摘要：本文分析了共享数据在高校财务管理中应用的可行性, 同时借助其互联网、大数据等信息技术与人工智能, 实现跨部门的财务数据挖掘、整合、分析与共享以及财务环境变化的预测和各环节的管控与反馈。有利于高校管理者从整体上掌控高校财务资金运转的变动趋势, 及时针对高校当前内外环境的变化做出科学决策, 同时满足广大师生群体的需求, 进一步提升高校会计工作水平, 为学校发展提供更加有力的保障。
关键词：共享数据; 财务管理; 信息技术;
一、引言
近年来, 随着政府对高等教育重视程度的提高与高校规模的日益扩大, 高校的财务管理模式也面临着巨大的挑战。一方面随着国家财政机关对于高校的经济支持力度越来越大, 高校可支配的经费数额越来越大, 迫使财务部门作为学校整体管理的一个中枢机构, 需要科学、合理地统筹安排各项资金收支, 使高校有限的资源得到最优化配置;另一方面高校经济规模不断扩大, 多校区、多模式、多城区办学, 职能机构重复设置, 人力及物力资源浪费, 财务管理工作普遍存在业务量大、效率低、安全性弱等问题;此外, 随着国家公共财政体制改革和相关政策的实施, 国家对事业单位尤其是高校资金管控方面要求的逐步提高, 迫使高校加快改革财务管理模式的步伐。
二、共享数据在高校财务管理中应用的必要性
近年来, 国内高校之间竞争日趋激烈, 政府在教育上投入不断提高, 产学研相结合的模式越来越普遍, 这给高校的财务管理工作也带来了更大的压力。多数高校现有的财务管理系统虽借助校园数字化平台, 已初步实现电子报销、实时查询、学杂费电子银行支付、校园卡网上充值等业务, 对学校资金的运转情况有一定的掌控, 却仍存在财务数据集成与共享性差、缺少事前预测及事中管控、决策支持作用薄弱等不足, 难以满足当前高校迅速发展的需要。因此, 这迫使我国高校急需进行财务管理改革, 寻找一种新型的财务管理模式, 而共享数据的兴起为其变革指明了新方向。
通过共享数据在高校财务管理中的应用, 实现各部门之间的互联互通, 各业务部门及教职员工可以及时通过共享服务中心实现经费预算等的在线申请、各环节审批、费用报销和全流程的实时查询及跟踪。同时, 各业务环节通过连接票据影像系统、银企直联系统等可以实现纸质票据电子化扫描、各种缴费的线上自动支付与收取及账务处理, 并自动生成分析报告, 提高了财务的精确度与管理效率。
三、当前高校财务管理的现状
目前, 多数高校已实现了校园数字化管理, 财务管理工作借助校园网络信息系统, 已初步实现电子报销、实时查询、学杂费电子银行支付、校园卡网上充值等等业务, 对学校资金的运转情况有一定的掌控, 但现有的财务管理系统仍然存在着众多不足之处, 具体表现如下:
(一) 财务信息的集成化、共享性差
在当前的财务管理系统建设中, 预算、报销、资产管理、教学科研、人事、工程管理等各个子系统自成体系, 没有统一标准加以规范, 缺乏有效地衔接, 数据难以做到有效集成, 难以实现信息的整合、共享。高校管理者无法获取整合财务信息, 对高校资金的运转及资源分配、使用情况从宏观上进行把控, 自然难以有效发挥财务预算在高校资源优化配置中的引导作用, 难以满足高校实现办学资金使用最大化、加快推进双一流建设的发展目标。
(二) 内控机制薄弱, 财务管控滞后
当前的财务基础工作大多依赖于财务人员的现场审核及数据录入, 考虑高校服务群体数量庞大的特征, 在财务审核及录入过程中难免出现疏漏, 增加了高校的财务风险。另外, 当前高校的财务管理通常是事后的管控, 难以对资金运转过程中各个环节出现的风险进行实时监控、反馈, 由于高校规模的扩大, 跨区域、跨校区的办学模式也加大了对资金管控的难度。
(三) 财务信息系统决策支持能力薄弱
当前的高校财务信息管理系统多是用来支持财务原始数据的录入、会计凭证及账簿的编制、信息的追踪查询、科研经费及工资发放、学杂费的收缴、预算的编制及管控等等常规性业务工作, 难以有效地支持财务管理工作中的计划、决策、控制、分析、评价等非常规性工作。这无法满足当前高校科学化、高效化、精细化的财务管理目标, 难以为高校管理者做出科学决策提供及时、准确无误的财务信息和技术支持。
(四) 高校财务人员专业素质有待提高
