摘要：企业要在全球化竞争中立于不败之地,就要对已拥有的资源进行高效的配置和运用,在此过程中财务管理的作用不容小觑。费用管控以其能够为企业降本增效,提升竞争力而成为企业财务管理的核心内容。随着计算机、互联网和软件技术的飞速发展,费用管控也逐步实现信息化管理,大大提高了管理效率,为企业发展奠定了基础。然而,目前费用信息化管控中还存在许多问题,这些问题如果得不到解决,费用信息化管控将流于形式。为此,文章以中石化费用报销系统为例,对企业费用管控中存在的问题及其应对策略进行了研究。论文首先从理论上分析了费用管控的内涵,以及运用信息化技术进行费用管控的必要性,在此基础上,深入研究了中石化费用报销系统的管控现状以及存在的问题,最后,针对中石化费用报销系统存在的问题提出了相应的应对措施。文章对于企业,特别是大型集团企业提高管理效率,降本增效,打造一流财务,实现公司战略目标具有一定的参考价值。
关键词：财务信息管理系统，费用管控，费用报销系统
随着世界经济的快速变化和发展,以及市场竞争的日趋激烈,集团化经营以其不可替代的优势成为现代企业的重要组织形式。然而,集团化经营由于其组织形式、资本链条的复杂性,给企业管理带来了新的挑战,也给大型集团企业的财务管理带来了挑战。费用管控对于企业降本增效,提高经济效益,增强企业整体竞争力起到了积极作用。然而,目前大型企业费用管控还存在很多问题,如企业下属各分公司、子公司财务制度不统一,核算不全面细致,上级公司只能看到财务报表,不能时时监控财务管理及公司管理过程,总部无法在第一时间掌控到原始凭证等等。在此背景下,借鉴网络信息技术,财务信息化管理已成为企业财务管理的必然趋势。然而目前,企业在运用财务信息化系统进行管理的过程中还存在一些问题,这些问题如果得不到很好的解决,将使财务信息化管理流于形式。那么,财务信息化管理过程中还存在哪些问题?企业将如何解决这些问题?对此,本文将围绕这些问题展开研究。
一、费用管控的内涵以及费用管控信息化的必要性
企业要解决费用管控中存在的问题,首先要确定费用管控的内涵,以及运用信息化技术进行费用管控的必要性,才能精准的找到问题,解决问题。
(一)费用管控的内涵
费用管控包括费用管理和控制,是指对企业在生产经营过程中发生的所有费用进行计划、计算与核算、控制、业绩评价的一系列管理过程的总称。费用计划是指对企业费用管理所做出的规划,它需要根据企业的战略目标和经济环境来制定,为企业具体的费用管理和控制提供思路和总体要求。费用计算和核算是对费用发生的数量进行确认、计量和入账,为企业费用管理系统提供信息。费用控制是以费用计算与核算的信息为基础,通过经济的、技术的和组织的手段,采用科学的方法达到降低费用的目的的一系列活动。业绩评价是对企业费用管理和控制的效果进行评估。本文所指的费用专指企业员工为完成企业的某项业务活动而发生的各项支出。费用管理体现了企业的管理效率,当收入一定的情况下,完成同等工作任务时所花费的支出越少,企业获得的收益就越高,因此费用管控直接关系到企业的收益水平。它是企业抵抗内外部压力,谋求生存和发展的基础和保障。
(二)费用管控信息化的必要性
在企业规模不断扩大的趋势下,财务信息管理系统以其安全、高效、快捷、低成本等优势成为大型企业争相采纳的管理系统。建立财务信息系统下的线上报销子系统,实现企业费用管控信息化,对提高费用管控效率和质量具有重要作用。
首先,企业建立线上报销系统,可以降低传统费用管理中人为因素产生的错误成本,将员工从繁杂的报销流程中解放出来,集中精力做好本职工作,进而提高工作质量;其次,线上报销可以改变传统纸质报销流程,线上处理单据,申请人在线上可以查看流程节点和钱款到账情况,审批人员线上处理业务,办公效率大大提高;第三,通过线上管理可以改善费用合规概率,根据最近的数据资料轻松了解费用内容及各项费用所占比例,实时掌控费用的进度及预算执行进度等,企业可以根据具体情况随时调整经营策略,科学评价员工,提高费用管控效率和费用管控能力。
二、中石化公司简介及其费用管理现状
(一)中石化简介
