摘要： 在市场经济体制不断完善的背景下, 事业单位财务会计档案管理基本上实现了电算化。和传统会计档案管理方式相比, 应用电算化后的会计档案管理, 无论是档案保管的内容还是范围都是发生了明显的变化。本文基于理论实践, 在简要阐述电算化后会计档案的特点的基础上, 结合理论和实践, 简要分析了目前我国事业单位在会计电算化背景下, 会计档案管理中存在的问题, 并提出相应的解决对策, 希望对相关单位有一定的帮助。
关键词： 事业单位; 会计电算化; 会计档案; 存在问题; 对策;
随着我国计算机技术和网络技术的快速发展, 会计电算化被广泛应用在各大领域, 彻底改变了传统的会计档案管理模式, 随着事业单位规模不断扩大, 对会计档案管理提出了新的要求, 因此, 本文基于电算化后会计档案的特点, 对事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题和措施做了如下分析。
一、会计电算化条件下会计档案的特点
(一) 存储范围更大
传统会计档案管理工作, 无论是记账、出报表、账簿, 还是会计相关附属资料都是靠手工完成的, 其效率比较低, 而且容易出错, 不利于事业单位持续稳定的发展。而落实会计电算化以后, 财务人员工作量大大降低, 只需要录入相应的数据, 就可以制作并打印出财务报表。同时也可以打印出纸质会计档案, 就目前实践效果而言, 会计电算化条件下, 会计档案管理的范围包括远远超出了传统会计档案管理的范畴, 为我国会计事业持续稳定的发展奠定了坚实基础。
(二) 会计档案管理的条件更加严格
通过应用会计电算化, 可以一目了然查阅所有数据, 非常便捷, 而且很大程度上提高了会计档案管理工作的效率, 这一点是传统磁盘和光盘会计管理所难以比拟的。但是会计电算化需要在某一个特定的环境中才能实现, 同时对会计数据存放的环节, 也就提出了更高的要求。需要进行科学合理的保存, 才能确保会计档案不被破坏, 避免造成不必要的损失。
(三) 需要更高的安全保护措施
大量应用实例表明, 财务会计相关数据, 需要储存在特定的存储器当中, 才能提高数据存储的时间, 具有不可修复性和篡改性, 如果受到黑客、病毒等入侵, 就会会计信息造成严重的损失, 对相关的财务数据进行科学合理的修改、伪造, 就会对事业单位造成巨大的损失。同时, 磁盘等存储介质需要保存在防火、防潮、无病毒环境中, 也就对会计档案存储的安全性提出了更高的要求。
二、会计电算化条件下会计档案管理中存在的问题
(一) 没有认识到会计电算化档案管理的重要性
我国会计电算化档案管理的起步相对比较晚, 发展至今仍然没有一套可以借鉴和参考的经验和启示, 再加上受到传统会计档案管理方式的限制, 事业单位高层领导对会计电算化档案的组成系统、重要性等不甚了解, 严重缺乏会计电算化档案管理的经验。通常情况下只是把对纸质档案管理进行科学合理存储, 但是缺乏对电子档案的重视程度, 经常发生忘记保存, 导致会计信息和数据丢失的现场, 同时事业单位所采用的电子档案软件比较落后, 没有定期升级更新, 大大降低了会计档案管理的难度, 这一点也是导致很多事业单位会计档案管理人员不愿使用是电子档案管理软件的主要原因, 很大程度上降低了会计档案的安全性和完整性。
(二) 电算化会计档案管理体系不够完善
自从事业单位落实会计电算化以后, 财务会计档案管理的内容急速增加, 同时更改会计档案内容也变得更加方便, 但很多事业单位并没有真实有效的认识到此类问题的严重性, 也没有第一时间修订适合本事业单位的会计档案管理制度, 也没有对会计档案的保管环境采取相应的保障措施, 财务会计档案被破坏的记录逐年增加。
(三) 从业人员电子档案业务水平不够全面
目前很多事业单位财务管理从业人员仅会简单的电算化操作, 对资料备份、检查备份等相对有难度的操作基本不会。当意外发生以后, 就会导致会计信息系数数据发生丢失, 或者被损坏, 而且很难恢复, 这一点也是从而人员排斥电子档案管理的主要原因。相应的软件服务版本和软件系统也需要进行科学合理的保存, 否则不同版本下的会计数据不能被调用, 从而确保电算化整个系统的持续稳定的运行。
