面预算与管理会计概述
全面预算是一种全过程、全方位的预算管理模式, 包括预算目标确定、预算编制、预算执行监控、预算分析、预算调整及预算考评等内容。作为强化企业内部管理的一种管理机制, 全面预算管理通过对企业未来经营活动的筹划, 对各类经济资源以及经营活动行为合理预测, 并进行全面控制和监督。管理会计是从传统会计中分离出来、着重为企业改善经营管理、提高经济效益服务的一个企业会计分支, 与一般的财务会计的工作职能不同, 其负责管理的事务更为繁杂, 除了需要熟悉企业的财务状况外, 还需要对企业各项基础业务进行了解。无论是预算管理, 还是管理会计, 均对企业持续发展有重要影响, 二者的结合应用不仅能够规范会计活动、提升财务管理职能, 而且还能提高企业管理效益、促进企业持续稳健发展。
二、全面预算与管理会计在SAP系统中的应用过程
(一) 实现预算科目与会计科目的一致趋同
预算是量化, 核算是校验, 二者是相互促进的关系, 但在实际工作中, 预算人员负责预算口径的数据管理, 会计人员进行具体业务核算, 由于核算时与相关业务部门对部分业务实质存在不同理解, 导致会计科目回归到预算科目时出现偏差, 或者实际执行的统计与账务不一致。而偏差的查找通常较为繁杂, 不能形成预算执行的有效回归。对此, 实际工作中首先将预算科目表和会计科目表梳理对照, 以现有预算科目为例, 大部分二级预算科目可以实现与SAP核算科目口径的匹配, 整体上二级预算科目口径大于实际SAP核算科目, 在不能完全匹配的情况下较容易按照会计科目进行归集, 但部分预算科目在进行有效的回归分析仍会遇到困难。以健康安全环保费二级科目为例, 根据完整的匹配表, 包含多个相关会计核算科目。在实际执行中必然导致核算与预算的差异。
对此, 增加了第三个维度的数据匹配工具, 在核算过程中对预算科目都使用唯一编号, 同时在预算启动申请表中填写此预算编号和预算科目。会计核算过程中根据相关预算启动申请表在SAP的核算功能分配字段录入预算编号, 通过按照预算编号的汇总统计功能, 实现了查看相同科目会计核算过程和预算编制初期的差异。
针对预算编制科目与会计科目实际核算中出现的差异, 后期逐步采取三种调整方式:一是增加二级预算科目下的三级预算科目, 以便于更好的按会计科目实现预算科目的归集;二是针对预算科目使用不准确的情况, 通过与业务部门沟通, 修改相关科目使用说明, 使预算科目使用更加科学;三是针对部分会计核算对业务理解实质有偏差的情况, 细化会计科目使用说明, 核算反映业务预算业务本质。通过上述三种方式的不断反馈, 修改, 落实、再反馈, 逐渐使预算科目与会计科目、业务部门使用预算科目与会计核算记账科目趋于一致, 为后续执行数据回归和考核打下了坚实的基础。
(二) 管理会计核算实现预算控制口径有效数据回归, 完善追踪机制
预算管理要求预算动用逐笔启动, 预算岗位对预算启动逐笔登记, 并与预算归口管理部门的统计台账逐月核对。少量业务存在批次启动情况, 对此在预算统计台账基础上通过会计数据的数据回归校验, 实现预算执行数据的准确统计和考核。预算的执行和考核主要划分为预算执行机构与预算归口管理机构两个维度, 即预算执行机构对预算执行最终负责, 预算归口管理机构负责在预算执行过程中对预算使用的监控、分析, 这就要求会计核算要从上述两个维度上的实现数据有效回归。
