摘要：随着信息技术的快速发展, 人们的工作和生活方式都发生了很大的变化, 工作效率越来越高, 信息越来越准确和完善, 企业会计档案档案管理系统就是其中一项重要的应用。本文对建设企业会计管理系统的重要意义进行了分析, 对如何建设系统的数据库进行了研究, 并提出一些建议, 希望对企业会计档案管理有所帮助。
关键词：企业; 会计档案管理; 数据库建设;
企业的会计档案是指记录和反映企业各项经济活动发生情况的会计凭证、财务报告、会计账簿等会计核算专业资料, 它是企业已发生的经济业务的证据和史料, 是检查和考核企业过去经济活动的重要依据, 也是企业做出决策的重要参考, 因此, 它是企业的重要档案信息, 对企业的发展有着重要指导作用。在过去的时代, 企业都是手工帐, 在当时有重要的记录作用, 但到了当前信息化时代, 纸质会计档案已经难以满足公司企业发展的需求, 多数的企业都在建立或已经建立信息化的企业会计档案管理系统, 否则就会制约企业的发展。
一、建设企业会计档案管理系统的意义
(一) 提高工作效率
随着企业的发展, 各种经费和金额都在逐年增加, 各类票据的记录、查询、复印工作量也在增加, 传统的纸质企业会计档案使得这些流程变慢, 归档、查阅的难度变大, 限制了企业的会计档案利用效率, 也就会影响其他相关部门或人员的工作效率。而通过企业会计档案管理系统, 利用计算机对这些会计档案进行归档管理, 能够尽快地提取相关信息, 为企业决策提供最准确、最全面的信息支持。
(二) 提高会计档案的保管和使用期限
企业的会计档案保管都有一定的期限, 有的是定期, 有的则是永久保管。在实践工作中, 如果还是使用纸质会计档案, 随着时间消逝会计档案上的一些字迹会逐渐淡化, 变得模糊不清, 就有可能被别有用心的人钻了空子, 造成企业财务上的损失。而通过信息化的会计档案管理系统则可以保证这些凭证、发票信息不受损, 不会因时间变化出现信息失真, 大大提高了会计档案的保管和使用期限。
(三) 提高会计档案的安全性
企业的会计档案中包含了各种凭证、报表、账簿等专业资料, 由于人员或办公的变动, 会计档案会有一些调用、交接的过程, 在这些过程中有可能造成这些凭证或账簿的损坏或遗失, 造成会计档案失真。而通过信息化的会计档案管理, 则可以将这些凭证、资料备份, 不会轻易出现损坏或遗失, 而且管理人员可以设置查询权限, 由专门的人员进行管理, 避免了会计档案信息泄露, 提高了会计档案的安全性。
二、企业会计档案管理系统中的数据库建设
(一) 加强对企业会计档案管理系统数据库建设的重视度
企业领导应重视会计档案管理系统的重要性, 重视其数据库的建设, 加大在此方面的管理和研发资金投入, 建立高效、安全、完整的会计档案管理系统, 并根据法律要求和企业规范制定相关管理制度, 促使档案管理更加规范、合理、合法。
(二) 合理利用档案管理理论进行档案数据库建设
档案管理的最终目的是为了使用, 信息被人利用并据此作出相关判断和决策, 所以档案管理工作最主要的目的就是档案信息的保管和快捷提供, 因此建设档案管理系统数据库, 要提高档案入库效率, 避免不同级别之间重复录入, 提高录入的效率, 另一方面是要提高档案的传递效率, 通过邮件。远程检索查询等方式实现信息传递和共享, 使档案信息的利用突破了时空的限制, 提高了利用效率。在进行会计档案信息录入和提取时, 要将档案管理理论和信息技术结合, 合理分类, 设置高效的检索目录, 使信息能够快速、准确入档, 方便、快捷查询, 这样才能提高工作的效率, 提高会计档案信息的利用率。
(三) 根据实际情况采用科学的会计档案数据库建设方式
随着企业的发展, 各种凭证、发票、科目会不断增加, 所以在开发建设会计档案数据库时一定要考虑数据量的增加和数据库的发展趋势, 能够对数据库进行更新换代或版本升级, 使得数据库能够满足相当时间内的工作需要。另外企业会计档案数据库的建设是为了更好地管理和利用这些信息, 所以建设数据库时管理系统应设置之中或多种数据转换模式, 使得这些数据信息能够在不同的软件进行传递和共享, 而且会计档案管理系统设置的数据库应具备远程查询、操作功能, 具有相应权限的人可以实时进行管理, 保证企业会计档案信息的及时、高效。
(四) 确保会计档案数据库的安全性和保密性
企业的会计档案信息是企业资金业务流动情况的记录和证据, 因此具有一定的隐秘性, 因此在建设数据库时一定要确保会计档案数据库的安全性和保密性, 而网络中存在的安全问题则成为了会计档案管理系统最大的威胁。作为会计管理系统的使用者、管理者、文件的形成者, 必须重视也有责任做好安全保密工作, 其可以采用加密技术、防火墙、电子印章等先进的信息技术来保障数据库信息的安全, 同时还要做好数据库信息的备份数据, 防止数据信息被恶意修改或破坏。在信息时代, 网络各种病毒攻击是计算机安全的主要隐患, 病毒侵蚀系统、破坏数据、机密泄露事件时有发生, 档案系统管理人员应时刻关注病毒的变化, 及时升级防护软件、杀毒软件, 做好会计数据库的安全保密工作。除了技术上的安保工作, 还应制定规范操作制度, 杜绝因个人原因造成数据库信息破坏或泄露。
结束语
在信息化时代, 企业必须建设会计档案数据库, 并保证会计档案信息的准确性、安全性、保密性, 才能提高工作效率和信息的利用率, 及时掌握会计档案信息并作出决策和调整, 尽快地适应社会发展需求, 从而促进企业不断发展壮大。
参考文献
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