摘要：企业集团对会计信息交换与整合, 存在着报表级、账簿级与单据级交换与整合的需求。企业集团可以通过分别对同构系统和异构系统采取不同的信息交换与整合技术, 以适应其会计信息系统现存模式。同构系统可以在现有系统框架内, 以其内在的交换功能进行“无缝”的信息交换与整合;而异构系统则应采用一定的数据接口进行有缝连接, 其中XBRL是会计信息交换与整合的最新技术, 目前已在报表层次上有成熟应用。
关键词：企业集团; 会计信息; 交换与整合; XBRL;
企业集团是经济迅速发展和市场日益竞争的产物, 为了适应市场变化和保持竞争力, 通过兼并、重组等扩张方式所形成的。企业集团与其他单一企业相比, 具有管理多层次、经济多元化、结构多样化、行业多元化、布局分散化等特点。由于大部分的企业集团在形成时财务信息系统没有总体规划, 成员子公司财务信息系统不一致, 财务和其他业务系统应用参差不齐, 各成员子公司系统之间不联网, 造成了集团企业成员子公司之间会计与管理信息系统信息资源集成度低, 信息不能共享, 内部形成多个“信息孤岛”。面对当今竞争日趋激烈的环境, 企业集团需要更全面、更准确、更及时的会计信息支持, 会计信息交换与整合的重要性日益凸显。因此, 需要在现有会计信息系统应用基础上进行集团内跨企业的信息交换、整合与共享, 为集团决策提供更具相关性的会计和管理信息。
一、企业集团会计信息系统模式
(一) 企业集团会计信息系统模式
会计信息系统是企业集团信息系统的重要组成部分, 其模式主要由该企业集团所采用的财务管理模式决定。其职能是借鉴各种会计规则和方法, 加工来自企业集团各项生产经营活动中产生的数据, 产生和反映会计信息, 以辅助会计信息使用者利用其做出正确的决策, 提高企业集团的经营效率。目前企业集团会计信息系统模式主要分为三种类型:
1. 集中式会计信息系统模式
该模式的主要特点是企业集团对其会计信息系统进行统一规划和建设。企业集团总部和成员子公司统一使用相同的会计信息系统软件, 形成相同的会计信息系统平台, 构成同构系统。企业集团总部统一建立账套, 各成员子公司在该账套里统一处理、加工会计数据。
2. 分散式会计信息系统模式
采用分散财务管理模式的企业集团其信息系统模式一般对应的也是分散式会计信息系统模式。该模式的主要特征是企业集团对其会计信息系统没有严格的统一要求和规定, 各成员子公司有完全的主动性, 可以根据其实际情况采取适合的会计信息系统, 即各成员子公司自行规划和建设会计信息系统。
3. 一定程度的分权会计信息系统模式
该模式的主要特征是企业集团对其会计信息系统有一定程度上的要求和规定, 成员子公司有一定的自主能动性, 可以在符合该要求和规定的基础上, 对自己的会计信息系统进行规划和建设。
(二) 企业集团信息系统的特殊性
为了提高会计信息的处理效率, 在市场中获得竞争优势, 目前我国企业集团都在一定程度上建立了自己的会计信息系统。与普通企业相比, 企业集团对会计信息系统有着不一样的要求。企业集团的会计信息系统的特殊性主要有以下几个方面:
1. 具有跨地域性。
由于企业集团成员子公司分布在不同地方, 导致企业集团建立会计信息系统成本高。同时成员子公司根据自己的实际业务情况, 对会计信息化需求程度不同, 这也增加企业集团统一规划会计信息系统的难度。
2. 会计数据来源不同。
企业集团成员子公司大部分都拥有独立的会计信息系统, 构成企业集团的异构系统, 导致了会计信息系统间不能有效地进行共享和交换活动。由于成员子公司的会计科目设置、总账设置等不同, 造成同样含义的会计信息因为来自不同的会计信息系统, 表示的含义不同等问题, 造成企业集团间数据冗余, 增加了企业集团统一管控的难度。
3. 会计信息系统结构分散。
企业集团的会计信息系统的规划和建立时间比较长, 一般都需要几年的时间, 这容易导致企业集团会计信息系统结构分散。同时由于企业集团间各个部门会根据实际情况开发其他信息系统, 如生产经营系统、人力资源系统, 这些系统的语言、平台和技术等不同, 进一步加剧了企业集团信息系统结构分散的程度。
