摘要：现如今, 由于财务工作繁杂, 许多大型跨国公司都建立起了财务共享服务中心。本文首先概述了财务共享服务中心的概念及特点, 再次分析了华为公司的财务共享服务中心模式, 最后总结出了建立并实施财务共享服务中心的因素。
关键词：财务共享服务; 跨国企业; 财务管理;
随着全球经济一体化、信息集中化的发展, 一种新的财务管理模式应运而生。目前, 许多跨国公司和国内大型集团公司都在建立财务共享服务中心, 并因此解决了公司的重复投入和效率低下等等问题。财务共享服务旨在将集团的各分公司的财务事务集中处理并规模化, 从而降低运作成本。现如今, 许多世界财富500强公司都引入了财务共享服务中心模式。而在中国, 根据德勤2013年的报告, 在受调研并年销售额超过30亿美元的中国公司中, 有超过七成的公司都建立了财务共享服务中心。在近几年, 财务共享服务模式得到了广泛的运用并有了一定的效果, 但其服务质量还需要不断的完善。
一、财务共享服务中心概念及特点概述
作为一种近年来出现并流行起来的财务管理模式, 财务共享服务中心将不同的国家、地点的会计业务放在一个特定的平台上进行记账和报告, 把集团内部共有的财务职能集中起来, 并将标准化的财务服务提供给各业务部门。财务共享服务中心的财务流程一般包括总账、应付、应收、固定资产等等, 单个财务人员只需处理集团的同一个账目, 并在ERP等系统上将财务数据进行共享。关于它的特点, 本文概述为以下几个方面。
(一) 流程简化、财务管理水平和工作效率提高
由于所有的财务作业都采取统一流程, 集团能够自上而下向分支机构提供统一的标准, 因此使得信息的采集更加的规范与有效, 更容易做到跨地区、跨部门整合数据, 为大数据平台打下坚实的基础。同时, 在财务共享服务中心中, 由于人员专注于某一方面的工作, 专业性更高, 而准入门槛也更高, 因此能够提供更加专业的服务。此外, 由于财务共享中心集中了某一专业领域的人才, 因此也更易于培训, 使得培训更有效率也降低了培训的成本。
(二) 财务管理成本降低
标准化的流程管理除了使得工作效率提高, 同时也能使得管理成本极大降低。在财务共享中心, 资金能够得到合理的调配, 最大限度地节约资金。而节约成本、资源的合理控制是每个公司都极力想要达成的目标。财务共享中心正是为了这个目标应运而生的一个平台, 在这个平台上, 信息和数据共享, 为自主管理提供最大的支持, 而流程化可以使同类事务批量处理, 这使得财务管理成本极大的降低。而在人才配置方面, 财务共享中心能够避免原先资源分散的状态, 能够按照具体实时的工作量来安排人力资源, 避免人员的冗余, 使得每个人都能够发挥其最大的作用, 也满足了业务及时处理的需求。
(三) 为公司的发展战略提供支持
财务共享中心能够从客户需求的层面上, 提供全面完善的信息, 同时立足于客户和公司的发展情况为公司提供发展战略导向。当有新的子公司或者集团公司进行收购后, 财务共享中心能够立即为这些新的子公司提供服务。因此, 对于公司的高级管理层来说, 他们能将更多的精力放在公司的核心业务上, 一些基础辅助的财务业务则由财务共享中心来提供, 从而将更多的财务人员从基础的财务核算中解放出来, 他们能够整合更多的财务基础数据提供给管理者, 管理者则能更有效率地为公司制定高质量的战略决策。
二、华为公司财务共享中心案例分析
作为一家产品和服务应用于170多个国家, 全球三分之一人口的大型企业, 华为的财务机构旨在如何更好地服务企业在全球范围内的发展。从2005年开始, 华为陆续规划了一系列的变革项目, 其中就有建立财务共享中心, 此后, 海内外七大共享中心相继成立。而在之前, 华为的财务模式为传统的财务模式, 财经体系是一个独立的部门, 其中包括公司的所有财务人员, 职能上大体分为三块:账务、财务管理、内审, 但这种传统的财务模式暴露出了诸如效率低下、流程复杂、财务人员与其他业务部门相隔离等问题。建立财务共享中心, 更好的支持企业的管理和抉择, 成了迫在眉睫的事。