中国石化集团公司(以下简称公司)是1998年7月国家在原中国石油化工总公司基础上重组成立的特大型石油石化企业集团,公司主营业务包括石油及其化工产品的开采、加工和销售。目前,公司是中国最大的成品油和石化产品供应商、第二大油气生产商,是世界第一大炼油公司、第二大化工公司,加油站总数位居世界第二,在2017年《财富》世界500强企业中排名第3位。
(二)中石化费用管理现状
1. 财务信息管理系统下的费用报销系统
中石化在现有的财务信息管理系统基础上,建立了中石化全集团统一的费用报销系统,实现了费用预算的在线控制。此预算功能使得预算和财务数据紧密结合,促进了部门信息沟通。费用部门可以全过程实时监控成本费用支出流向,将预算执行进度控制在部门之内,使企业报销业务达到费用有标准、业务有预算、事前有申请、事中有控制、票据有影像、报销有催办、事后有分析,彻底改变了费用部门在财务敦促下被动监控预算的局面。
系统引入影像扫描技术,实现业务单据电子化、原始单据影像化,实现实时查询及数据分析。系统与ERP、会计集中核算系统集成,实现费用报销业务记账凭证自动集成。实现了从预算管控到结算支付与会计凭证生成全部在报销系统与其他相关集成系统线上处理,从而有效降低财务运营成本,有利于会计工作质量和效率的提高,强化了对企业经营管理中成本支出的管理控制。
系统中分岗位设定权限,除业务报销和工作助理外,不同的用户系统界面的功能模块内容有所不同,各级领导按内控权限分级审批功能。财务审核岗位有财务处理功能,包括:财务初审、挂账凭证、付款凭证、单据打印。财务出纳岗位有资金结算功能,包括:资金支付、借款核销、资金核对、支付查询。
除日常业务处理,费用报销系统还有查询统计分析功能。个人查询指员工对个人已提交单据和借款情况的查询。财务查询指财务人员对部门单据、部门借款、已处理单据、预算等的查询。领导查询指公司领导等管理者使用的查询功能,包括公司单据查询、公司借款查询、已审批单据查询、预算查询。统计分析主要指财务人员或者公司领导使用的数据分析功能,包括费用汇总查询、预算执行分析、专项费用查询、借款汇总分析。
2. 企业费用管理的重心分析
随着中石化近几年信息系统的建设,集团公司的财务信息系统不断地变革和创新借以提升集团公司的经营管理水平,基本上实现了编码、核算、报表以及平台的统一,实现了会计核算信息和报表信息高度集成,极大地提升财务信息的实效性,会计业务处理过程和会计信息实时、透明,集团公司总部对下属各企业的监管从事后分析控制,逐渐向事前管控转变。费用报销系统的上线,更是克服了纸质单据的局限性,基础信息的真实性有了保证,然而财务风险依然大量存在。
一方面,费用报销系统前提下,费用的真实性,成为企业费用管理的重心。在传统财务管理中,从出差申请、借款、出差时间,到差旅费报销每个环节都有部门主管领导进行监督审核。线上办公后,部门主管领导的待审批事项里只能看到申请人填写的申请及费用明细,无法与实际费用进行核对,部门监督管理责任逐步弱化,流于形式。而员工出差是否发生、发生多少费用,较之财务审核人员,部门领导更了解实际情况,而财务初审只是审核其票据的真伪,对差旅行程等知之甚少,所以费用真实性管控就成了企业费用管理的重心。
另一方面,预算执行力度也直接影响着费用管理的效率和效果。系统上线之前,采用电子表格手工方式编制预算,根据各部门的业务实际及以前期间的费用额度调整预算,每个会计期间,预算人员通过比对本期间账务系统费用和预算额度,控制预算完成进度。系统上线后,一些企业部分财务人员技能没有接轨,仍采用手工预算,线上预算功能和统计功能都没有发挥其应有的作用,反而因为线上费用增加了挂账环节,使得当期费用的统计更加繁琐,预算的执行力度对费用管控来说也是重中之重。
三、中石化公司费用管控存在的问题分析
费用报销系统下,企业费用管控仍然存在以下一些问题。
(一)费用的真实性有待考量
