摘要：高校档案中存在大量的知识产权, 高校的档案管理与知识产权保护存在着密切的联系, 文章分析了在对高校档案管理利用中存在的知识产权保护不足的问题, 提出了相应的保护措施。
关键词：高校档案; 管理; 知识产权; 保护;
一、高校档案管理与知识产权的联系
知识产权, 是人们对于自己智力活动创造的成果和经营管理活动中的标记、信誉依法享有的权利。
高校档案是指高等学校在发展管理过程中, 以不同形式存在的具有保存价值的原始记录。
高校档案与知识产权有着密切的联系, 高校档案涉及的门类众多, 内容广泛, 科技含量高, 记录着高校在成长发展过程中在各个方面的实践活动, 是高校师生在高校管理过程中智力创造成果的一种凝结形式, 其应该属于知识产权的范畴, 而知识产权的内容也是以文字为载体, 存在于高校档案中, 高校档案管理与知识产权保护存在着密切的联系, 知识产权保护是对档案管理的重要要求, 而档案是高校知识产权存在的形式, 是维护高校知识产权的有力证据, 只有做好高校的档案管理, 才能保护好高校的知识产权。
但是, 知识产权法律法规对高校档案管理既有所保护又有限制, 知识产权制度是为了保护知识产权产权人的合法权益, 我国在知识产权的法律法规中, 明确规定档案材料也属于知识产权保护的范畴。高校档案的管理者及第三人在使用档案时, 必须遵守知识产权法律法规的要求, 不能侵犯他人的知识产权, 这样势必对高校档案适用范围、使用程度、使用时间等有所限制, 因此, 在高校档案管理过程中, 既要维护档案所有者的合法利益, 又不得侵犯他人所拥有的知识产权的权益, 知识产权法对档案所有者的权利既限制又保护。
二、高校档案管理工作中的知识产权保护
高校档案与高校的知识产权有着密切的联系, 在档案管理工作中涉及到知识产权保护问题, 具体体现在档案的收集归档、整理保管、开放利用等方面。
(一) 高校档案收集归档中的知识产权保护
高校档案收集归档工作是高校档案管理工作的首先环节, 是维护高校知识产权权利的基础, 具有特殊的重要性, 因此, 在高校档案收集归档中应注意以下方面:
1. 按时收集。
高校档案管理人员应当及时督促学校各部门、院系按照《高等学校档案管理办法》规定的归档时间要求, 按时将高校档案材料归档, 一旦学校的档案资料收集不及时, 造成档案材料流失, 将会导致学校的知识产权泄密、失密。
2. 完整全面收集。
高校许多人员对档案的重要性认识不足, 在高校档案归档过程中, 不按照归档要求将所有的原始材料都进行归档, 致使高校档案收集的不完整及缺少核心内容, 势必会造成档案所承载的高校知识产权的流失, 因此, 档案管理人员应全面的对学校各部门、院系上交的档案材料认真审核, 发现材料不全, 要及时督促相关部门补交完整, 严格按照法律法规及高校规定的要求做好档案归档工作, 保证收集来的档案材料全面、完整。
(二) 高校档案整理保管中的知识产权保护
1. 分类整理, 区分权利。
在高校档案整理工作中, 档案管理人员要根据规定要求, 对收集的档案进行整理、分类、鉴定和编号, 要注意分清职务成果与非职务成果, 充分保证学校与成果创作者在知识产权方面应有的权利。
2. 精心维护, 妥善保管原始档案材料。
高校档案管理机构应当采取先进的档案保护技术, 维护高校原始的档案材料, 防止高校档案的破损、散失, 这样在学校知识产权受到侵犯时, 能够拿出原始的档案证据来维护高校的合法权益。
(三) 高校档案公布与利用中的知识产权保护
高校档案管理机构为保存高校各类档案所做的基础性工作, 根本目的是为高校档案能够更好的得到利用, 能够为学校师生、学校、社会的需要提供服务, 在实际工作学习科研中, 我们既要充分的利用已有的法律许可范围内的档案资料信息, 又要充分保护档案所有者及创作者的知识产权。
1. 在高校档案公布中, 要按照国家有关规定, 取得高等学校的授权, 才能对外公布, 并且为充分保障学校的知识产权, 涉及专利或者技术秘密的, 不能对外公布。
2. 在查阅、摘录、复制高校档案中, 要注意高校档案本身具有的特殊性及保密性, 做到对内对外利用的区别;在对高校内部利用中一般不会造成侵权的情况发生, 但有可能泄露不允许公开的技术秘密, 因此应制定档案的使用范围, 即使对于内部不从事相关专业的工作人员, 也不允许借阅或复制划定范围的高校档案;对外利用高校档案时, 应根据档案的实际情况, 履行必要内部批准程序后才能利用高校的档案资料。