为实现在SAP系统内上述两个维度的数据归集, 一是建立以预算执行机构为最小单位的成本归集单元, 二是在归集口径上实现有效的数据统计。出于管理会计细化核算的需要, SAP成本中心设立的数量上明显大于预算执行单位数量, 但保证了所有预算责任单位都以一单独成本中心包含在现有成本中心设立之中, 并根据预算责任单位变动进行调整, 在SAP系统中不断新增相关预算责任单位。
项目管理以WBS为基本结构, 每个项目建立单独WBS, 又根据项目中的每一项任务在项目定义的下层细分结构, 从而实现了项目内部工作任务的细化归集。基于项目的WBS结构的另一个优势在于可以实现系统内工程项目全周期预算和工程项目年度预算的控制, 通过在系统内录入经审批的项目预算额度, 实现自动预算预警, 和超预算无法过账等功能, 提高了项目费用控制人员对预算的关注。
(三) 利用管理会计信息整体上实现经营管理的有效分析、控制, 建立预警机制
管理会计和预算控制除了要求在预算数据和实际数据的对比之外, 还需要针对问题背后的原因进行深度分析和挖掘, 也应该及时对管理者发出预警信息, 建立跟踪机制, 制定管理改进措施。实际工作中, 经营分析重点从发展能力、运用能力、风险管理能力三个方面进行日常追踪。其中发展能力主要为业务收入、成本同期对比, 经营费用同期及预算对比, 运用能力主要为流动性资产、负债的周转效率, 风险管理能力主要关注长期债务和短期债务的偿还风险。
对某项控制指标进行偏差分析时, 应从逻辑上理清各种内部经营和外部环境因素对立的影响, 落实具体解决方法。比如降低各项成本费用、提高净利润有若干个关注因素和关注指标、如果要改善其中一项、对应的措施是什么、谁来牵头、谁来配合、节省的量化目标是多少、负责的部门有哪些、负责部门具体的工作职责有哪些, 对应的人和流程是什么等。只有做到追根溯源, 预算监控和分析才不会流于形式。同时应该注意, 会计信息是否充分反映生产经营情况, 是否由于业务部门成本滞后或入账不完整等原因, 导致会计信息无法真实反映预算执行情况。
经营费用预算执行需要注意在全年度中的分配、以餐费、物业费、租赁费、各类服务费等为例, 在全年中应逐月或按季度均匀发生, 通过入账进度与年度预算的对比, 发现入账滞后或可能全年超预算情况, 及时反馈预算责任单位进行控制调整。
作为工程项目为主的大型建造企业, 需逐月进行工程项目成本进度与建造进度对比跟踪, 注意材料费、分包费按照权责发生制及时在SAP系统中入账、针对项目成本与建造进度偏差较大的情况, 需要与项目组全面沟通, 分析影响进度差异的因素、解决的措施, 未来预计差异的变化情况等, 在必要时需要对项目的成本责任制进行调整, 以更准确体现项目整体成本进度和收入结转。
三、取得的成效和未来发展方向
通过上述实际工作中对预算执行的严格控制, 实现了以管理促效益, 确保了战略落地和企业转型。一方面, 通过全面预算管理的实施和会计信息的利用, 做好事前计划, 事中控制、重分析, 想措施, 对预算执行过程中的偏差逐一攻克。在行业环境持续低迷、经济增长面临较大的下行压力情况下, 保证了收入的增长和利润总额的相对稳定。另一方面, 在严格预算执行、强化预算考核的要求下, 各预算责任单位高度重视降本增效工作, 外拓市场、内控成本, 进一步优化资源配置, 提升资源有效利用率。在后续工作中, 将继续推进预算管理与战略计划全面整合、实时的绩效监控与预测、预算管理嵌入日常经营决策的事前、事中、事后的全过程, 确保企业远期战略目标稳步推进与实现。
参考文献
[1] 管理会计之全面预算与财务会计核算的融合研究[J].陈小培.消费导刊.2017 (20) .
[2]浅谈企业全面预算管理及与战略管理会计的结合[J].李红广.商场现代化.2018 (4) .
