摘要：随着互联网对各行各业的影响逐渐加深, 会计电算化的应用更加广泛, 但在实践操作中, 不可避免的出现一些差错, 而如何运用正确的方法进行更正则是提升会计质量的关键。目前, 会计人员时常会出现更正方式错误的问题, 进而导致一系列的会计偏差和核算损失。为此, 本文基于会计差错的概念及表现形式, 指出了当前会计差错更正的错误方式及其危害性, 归纳各类会计差错正确的更正方式, 提出防范错误的措施。
关键词：会计电算化; 会计差错更正; 表现形式;
会计准则第28号明确规定了会计差错更正的运用前提。但近年来, 会计电算化中开始出现反结账、反记账和反复核操作的现象, 这为会计信息的严谨性、可靠性带来了严重的负面影响。同时, 随着会计电算化的普及, 一些小型企业由于未能构建健全的财务体系, 会计人员在电算化操作中不规范、不科学、不合理的现象开始“泛滥”, 而会计差错的更正方式是其典型。为此, 杜绝错误的操作方式、明晰错误方式的危害性、归纳与普及正确的操作方式成为会计电算化中的关键问题。
一、会计差错的概念及具体的表现形式
会计差错是指在经济事项、经营活动信息进入会计核算系统后, 输出对相关利益者 (会计信息使用者) 使用的会计信息过程中, 在记录、确认、计量等方面出现的错误。会计差错的原因是多方面的, 具体表现如下。
(一) 会计记录导致的会计差错, 包括条件性错误、习惯性错误、技术性错误和操作性错误。
其中, 条件性错误是指记录条件不良导致的错误, 如记录网络环境不良、计算机设备陈旧、输入键盘字迹不清等;习惯性错误是指记录人员的计算机使用习惯不好导致的错误, 例如“0”和“o”的混淆;技术性错误是指会计人员对其业务不熟导致的错误, 例如, 原始凭证回收不完整入账、记账凭证填写错误等;操作性错误是指会计人员操作不当导致的错误, 例如输入错误等。
(二) 会计确认导致的会计差错, 即会计人员未能按照严格的确认标准进行确认, 具体可以区分为补充确认和基本确认两方面。
补充确认的会计差错主要有合法性和真实性, 其中, 合法性会计差错是指不按照会计准则进行确认, 例如, 研发成功后的研发支出仍然计入资本性支出;真实性会计差错是指会计人员不严格按照实际发生的业务进行确认, 例如, 自用房地产按照对外销售进行确认。基本确认的会计差错主要是与会计质量特征不符的确认事项、与确认时间不符的确认事项, 例如, 不合理的延迟或提前确认收入。
(三) 会计计量导致的会计差错, 主要有与计量属性相悖和与实物数量相悖两种。
其中, 与计量属性相悖主要是计量方法方面的, 例如, 长期股权投资是以成本法转权益法还是以权益法转成本法, 捐赠的固定资产是以重置价格计量还是以历史成本计量等;与实物数量相悖主要是与库存相关的, 例如, 以先进先出法、加权平均法或者其它方法计量, 方法不同导致库存数量不同和库存成本不同。值得注意的是, 在实际操作中, 若在会计本年度发现了会计差错, 涉及损益的可以直接调整会计科目;跨会计年度发现会计差错的, 可以通过以前年度损益调整科目进行更正。
二、日常会计核算中会计差错更正方式的错误及其危害性
反结账是会计差错更正方法中常用的一种方法, 又称环境恢复或倒结账, 其是将已经结账后的会计凭证恢复至初始状态, 它是电算化中的反常规操作, 是一种违反财务严谨性、真实性等原则的操作方式。它的直接危害是对相关利益者的不负责, 反结账后的会计凭证与已经结账后报送的财务报表不一致, 构成财务虚假信息。其次, 在实际操作中, 部分小型企业开始热衷于反结账操作, 在金蝶等软件中配以该功能, 为这些财务体系不健全的企业提供了财务信息造假的技术支持, 在第二个会计年度企业内部审计检查完毕后, 可以将财务资料进行封存、存档, 但是, 该功能使得企业自由的变动往年的财务数据, 虚增利润或者避税, 严重危害了企业信誉与财务信息的安全性。最后, 由于该功能需要将所有的财务数据进行重新核算, 因此, 可能导致财务数据混乱、收支难以平衡、账实不符等财务风险。此外, 在会计准则中明确规定会计差错更正必须留下“痕迹”, 否则可能构成违法行为。
