摘要：本文以A高校为例, 对高校合同管理现状进行归纳, 分析存在的问题及成因, 基于管理会计视角从信息化建设、预算管理、税务筹划和会计职能转变等方面提出改进建议, 以期规范高校合同管理, 降低风险, 提高效益。
关键词：高校; 合同管理; 管理会计; 预算管理;
一、加强高校合同管理的意义
为了进一步提高行政事业单位内部管理水平, 规范内部控制, 加强廉政风险防控机制建设, 根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定, 自2014年1月1日起, 财政部印发《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》。该《规范》分总则、风险评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制、评价与监督、附则。合同管理是单位经济活动业务层面内部控制的重要内容。随着高校事业的快速发展, 合同管理在高校内部管理中占据了越来越重要的地位。合同管理的有效性决定了高校经济法律风险控制的有效性, 促进高校完善内部控制体系, 有利于提高高校整体管理水平, 保障高校的合法权益和经济利益。
二、A高校合同管理现状
A高校是综合性大学, 学科门类较齐全, 涵盖文、理、医、工四大学科领域;多地办学, 校区分散。近年来教学科研事业发展迅速, 收支预算规模扩大, 国际影响力增强, 与多个国家和地区的学校签署了校际合作协议。基于A高校办学特点, 合同管理涉及领域广泛, 种类繁多, 内容复杂。
(一) 现行制度
2016年《A高校合同管理办法》发布实施, 明确了学校合同管理实行统一授权、分级审批、归口管理、部门会签、执行部门负责、合法性审查及全过程监督的工作机制。合同管理机构包括合同主管部门、归口管理部门、执行部门、监督部门。合同类型包括合作办学合同;科研技术合同;聘用合同、劳动合同;建设工程合同;采购合同;修缮合同;赠与合同;委托合同;租赁合同;供用水、电、气、热力合同;其他类合同。要求归口管理部门根据业务管理权限对各自职责范围内的合同事项进行业务审查。
(1) 涉及人事、人才事项的, 由人事、人才部门审查;
(2) 涉及人才培养、培训事项的, 由本科生教育部门、研究生教育部门及继续教育管理部门审查;
(3) 涉及科研工作事项的, 由科研部门审查;
(4) 涉及国际合作与交流事项的, 由国际事务部门审查;
(5) 涉及资金事项的, 由财务部门审查;
(6) 涉及资产事项的, 由资产管理部门审查;
(7) 涉及修缮事项的, 由后勤部门审查。涉及其他事项的, 按照职责范围及管理权限由其他相应归口管理部门审查。
(二) 合同审核流程
(1) 学院 (部门) 提交合同及相关资料送审;
(2) 归口管理部门负责将重大合同报校长办公室法律事务办公室进行合法性审查;对职责范围内合同的审批及合法性审查, 并实行统一分类和连续编号、建立合同台账;
(3) 学院 (部门) 负责合同及时全面的履行, 办理合同履行过程中的变更、解除、终止及验收;
(4) 财务部门负责办理结算业务, 进行账务处理时应当按照合同约定付款;
(5) 监察部门主要负责在合同签订、履行和管理中, 对违反本办法规定给学校造成损失的负责人、责任人的监督、执纪问责。审计部门主要负责对合同签订、履行、验收等环节及管理过程中的审计监督, 发现问题及时提出整改意见。
(三) 实施情况
因发文部门宣传力度不足, 很多教职工不知道该文件的发布及实施, 存在学院和科研项目负责人未经学校授权、盖学院公章签订合同的情况。各个学院和项目负责人自行签订合同并已经执行, 只有在到财务部门报销或借款时, 才得知合同管理制度相关条款的要求。因报账时依据的合同未经过学校授权审批而无法付款, 老师们只能重新按照流程履行合同签订审批手续, 导致老师们误认为财务部门刁难, 报账手续繁琐, 激化了矛盾。
三、A高校合同管理中存在的问题
(一) 合同预算管理缺失
管理层对预算编制的重视程度不足, 监管力度差, 财务部门与合同执行部门、归口管理部门信息不对称, 合同管理与预算管理和收支管理严重脱节。财务部门参与合同审核的人员与负责报销审核的人员沟通不足, 导致财务报销审核人员不了解合同的签订执行情况, 与合同管理脱节。
(二) 合同管理制度和流程有待完善
现有的合同管理办法侧重宏观的指导性意见, 各个环节的实施细则不够细化, 审批流程复杂, 效率低。合同管理机构 (合同主管部门、归口管理部门、执行部门、监督部门) 都没有制定详细的实施细则, 老师们在合同签订执行时无据可依。合同签订流程复杂, 从提交到各个环节审核、批复, 流转时间没有限制, 例如一份设备租赁合同从申请人提交到签订完成, 历经18天、五个部门间的35次OA流转。老师们无法预计合同审核通过需要的时间, 严重影响到下一步教学科研工作的进行。