根据法律规定。高校档案中未开放的档案, 在利用时, 应当经学校档案管理机构负责人批准。涉及未公开的技术秘密, 应当经学校档案形成单位或者本人同意, 档案管理机构认为必要时, 须报请学校校长批准。
因此, 在利用高校档案时, 要遵守关于档案管理和知识产权的法律法规, 加强对知识产权的保护。
三、高校档案管理中知识产权保护存在的问题
(一) 高校档案管理人员对知识产权保护的意识薄弱
高校从事档案管理的许多工作人员, 对在档案管理中对知识产权保护的认识比较淡薄:
一是不按规定收集档案材料, 不能使高校的档案资料及时归档。
二是在档案移交收集过程中, 不能将档案材料完整归档, 致使收集的档案材料缺少核心资料, 不利于知识产权的保护。
三是在档案收藏保管过程中责任心不强, 致使档案中涉及的知识产权泄密、流失。
(二) 高校关于对档案中知识产权保护的管理制度不健全, 管理措施不到位
1. 在档案管理中, 许多高校的档案管理机构没有制定对档案中知识产权保护的管理制度, 致使科研人员和档案管理人员不能积极主动的参与对知识产权的保护;因缺少相关的制度约束, 许多高校研究人员归档意识不强, 甚至将职务成果据为个人成果, 致使高校的知识产权流失。
2. 在档案开放的过程中, 忽视对档案中知识产权的保护, 没有制定严格的档案利用程序, 致使许多人在利用档案时, 接触到其不应利用的档案, 致使高校花费了大量人财物研发的知识产权泄密;或者档案利用人在查阅大量的档案资料后, 未经档案管理机构或档案知识产权人同意就擅自公开或利用, 侵犯了别人的知识产权。
3. 法律法规的监督不到位。对于高校档案的管理, 法律法规层面上, 虽然制定了这方面的法律法规, 但是法律法规中对违反档案管理法律法规, 发生档案丢失、档案损坏、档案泄密等行为, 造成知识产权损失的单位、个人, 处理惩罚的程序操作性不强, 由于我国法律法规对这些行为的惩处力度不够, 加之相关机构对处罚措施执行落实不到位, 致使在档案管理过程中, 档案知识产权保护不到位。
四、高校加强档案知识产权保护的措施
(一) 大力开展宣传教育, 增强高校师生员工的档案管理和知识产权保护意识
通过在高校师生中开展档案管理与知识产权保护的宣传教育, 使高校师生了解相关法律法规的具体内容、知识产权与档案的关系, 明白高校的档案资料是维护高校知识产权的重要凭证, 了解违法侵犯他人知识产权所要承担的责任, 增强学校师生在档案管理中的知识产权保护意识。
(二) 加强知识产权法律的学习, 增强档案管理人员知识产权保护的素养
高校档案部门的管理人员, 应认真加强法律法规的学习, 除认真学习相关档案法律法规外, 也要学习和掌握知识产权保护的法律法规, 从而在档案收集利用等档案管理工作中严格按法律规定进行档案管理工作, 防止侵犯学校知识产权事件的发生, 从而做好高校档案管理中的知识产权保护工作。
(三) 高校制定关于档案管理的规章制度, 使档案管理中对知识产权的保护有章可循
在档案管理中, 高校应当根据法律法规, 结合高校自身的实际, 制定高校档案管理的规章制度, 设置相应的机构, 完善档案管理的具体程序, 使档案管理人员在档案管理中按章管理, 防止档案管理中知识产权违法事件的发生, 从而有效地保护高校的知识产权。
(四) 完善档案法律中的知识产权保护条款
知识产权与档案管理有着密切的关系, 知识产权保护渗透到高校档案管理中的每个方面, 但是在我国档案法律法规中, 知识产权保护方面的规定很少, 并且在具体内容方面没有明确规定违反档案法律规定, 侵犯知识产权行为应该承担的具体法律责任, 显然, 这种没有具体内容的法律规定已经不能适应当前高校档案管理中对知识产权的保护。因此, 为了更好地加强高校档案管理中对知识产权的保护, 必须完善档案立法工作, 在档案法律法规中, 增设知识产权保护条款, 并且明确规定违法所应承担的法律责任, 这样才能更好地加强在高校档案管理中的知识产权保护。
参考文献
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