三、事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题的解决措施
(一) 树立正确的会计电算化档案管理理念
根据《会计档案管理办法》中的相关规定, 明确电子会计凭证的获取、报销等具体环节的管理要求, 确保电子会计凭证, 不但可以实现在线传递, 可以在部门和部门之间相互传递, 并积极更新会计管理系统, 实现电子会计档案管理的最大化利用。事业单位会计档案在具体管理过程中, 目标存在不完整性, 其主要原因是会计档案管理从业人员缺乏正确的管理理念, 这样的基础上, 会计从业人员只有真正认识到会计档案管理工作的重要性, 才能确保事业单位财务账目的清晰度和数据完整性, 以避免道德方面风险等问题的发生。事业单位管理层要根据具体的发展特点和国家提出的相关政策以及制度来完善会计档案保管制度, 确保会计电算化档案管理相关工作能顺利进行, 为提高事业单位的市场竞争力奠定坚实基础。
(二) 改善电算化会计档案管理制度
在具有应用过程中, 事业单位财务会计从业人员, 要把《会计档案管理办法》中的相关条例和电算化条件下会计档案管理的具体特点, 紧密结合到一起, 才能制定出系统完善的电算化会计档案管理制度, 在逐步提高事业单位会计档案管理水平。同时也要创新出新的管理模式, 从根本上提高会计电算化档案管理的效率和质量, 近年来, 事业单位快速发展, 运作规模逐渐扩大, 会计档案相关资料越来越多, 在这样的基础上, 建立电子会计档案管理制度就显得尤为重要, 明确电算化会计档案从业人员的职责、档案的分类方式、保管方式。尽量避免出现问题以后相互推诿的现象发生, 逐步形成有针对性的约束机制, 最终达到提高档案管理的实效性。
(三) 对电算化会计相关人员进行分类培训提高素质
在新时期的背景下, 各事业单位运作规模越来越大, 工作越来越细化, 对电算化会计档案管理人员的综合素质提出了更高的要求, 不但要求会计档案从业人员能够熟练地掌握操作新型的财务管理软件, 而且也要具有电算化系统的应用水平, 确保每位从业人员都能适应信息系统的更新换代。为切实达到这一要求, 事业单位必须根据会计电算化档案管理岗位的不同, 定期开展知识交流研讨会, 定期邀请会计电算化档案管理权威人士和专家到事业单位内部进行培训和教育, 根据财务人员、电算化系统管理人员、软件维护人员的职位不同, 开展有针对性的培训, 以便从根本上提高从业人员的综合素质, 逐步一支基础知识扎实并精通信息技术的复合型人才, 为事业单位会计电算化下会计档案管理奠定坚实基础。
(四) 明确会计电算化档案管理准则
根据《政府会计准则———基本准则》中的相关规定, 确定目前事业单位在具体工作中需要解决的问题, 以及解决问的方法, 逐步构建起统一、科学、合理的事业单位会计档案管理体系, 并逐步整合预算会计制度, 根据国家出台相关政策和规程, 开展相关工作。并积极落实《会计师事务所审批和监督暂行办法》中的相关内容, 逐步完善会计档案管的组织形式, 加强会计师事务所事中事后监管, 加大处理处罚力度等。同时要定期备份财务会计数据, 定期把会计数据备份到磁性介质当中, 并设立备查登记簿, 把备份时间、备份数量以及保管方式进行详细记录, 同时磁性介质具有很强的特殊性, 管理人员必须对电算化会计档案管理备份和检查情况, 进行仔细考量, 防止会计信息被损坏。
四、结束语
综上所述, 为适应社会经济的发展, 加强事业单位会计电算化档案管理工作就显得尤为重要, 根据2016年财政部门颁发的《会计档案管理办法》中的相关规定, 然后结合事业单位会计档案管理的具体特点, 才能对会计档案进行妥善保管、合理利用, 才能最大限度上发挥会计档案的价值和作用, 为事业单位持续稳定的发展奠定坚实基础。
参考文献
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