摘要：随着以办公自动化、社会信息化为核心企业档案管理模式的深入发展,会计档案管理工作也发生了变化,手工的会计档案管理已不适应会计电算化的需要。为了适应会计工作规范化、信息化的客观要求,必须加强会计电算化系统的档案建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,提高会计档案管理工作水平,更好地服务于企业经济建设。
关键词：企业; 会计档案; 管理;
会计档案是企业重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查和评定过往年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。企业领导要了解企业状况、预测经费开支、制定企业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是企业必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义和法律意义。因此,加强会计档案管理信息化是企业电算化改革和发展的客观需求,是时代发展的必然,是会计档案管理的方向。加强会计档案电算化的管理可以促进财务管理水平的提高,使会计档案管理工作更好地为企业经济建设和经济体制改革服务。
一、会计电算化的特点
(一)数据处理方式发生了变化
在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。
(二)数据记录方式和保存介质发生了变化
手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是纸质介质,保存纸质介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是磁盘,属于磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。
二、电算化会计档案的内容
(一)纸质会计档案
指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案,包括会计凭证、会计账薄、财务报表,财务分析报告等,也包括保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
(二)非纸质会计档案
指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的,只能以电子数据状态保存的会计数据,包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。
(三)会计档案的数据库和信息网络建设
会计档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作应建立在此基础之上。传统的档案大多以纸质为载体,实现档案管理的信息化则必须向数字化档案管理转变。在财务档案数字化的基础上,建立企业财务档案数据库,按照企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,数据库一经建立,立即着手数据的录入,将企业财务档案资料都录入计算机。
建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务、上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性,另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源、提高财务档案管理的能力和质量。
三、如何做好电算化会计档案工作
(一)电算化会计档案收集
所谓电算化会计档案的收集是指在一定时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以备计算机硬件系统损坏后可在最短的时间内以最小的损失恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
(二)电算化会计档案的管理及保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且在每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
(三)电算化会计档案的整理与利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位以及一些部门,甚至某一区域过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出一系列适合自身企业发展的行为规范,有益于改善经营管理、提高经济效益。还可以利用会计电算化的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现电算化会计档案的再利用。随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时只需在另一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
综上所述,实行会计电算化之后,除了日常的事务之外,还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范等。我们有理由相信会计电算化档案管理一定会更出色,会计电算化事业也将蒸蒸日上。
参考文献
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