摘要：随着近年来科学技术的发展,电子计算机技术的在各行业中的应用也越来越普遍,提高了工作效率。然而,会计电算化系统仍然存在一定的不足之处,为利用会计电算化系统进行舞弊的不良行为留下了可乘之机。因此,必须进一步加强会计电算化系统舞弊的防范与控制。本文通过借鉴国内外对会计电算化系统舞弊行为的研究,分析会计电算化系统舞弊的的动因,特征,进而来探讨会计电算化系统舞弊行为的防范与控制措施,从而规范会计电算化系统在会计信息处理中的应用,更好地发挥其作用。
关键词：会计电算化; 舞弊; 防范; 控制;
一、前言
随着我国科技的进步和经济的快速发展,会计电算化在公司财务管理中的应用日益受到人们的重视。会计电算化是公司财务管理的一个重要组成部分,直接关系到公司的经济效益,会计电算化系统的一些违规操作必将最终影响到企业的经营成果和经济效益。因此,必须加强会计电算化系统舞弊的防范与控制,保障企业的合法经济利益。近年来国内外不少学者从多个角度对会计电算化进行了深入研究,目前国内学者对于防范电算化系统舞弊总体研究较多,目前已有的理论主要是对电算化会计信息系统与传统手工会计信息系统的差异进行比较分析,从而总结出会计电算化对内部控制的新要求,但是关于会计电算化舞弊行为的防范与控制研究较少。因此,本文分析了会计电算化舞弊的动因,并以此为基础提出了相应的会计电算化系统舞弊的防范与控制,一方面为新时期的会计电算化管理研究提供新的研究思路,另一方面还可以为中国企业进行会计电算化管理提供一定的借鉴。
二、会计电算化舞弊的特征及手法
1、对会计数据直接篡改。
舞弊的手段有多种多样,有些会计人员直接修改输入计算机的数据源,以达到舞弊的目的。如篡改数据,数据要经过采集、记录、传递、编码、检查、核对、转换等环节才进入计算机系统,任何与之有关的人员,或能够接触处理过程的人员,都有可能篡改数据。采取的主要方法就是通过输入虚假的会计数据,以达到其虚增利润的目的。
2、操作输入中的数据。
舞弊者利用电算化会计系统中数据存在形式的改变,数据修改不留痕迹的特点,通过增加虚假账目、修改账目、删除账目等手段进行舞弊。在计算机操纵下,可以事前输入非法信息,事后抹去伪造部分,使之不留痕迹,这是最常见的一种舞弊方法。
三、会计电算化舞弊的动因
1、会计软件数据的实时共享性差。
以中国南方电网通海分公司为例,2015年4月中国南方电网通海分公司在购买财务软件时,缺乏对综合信息管理的全面考虑,购得软件仅在财务部门内部运行流畅,在与其他部门之间进行数据传输时经常出现连接不当以及中断等问题,既影响了公司对财务信息的正常统计,又增加了会计电算化舞弊行为发生的隐患,对公司的正常运行极为不利,后经过公司内部的调试,在2015年7月份配备了适用于公司综合办公需要的财务软件系统。根据这一实际情况分析,如今许多企业采用了计算机的联网管理,无论是领导人还是其他各个部门需要信息,均要在网络中给予传输,因此财务部门会计电算化实现实时共享是非常必要的。但是一些企业在购买财务软件时,单一考虑了财务部门工作的需要,没有从综合信息管理的总体要求出发,只保留在单个用户级的水平上,导致了其他部门和财务部门信息的中断,不能通过网络有效地共享财务部门的数据库资料,不能真正满足信息时代对信息处理和传输的要求。
2、操作管理制度和系统维护管理制度不健全。
以中国南方电网通海分公司为例,中国南方电网通海分公司虽然在2012年公司成立之初就设置了相关的操作管理制度和系统维护制度,但是一直以来缺乏有效地管理,执行不力没导致会计电算化难以顺利实施。而且,由于内部管理制度的缺失,容易造成会计电算化的管理和实施出现问题,增加会计人员的工作量,降低会计信息处理效率。根据中国南方电网通海分公司的类似情况分析,会计电算化的顺利实施与完善需要企业内部会计人员、操作人员以及系统维护人员的共同参与,因此必须在企业内部建立健全与会计电算化相匹配的专业操作管理制度和系统维护管理制度,金玉不约束和规范会计电算化的相关行为,促进会计电算化的优势得以充分发挥。
3、财会专业人员计算机知识欠缺。