4. 对会计信息系统要求高。
由于企业集团成员子公司分布在不同的行业, 业务繁多且复杂, 要求企业集团的会计信息系统具有适用性和扩展性等特征。大型企业机构庞大, 业务复杂, 对系统要求高。同时由于目前的会计信息系统不受企业重视, 将其定位于服务其他生产经营部门, 使企业集团会计信息系统处于被动的位置, 很难达到适用性和扩展性的高度。
二、企业集团会计信息交换与整合的需求
由于企业集团的成员子公司分布在各行各业, 其经营业务繁多且复杂, 其对会计信息系统的需求不同, 导致企业集团的会计信息系统无法统一规划和建设。成员子公司的所使用的会计信息系统软件、平台、技术等不同, 企业集团间会计信息交换困难, 这也导致了企业集团会计信息不对称, 在会计信息处理、加工、传送等环节上存在多个“信息孤岛”现象。由于以上原因, 增加了企业集团管理和控制成员子公司的难度, 导致了企业集团无法按需求获取及时全面的会计数据, 无法及时了解成员子公司的财务管理状况和对其做出指导。因此会计信息交换和整合是企业集团亟需解决的难题。其中会计信息交换与整合的内容贯穿于整个会计处理流程, 上至财务报表、总账和明细账等, 下至记账凭证和最原始的单据等。
(一) 报表的交换、汇总和合并
企业集团需要建立强大灵活的财务报告管理系统, 可以轻松实现汇总、合并功能。企业集团总部按需求设置统一的财务报表格式模板, 并对该报表的格式及各公式统一进行锁定下发给其成员子公司, 其成员子公司根据企业集团要求和规定, 按照其实际财务情况进行填制和提交。在这种情况下, 可以在很大程度上保证了会计信息数据的真实和准确性。同时该财务报表模板还应该具有查询、搜索和分析的能力, 这样企业集团可以对成员子公司上报的数据进行进一步分析, 提高其经营效率。但是目前大多数企业集团的财务报告管理系统是通过其成员子公司按要求上报月末报表、季度报表和年度报表进行简单的汇总, 形成整个企业集团的合并报表。由于各个成员子公司财务报告的格式、要求不同, 很难保证会计数据的真实性和准确性, 这导致了企业集团无法及时、全面的掌握其成员子公司的财务管理状况, 无法对企业集团的资源进行有效地整合和配置。
(二) 账簿互访和联合账簿查询分析
企业集团通过成员子公司上交的财务报告无法查询某种业务的成本费用及利润等, 这时企业集团就需要在成员子公司会计信息系统里按照要求自定义各种条件进行联合账簿查询等。但是由于大多数的企业集团成员子公司分布在各地, 具有跨区域性, 其成员子公司的财务数据存放在其本地。目前大多数企业集团还没有一套完整的会计信息交换与整合机制, 这就导致了企业集团主要通过简单的财务报表来了解成员子公司的财务状况, 无法查询成员子公司的总账和明细账簿等。这增加了企业集团管控的风险。
(三) 单据交换与业务整合
为了更好整合和配置企业集团资源, 企业集团各成员子公司间有业务往来的需要原始单据信息交换。企业集团根据财务报告和会计账簿信息, 需要根据表账联查到各成员子公司最低层的会计数据, 如原始单据。但是目前我国企业集团缺乏对于原始单据的交换与整合机制, 成员子公司的会计原始单据都存放在其会计部门, 原始单据几乎不存在交换与整合。
三、企业集团实现会计信息交换与整合的技术手段
(一) 会计信息系统的企业集团同构系统下无缝交换
企业集团及其成员子公司所使用的会计信息系统软件、数据库平台 (版本) 及用户信息设置完全相同的系统, 称为绝对的同构会计信息系统。即使在同一个企业集团同构会计信息系统下, 由于各个成员子公司在日后的运行情况不同而导致数据的细微更改或本地信息配置调整等因素使会计信息系统能实现数据交换和合并的数据没有错误, 需要确保完全相同的核算体系, 如账户结构、会计方法、文档类型定义等相关参数完全相同。满足上述标准, 可使用无缝交换对接 (1) 。
(二) 企业集团异构系统间会计信息交换与整合的技术手段