费用发生后,业务人员在线上填写费用信息明细,部门领导线上审核批准,区别于以往,部门领导查阅报销系统待审核项目即可,没有及时查阅,系统会发送电子邮件到其石化邮箱中进行提示,通讯设备如手机也会有短信提醒。不在办公室还可以利用通讯设备登陆费用报销系统审核,加快了审批进度,提高了业务人员的满意度和备用金的周转速度。但是线上批准看到的只有申请人自己录入的信息,部门管理者看不到发票等原始票据,真实性有待考量。财务初审时,虽然可以扫描原始票据录入费用报销系统,但是,无法避免电子发票多次重复报销。费用报销系统为结合实际情况,在申请报销和审核时不要求每个人必须有发票,所以某些经常出差的业务员,多次交叉出差的情况合理存在情况下,有些业务员多个费用项目中有费用报销和补助,不可避免的会出现同一天,在两个或两个以上的项目中申请和领取补助。
(二)预算功能空置
预算控制是对费用进行前期控制管理,在费用报销系统中预算功能贯穿整个系统的终始。系统中的预算控制模块包括:预算、出差等申请、预算额度与费用额度匹配。还有相关的额度管理,这是对某业务的某项费用的费用额度的控制,包括预算、费用、费用标准。功能虽然完善,但执行力度不足。例如,部分企业仅仅启用了出差申请功能,更有甚者根本没有启用费用报销系统中的预算模块,依然采用手工预算,导致后面费用报销系统的预测、控制、和事后分析功能成了摆设。
出差申请也存在问题,比如领导或某些业务人员临时出差,无法事前申请,只能临时线上补手续,导致负责预算的财务人员智能根据线上费用统计和预算金额进行比对,出差申请是否超出预算额度。更有甚者,线上费用统计功能也没有启用,只能通过查询账务系统,加上线上未做账的费用申请再与预算额度进行对比分析。企业存在的以上为题,使得预算对费用的控制力度大打折扣,费用报销系统的预算功能形同虚设。
(三)报销系统无法直接控制的费用
电力公司,自来水公司按月收取的水电费,是自动通过企业账户划转的,费用发生后,以银行对账单为依据向对方索取发票,在申请线上报销,无法时时控制费用的发生金额及账务期间。
四、完善企业费用管控的对策
针对以上问题,结合中石化的经营状况,人员管理模式等等,我们研究出相应的措施,帮助企业提高管理效率,降本增效,促进企业尽快实现其战略目标。
(一)加强部门对费用的管控,从源头上确保费用的真实性
费用报销系统中,费用申请人员是有权限和义务扫描和上传发票等原始凭证的,但由于传统思想观念做祟,企业绝大数员工始终认为内控是财务的事情,与票据相关的工作毋庸置疑更是财务部门的工作内容,所以部门领导对于费用发生,无论是事前申请还是事后费用报销都无法在审批时看到票据等原始凭证。所以,建议为每个部门配备扫描仪,原始票据由业务人员自己扫描,这样部门领导可以在审批时,核查申请人录入的信息,是否和原始票据一致,从票据方面确保费用的真实性。
对于某些经常出差的业务员,在存在多次交叉出差的情况时,部门主管要监控员工差旅行程,不要求每个人必须有车票和住宿费等发票,但行程不能有重叠,杜绝发生同一员工同一天中在不同的差旅会议等项目中领取出差补助。
(二)发挥系统预算功能作用
企业要在硬件软件环境改善和提升后,不断提高员工的工作技能和素质,一方面对全体员工进行费用报销系统操作的培训,使其了解和熟悉系统的操作,功能以及企业使用费用报销系统的目的:在提高工作效率和职工满意度的同时,加强费用的管控,实现降本增效。员工只有了解费用报销系统,才能熟练的操作,才能发现系统功能给工作带来的便捷,最终启用系统的预算模块以及查询统计等功能。
另一方面,对全体员工进行内控制度的培训,培养全员特别是上层领导的内控意识,让全体员工参与到内控中来。领导人员以身作则,财务人员兼职原则,杜绝频繁出现的“无法预料情况”坚决遵守事前有申请,事后及时报销的规定。真正实现事前预测,事中控制,和事后分析。
(三)业务部门与财务共同努力使所有费用纳入系统核算
对于电力公司,自来水公司按月自动从企业账户划转水电费等费用的情况,一方面财务人员要及时向银行索取对账单,使费用尽可能按时入账;另一方面,负责此项业务的工作人员应积极与电力公司等往来单位进行沟通,采取下月支付本月费用的方式,据实支付费用,或采用线上预付方式,取得发票后线上申请报销,核销预付款项。最终使费用按期据实入账,最终实现企业所有费用纳入费用报销系统核算与控制。
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