三、各类会计差错的正确更正方式
会计差错的更正方式应该根据差错类型、内容及时间进行方法的选择。笔者结合以往的研究文献及会计实践操作, 总结了以下两种会计差错的更正方式。
(一) 根据差错类型及内容进行更正
根据差错类型及内容进行更正主要有即时修订、编辑更正和负数更正法三种。其中, 即时修订是指会计人员在记录、确认或者计量过程中即时发现错误、即时修订的方法。例如, 对会计凭证的填写, 若会计凭证已经填写完毕, 但尚未进入审核环节, 可以由会计人员重新填写并删除填写错误的凭证;若会计凭证填写完毕且已经进入审核环节, 但为了最终入账, 可以经过会计主管等相关负责人的审批, 修改凭证错误。同时, 电算化系统中有凭证“作废”的功能, 可以按照相关程序进行凭证作废, 进行重新填写。编辑更正是指编辑记账凭证中的做账数据进行差错更正, 但该法只限于编辑当期的凭证, 不能编辑已经结账或者审核后的凭证。负数更正具有两种情形, 一是记账后发现金额差错, 二是记账后发现借贷科目差错, 前者可以重新填写一张冲销凭证, 即借贷科目相同、金额为实际与原来金额的差值, 且为负数, 摘要栏注明冲销何时的差错金额;后者可以直接以负数冲销原来的凭证, 再重新填制一张新凭证。
(二) 根据差错时间进行更正
根据差错时间进行更正的情况具体有三种。首先, 在记账后发现会计差错, 根据会计准则的规定, 在记账后, 通常情况下不允许删除或者修改记账凭证, 但若有特殊情况并经过正规程序批准后可以采用以下措施进行更正:一是对于记账方向或者金额错误, 可以采用红字冲销法, 以新凭证中的旧分录及正确的新分录冲销凭证错误;二是对于金额多记, 采用负数更正法;三是对于金额少记, 采用补充新凭证差额法。其次, 审核完毕但未入账的会计差错, 在审核人员取消审核权限、按照正规程序取得权限后, 由会计人员进行修改, 重新走记账流程。最后, 已输入但是未审核时发现的会计差错, 一方面, 可以在制单电算化系统中直接修改;另一方面, 若不能在制单中直接修改, 则可以在取得权限后生成的凭证系统中修改。
四、杜绝反结账等错误的差错更正方式的措施
关于杜绝反结账等错误的差错更正方式的措施可以分为软件、企业等多个方面。首先, 就软件而言, 目前部分软件经营公司为了获得市场份额, 任意增加如反结账功能等违规功能, 直接为企业的违法行为提供了技术支持。因此, 信息技术产品的监管部门必须对财务等相关软件做出专业测试和监管, 一旦发现类似的情况严惩不贷。联合企业监管的相关机构、行业协会对企业做出制裁。其次, 财政监管部门在会计准则中增加相关的限制信息, 定期核查企业财务对外报表与内部财务信息的一致性, 严格限制财务“两张皮”现象。借助互联网信息平台、软件企业后台等联合监管企业的财务行为, 形成行业财务系统合力, 构建多部门、多协会联合监管机制, 增加企业财务的自律性。再次, 企业加大会计人才的引进与培训, 降低财务差错更正的频率;增加差错更正方法的培训力度, 严格按照会计准则、行业准则、企业准则程序进行差错更正, 势必留下更正痕迹。最后, 企业内部审计在每个会计年度进行财务信息审查时, 更加注重对外财务会计信息和对内管理会计信息的一致性审查, 一旦发现错误, 连带对操作人员、审核人员、财务管理人员等相关人员进行经济处罚和法律处分。
参考文献
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