企业集团从成立之时, 就开始对会计信息交换与整合产生了需求。随着时代经济的发展, 会计信息交换与整合对于企业单位来说日益重要, 其必然需要相关的技术和解决方案来支撑。首先早在20世纪70年代, 有运输业务往来的伙伴之间通过EDI技术交换其系统业务的信息数据。具有业务往来的单位使用的会计信息系统软件想要搭建一个会计信息资源共享平台, 就必须通过数据接口来实现。其次在如今国家证监会规定上市公司必须上报基于XBRL规范的财务报告, 这就统一规定了上市公司的会计信息系统软件需要通过XBRL数据接口来实现报表格式的改变。再者由于企业集团成员子公司采用的会计信息系统软件、数据平台、技术不同, 需要数据接口进行会计信息数据交换与整合。下面主要介绍几种主流的会计信息交换的方法和标准。
1. 电子数据交换
电子数据交换 (Ectronic Data Interchange) , 简称EDI, 是在具有标准化业务的合作业务往来单位种传播的电子信息手段, 在1970年左右最先出现。如往来交易中的销售清单、货运单等数据交换。EDI的技术使纸质物理单证逐渐被电子数字单证所代替, 可以使不同用户的信息管理系统之间实现数据交换。随着经济发展和技术的创新, 已发展为以往来交易票据交换为主, 以财务信息交换为辅的表现形式。
2.《财务软件数据接口标准98-001号》
二十世纪90年代初各种新兴的会计信息系统软件陆续被开发出来, 由于各开发商所使用的语言、数据及技术等不同, 使不同企业间会计信息交换与整合困难。因此, 我国有关部门于1998年发布了标准文件《财务软件数据接口标准98-001号》, 是中国首次规定了不同会计信息系统软件间交换的接口和类型, 但由于各种各样的原因, 此标准并未受到大力的推广和使用。
3. 国家《信息技术会计核算软件数据接口标准》
国家标准化管理委员会发布了《信息技术会计核算软件数据接口标准》, 要并于2005年1月1日起全面使用运行。其文件规定了数据的格式、内容等方面, 文件发行后, 得到了进一步的推广和使用, 大部分的财务核算软件都能实现数据转换的功能。
4. XBRL可扩展商业报告语言
XBRL (可扩展业务报告语言) 是一种基于XML语言的应用程序和方法, 用于处理当前信息交换中的非结构化信息, 特别是会计数据信息处理。XBRL在财务信息管理应用中, 可以实现企业间的不同会计信息交换和互操作性。深圳证券交易所和上海证券交易所一起开发了我国财务报告的XBRL分类标准和格式标准, 并在上市企业已使用推广。目前, 大部分的财务核算软件已运用此技术实现不同会计信息系统间的信息交换与整合。
5. SAP HANA (2) 云集成
SAP HANA提供了一种让企业在业务处理中, 可以借助海量的信息资料分析业务运营的最新技术。企业可以抓取所有数据源的全部交易和分析数据, 并通过SAP HANA来探索和分析。用户可以通过SAP HANA的视图形式明了的查看运营数据的分析信息。并且SAP HANA可以提供将外部数据添加至分析模型中的功能, 并可以将其整合到整个企业的数据当中。SAP HANA提供灵活、经济、迅捷、实时的方法管理大量的数据。利用HANA技术, 企业可以减少多个数据仓库、操作和分析系统的运行数目, 从而降低了相关的硬件和维护成本。SAP HANA提出的内存技术, 并以此来衍生和推广的应用程序, 支持更迅捷更贴切客户需求的业务应用, 如:规划、预测、运营业绩和模拟解决方案等等。
四、结论与展望
集团内跨企业的账簿与单据交换与整合将是未来一段时期的发展重点。XBRL账簿分类标准以及同构系统的内部整合的应用与发展, 将使得更广泛的集团内跨企业信息交换、流动、整合与共享达到更高水平。随着有关理论和实践的进一步发展, 企业集团会计信息系统将在集团管控中扮演越来越重要的角色。
参考文献
[1]Bartley, Chen, Taylor.Avoiding Common Errors of XBRL Implementation[J].Journal of Accountancy.2010.
[2] GB/T19581-2004国家审计署-信息技术会计核算软件数据接口标准[S].北京:中国标准出版社, 2005.