在组织结构方面, 华为设立了财务共享服务部和财务管理部。财务管理部的职责是负责公司的财务预算、绩效、数据分析、战略管理等。财务共享服务部的职责是负责公司的基础账户核算、资金、财务报表等。而公司也在逐渐把核心的财务工作交给财务共享服务部门, 使得财务共享中心发挥最大的效益。
在财务流程管理方面, 由于财务共享中心的建立, 财务的流程极大的简化了, 固化了财务工作的处理步骤, 形成了标准的财务业务处理模式。公司也会根据公司的发展和各地的具体情况, 对当地的财务共享中心的流程做好及时的优化。
在财务信息系统管理方面, 华为建立了独有的同一的财务信息共享平台, 其中包含了财务各个板块的处理模块, 也保障了各个下属公司的信息接入, 从而实现全球财务数据共享, 也更为直观地体现出公司的财务状况。同时华为通过其本身就具备的技术优势, 保障了财务共享系统的信息安全, 并能做到一直地优化与完善。
在财务人员管理方面, 华为在建立了财务共享中心后, 实施并完善了财务人员的轮岗制度, 同时对财务人员进行分级别的绩效考核, 根据不同员工的工作能力来划分其职位等级, 来享受相应等级的权限和福利。这能有效提高员工工作积极性, 防止人才流失, 提高工作效率。
在全球同一核算方面, 华为在账务集中管理模式下有个基本的要求, 即每个数据都应该尽可能的进行多维度的运算。只有把多维度的数据体现出来, 才能根据不同的需要形成有针对性的各类报表。比如要进行内部考核时, 能马上提取出相应的客户群报表、区域报表等等;向税务局进行纳税申报时, 能立即根据需要的数据生成法人实体报表等。
目前, 华为的财务核算机制依托财务共享中心, 实现了7×24小时巡回记账制度, 充分利用了其在全球范围内的时差优势, 在同一结账规则和同一数据平台中, 全球各地的财务共享中心依次进行财务作业, 形成接力, 从而极大的缩短的结账周期。财务共享服务中心的建立与完善, 使得公司对全球财务状况的把控更为有效, 从而能够更好地实施财务内部控制。同时, 积极推进财务业务流程的简化与标准化, 极大的提升了财务工作的效率。这个全球范围内的共享脉络, 为华为在这十年内的腾飞提供了充分的财务资源保障和风险控制基础。
三、实施财务共享服务中心的因素
跨国公司想要进行财务服务的共享与合作, 就必须要建立起财务共享服务中心。但实施财务共享服务中心并非一朝一夕, 需要进行大量的前期准备, 企业需要根据自身的情况, 分析出最适合企业发展的实施方式, 同时还要对财务共享服务中心的后续发展进行维护和优化。想要建立财务共享服务中心, 必须考虑到如下因素:
(一) 选址
财务共享服务中心首先应该考虑的问题就是选址, 这其中牵扯到人因素, 当地的人力资源成本如何、人才素质是否匹配等等, 人力资源是财务共享服务中心的基本保障。其次, 要考虑到当地政策是否有利好方面, 当地政府是否支持财务共享服务中心的建立。再次, 还要考虑环境因素, 这其中包括基础设施、经营成本等等。
(二) 组织架构
合适的组织架构是财务共享服务中心运行的基础。虽然不同的公司对财务共享服务中心的组织架构设立都不尽相同, 但一般来讲, 财务共享服务中心应该包括总负责人、服务管理组、档案管理组、应付组、应收组、总账组、报销组、资产税务组等。
(三) 流程管理
财务共享服务中心的流程并不是每个公司都统一化的, 应该根据每个公司现有的财务基础进行分析和设定。财务共享服务中心的财务流程设定起码应该明确采购与应付、销售与应收、库存与成本、费用报销、固定资产、纳税申报、总账报表的基本操作。在设定具体的流程标准时, 应该根据公司实际的情况, 结合相关的政策、企业会计准则等, 不断制定与优化, 最终将流程实施。
(四) 信息系统
一个完备的信息系统是财务共享服务中心的技术基础。这个系统需要能够解决端到端的业务流程自动化、跨地域的部门平台共享;支持门户和共享中心的数据交互, 从而方便公司、员工、供应商、合作伙伴等的业务协作;解决票据无实物的流转问题、原始凭证的调阅问题、业务分工处理的效率问题等等。
参考文献
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