在部分高校中普遍存在的一个现象就是高校财务处会计、财管等科班出身的专业财务人员较少, 有很多行政工作人员兼职财务管理, 因此, 财务专业技能有待提高;同时, 高校财务处人员流动较少, 多是内部消化, 较少对外公开招聘, 年龄结构比例失衡, 很难较快地接受和适应最新的财会政策制度、会计核算及报表编制方式等的变更, 对财务管理的认识仅仅处于基本的财务核算阶段, 无法适应当前向管理会计转变的趋势。
四、共享数据在高校财务管理中的应用路径
(一) 制度设置
首先, 共享数据在高校财务管理中的应用要考虑税收、财政等法律法规的要求, 在法律法规允许的范围内开展业务, 并提前针对相关政策做好相应的应对;其次, 建立一套与财务共享数据相衔接并能管理约束各个校区所有财务部门的规章制度, 对具体的业务流程、会计核算各处室及岗位的职责、财务人员的培训及绩效考核等等进行细化规定, 实现规章制度的标准化、统一化、规范化。这不仅有利于共享服务各个环节的顺利衔接开展, 实现办理业务的省时、高效, 有利于完善内部控制, 达到防范规避风险的功能。
(二) 组织机构
考虑到共享数据在高校财务管理中应用的特点及其业务流程的需要, 可以采用趋向于扁平化的组织结构, 减少管理层次, 增大覆盖的管理范围, 把各个校区作为一个统一整体, 将其中部分同质化、事务性的重复单一的工作收集到财务共享服务中心来做, 按内容的不同划分为多个工作模块, 如:应收账款组、应付账款组、资金核算组、费用报批组、总账组、资产管理组及综合管理组, 而与各校区具体密切相关的会计管理工作则交由各校区财务处来完成, 但所有业务环节均在财务数据共享中心的动态监控下, 这有利于将财务人员从烦琐的事务性财务工作中解放出来, 更好地实现向管理会计工作的转型。
(三) 人员配备
高校财务人员面临着管理体制的更替、工作岗位的变动、职责的变化以及对实际操作能力的新要求, 这些变化都容易引起原有财务人员的排斥、抵触心理, 管理层应注意及时与其进行交流、沟通, 并提供相应的岗位培训, 激发原有员工对财务共享服务中心构建的信心和激情, 正确认识共享中心的优势所在, 主动并乐意融入新的岗位。根据财务共享服务中心的业务需求, 对各岗位进行合理的划分, 将工作人员主要划分为综合性人员和业务性人员, 综合性人员的职责主要是对财务共享服务中心的发展战略、运营方向、总体决策等进行整体把握, 具体包括总体政策制度的研究、系统的维护开发、流程规划设计、质量监控、绩效管理等等。业务人员主要是从事标准统一、重复性高的日常业务处理工作。综合性人员最好由高校高层管理人员与财务共享服务中心原有核心技术人员组成;而业务性人员优先考虑高校现有的财务岗位人员, 根据岗位的需求、员工的意愿和工作经验及自身能力进行选任, 同时通过多种渠道对外招聘人才, 为高校发展注入新鲜血液;对现有及新聘人员都统一进行任职培训, 特别重要对系统的实际操作培训。
(四) 数据及流程的标准化
一方面是数据基础的标准化, 对所有的基础数据从其源头就统一使用标准化、规范化的逻辑规则和计算方法, 在数据加工整合过程中减少各环节数据转换和数据假设所耗费的时间, 提高了数据转换的效率和准确性, 从数据分析层面为财务报告和管理层决策提供了有力支持;另一方面是流程的标准化, 高校应形成相应的流程标准化手册, 内容包括共享中心所有业务流程, 通过实际调研进行适当的调整, 重点关注关键指标环节, 并将整个标准化流程手册体系化作为内控文档, 使得高校的内控各环节流程有据可依。
结束语
近年来, 国家对高校的资金支持力度越来越大, 财务管理变得更加复杂, 而高校臃肿的、低效的传统财务管理模式成了阻碍高校发展的短板。共享数据在高校财务管理中应用的本质就是将高校财务部门与各业务部门结合、财务信息与业务处理相融合的过程, 将高校师生在教学科研、学习生活过程中所涉及的财务信息经过统一数据平台的处理, 汇总到财务共享服务系统中, 达到共享数据的有效整合, 以满足高校财务管理的需求, 为高校硬件设施的建设、师资队伍建设及办学资源的优化整合与共享提供支持与引导, 契合迅猛发展的高校形势。
参考文献
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