会计电算化是一门综合的学科,它涉及到会计和计算机两种专业知识,因此对使用者的素质要求更高,要求相关的会计工作人员不但要具备专业的财务专业技能,还要熟练地掌握计算机信息技术。首先,中国南方电网通海分公司在岗的老会计人员具有丰富的会计信息处理经验,但缺乏计算机方面的知识,而这部分人员虽然经过计算机等级培训,但与实际操作要求还有较大差距,难以迅速地解决会计电算化系统中遇见的异常情况,只能按照固定的模式操作,缺乏维护能力,难以胜任用计算机处理会计业务的工作。其次,中国南方电网通海分公司对会计人员的培训和考核缺乏系统性和专业性,会计电算化综合性人才的短缺影响会计电算化的进一步发展。因此,就造成了会计电算化人员匮乏,实际利用会计软件水平的能力有限,从而不能真正高效的利用会计电算化系统。
四、会计电算化舞弊的防范措施
1、完善电算化会计软件。
我国市场上的会计软件种类较多,且质量又参差不齐,因此企业在购买会计软件时,一定要综合考量,尤其是会计软件的保密性与安全性。我们要检查会计软件是否对会计数据进行加密,目前加密的形式主要有三种,及对称型加密、不对称型加密以及不可逆加密。我们要根据企业的实际情况,选择适合的加密方式,选择适合的会计软件。除此之外,我们对会计软件的使用还要有一个试用期。因为即便我们在购买前已经对会计软件做了比较细致的了解,也进行了精心的比较与选择,但是我们仍然不能保证该会计软件一定不存在问题,一定能够适合企业使用。因此,我们应该按照规定将会计软件与手工账并行3个月以上,从而在这个期间内对会计软件做进一步的了解。由于手工账的并行,即使出现问题也不会对企业造成太大的影响。当然,在发现问题后也要第一时间与厂商取得联系,从而进行相应的系统维修与更新。
2、完善制度,规范管理。
相关制度总体上分两级,一级是管理和系统维护制度,一级是岗位责任制度。中国南方电网通海分公司可以通过完善和健全会计电算化内部管理制度,进而明确相人员的工作内容和权限登记。并进一步做好保密工作,防止未经审核的数据进入系统内部,完善操作日志的记录工作,从制度和技术两方面防止无关人员进入系统。中国南方电网通海分公司还要进一步完善操作权限的制度。第一,从硬件层面考虑,硬件是会计电算化的物质保证,中小企业应该不断在这方面进行投入,根据自己的业务和组织架构特点,严格对硬件设备进行管理,非相关操作人员不得操作或触碰硬件设备。中小企业应该增加对硬件设备的资金投入,对硬件上的会计数据进行定期的备份保存,应该选择性能良好的保存介质,这样一旦出现系统问题才能将损失降低到最小。第二,在软件层面,选购的会计软件应符合国家标准,增加和完善人员岗位和权限的区别,防止舞弊和不良操作。
3、加强专业人才培养与管理。
会计舞弊事件的产生,也有一个过程,从舞弊念头的产生、执行、到假象的出现,中间经历策划者、组织者与具体实施者。而作为会计人员又是主要、必不可缺的实施者,因此,提高会计人员素质特别是提高会计人员思想道德素质,保护好会计人员的合法权益,是杜绝会计舞弊的重要条件。对会计人员的管理制度有会计执业资格考试,会计专业技术资格考试,会计职业道德教育等,要加强财会人员和企业管理人员的财会知识培训和思想道德素质培养,不断提高对财会工作的管理水平。
五、结论
会计电算化是一个人机相结合的系统,其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素,其核心部分则是功能完善的会计软件资源。会计电算化是会计工作的发展趋势,目前机关、企事业单位已普遍实行会计电算化。特别是今年,省财政厅将各单位预算外收入全部纳入国库集中支付系统,每笔拨款支出全部实行电子化操作。但是会计电算化在带来高效、方便和快捷的同时,随之也出现了利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗犯罪行为,对国家和集体造成的很大的危害和损失。这就迫切要求我们在顺应电算化发展潮流的同时,必须重视电算化的安全隐患,加强对会计电算化舞弊的防范意识,从而使会计信息系统安全、高效运行,为本单位带来更大的效益。因此,本文分析和研究会计电算化系统舞弊行为的特征、原因等,进而提出科学有效的会计电算化系统舞弊的防范与控制措施。
参考文献
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