(三) 归口管理部门分工不明确
例如老师签订出版合同时, 按照支出的经费性质划分归口管理部门, 从院部运行经费支出时由学校法律事务室审核;从科研经费支出时由科研部门审核。如院部运行经费和科研经费各负担一半出版费时, 则易出现两个归口部门相互推诿。同类型的合同, 有时归口学校法律事务室审核, 有时归口科研部门审核。不仅老师们无所适从, 也造成管理部门权限和业务重叠, 疲于解释、协调, 降低了工作效率。
(四) 归口管理部门监管不到位, 合同签订的审核流于形式
由于相关制度的缺失, 归口管理部门缺乏监管的动力和压力, 每天审核合同数量多、类型多, 工作量大, 合同审核和监管职责流于形式, 在签订合同时不严格审核条款, 不审核该业务是否有预算, 资金来源是否有保障, 只负责盖章, 导致出现采购验收完成后无法入账的情况。归口管理部门甚至引导经办人拆分合同, 化整为零, 低于财务要求必须附合同的报销金额就可以不签订合同直接购买, 以减少合同签订审核工作量并逃避应承担的监管责任, 学校的权益没有保障, 无法有效降低合同风险。合同执行过程的监管缺失, 例如一份委托加工合同签订后, 由提交部门负责执行, 财务部门按照合同条款付款, 归口管理部门对加工进度、产品数量质量验收等方面不再跟踪监管。归口管理部门对合同的执行进度不跟踪, 对执行结果不验收, 存在签订虚假合同以套取资金的风险。
(五) 对合同的税务筹划不重视
在全面营改增的形势下, 由于缺乏对高校作为增值税纳税人身份的认识, 在签订合同时, 没有认真核实对方的资质、信用和履约能力, 未能全面考虑税务筹划问题, 结算条款普遍语焉不详。如有的采购合同签订后完成验收, 到付款时出现供应商不能开具合规发票, 用其他公司发票代替的情况;或是有的供应商不接受对公转账, 要求支付给个人账户的情况。合同中对付款进度、开具发票的种类和时间条款约定不严谨, 对赔偿金和违约金的约定不详, 有的条款明显有失公平, 如某学院因50名学生要到外地实习, 与交运公司签订租车合同, 约定提前2个月预付全部车费, 没有具体的赔偿金和违约金条款, 只写“出现纠纷协商解决”, 不能有效保障学校权益。
四、高校合同管理改进建议
(一) 建立合同信息化管理系统
财政部发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》明确, 信息化是支持管理会计理念与方法落地、支撑管理会计功能发挥及价值实现的重要手段和推动力量。建立合同信息化管理系统, 进行合同管理与预算管理、财务报销等数据信息对接, 实现全校范围内合同管理的网络化、自动化和信息共享, 最大限度的减少合同管理过程中的信息不对称现象, 以保证高校合同管理的正确决策。财务报销时自动调取系统中的合同信息, 按照合同预算、招标采购结果、执行进度、各管理部门的验收结果等进行结算, 提高信息准确率, 提高财务结算效率, 减轻经办人奔波于多校区多部门之间盖章签字请示验收等环节的负担。
(二) 完善制度, 再造流程
一是学校管理层应重视风险控制, 组织完善合同管理制度体系, 各个归口管理部门制定实施细则, 明确权责范围。二是简化合同管理流程, 减少反复流转的环节, 以减少经办人因逃避繁琐流程而拆分合同的现象。三是加强执行力, 对不作为的部门、管理缺失的环节重点监管整改。
(三) 实施合同模板管理, 建立合同示范文本库
组织专业人员制定合同模板, 细化财务结算条款, 明确付款进度和付款方式、质保金条款;明确供应商开具的增值税发票类型、时限、供应商银行账户;发生退货时, 约定开具红字增值税专用发票;约定合同标的发生变更时发票的开具与处理等。关注国家税务政策, 按照新制度要求及时修订补充合同模板中涉及财务结算问题的条款, 如2017年7月1日起国家税务总局通知简并增值税税率结构, 取消13%的增值税税率;要求取得增值税普通发票须填写税号, 否则不能税前扣除。
(四) 财务会计人员转变观念, 工作重点由单纯的报销核算转向管理分析, 更好的发挥管理会计的作用
将合同风险控制和防范的关口前移, 与各个归口管理部门配合, 例如在采购合同签订环节提前审核供应商的工商税务资质, 在合同中明确供应商开具增值税发票的法律义务与风险责任。将会计管理和服务的工作前移, 力求财务管理精细化, 为教学、科研业务合同的全面预算、税务筹划提供参考。
参考文献
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