摘要：随着移动互联网、云计算、大数据等信息技术的发展, 构建适应高校财务发展的共享服务中心既可以发挥规模经济的优势, 又可以进一步提升财务管理的水平, 促进高校各项事业的健康发展。通过分析在高校构建财务共享服务中心的可行性和必要性及高校财务“放管服”中的问题, 基于财务共享视角从预算管理、财务报销、电子档案保管与查询、收费业务、公务卡结算业务等进行流程改造与优化, 以期全面提升高校财务“放管服”水平。
关键词：财务共享服务; 放管服; 路径优化;
一、引言
近年来, 伴随高校不断扩招, 办学规模不断扩大, 高校资金来源渠道呈现多元化, 对高校财务管理工作带来新的挑战, 尤其是在“互联网+”时代下, 异地办学、多校区运营管理的高校越来越多, 传统的财务管理模式已远远落后于时代发展, 甚至成为高校财务管理工作的绊脚石。在此背景下, 财务共享服务模式应运而生。财务共享服务是一种将财务业务系统进行流程再造与业务标准化, 数据适时、全面共享, 并实现与非财务业务系统互联互通的财务模式。对高校财务管理而言, 由专业服务商提供标准化的流程和业务处理模式, 将财务人员从传统的会计核算中解放出来, 更多地进行分析与决策, 让管理会计全面应用于高校财务管理中, 以达到降低成本、提升效率、改进服务质量的目的。破旧迎新, 构建高校财务共享服务平台, 能够进一步优化高校组织机构、加快高校信息化进程, 提高财务管控绩效, 为高校财务管理工作提供新的理念和方向。
二、高校财务“放管服”环境
(一) 制度环境
2017年10月24日, 构建统一、科学、规范的政府会计核算标准体系, 夯实政府财务报告的编制基础, 财政部印发了《政府会计制度———行政事业单位会计科目和报表》 (财会[2017]25号) , 自2019年1月1日起施行。该制度改变了高校以往年终决算时只编报预算收支及执行状况决算报表的历史, 改为同时编报反映财务核算为基础的财务报告和预算核算为基础的决算报告, 使高校财务信息能够更加全面呈现。政府会计制度的全面执行, 是我国进行统一化、标准化的会计制度改革的重要举措。通过这次改革, 高校财务已逐步建立起更加完善、更加规范、更加现代化和科学化的财务管理制度。
(二) 管理环境
伴随我国教育事业的不断发展, 高校已建立完善的组织架构, 高校所有财务规章制度的出台更是通过校长办公会、校党委常委会、校财经委员会等审议, 从而确保高校财务工作有条不紊的运行。在此基础上出台了完善的高校财务规章制度, 高校只需将原有的财务规章制度嵌入到财务共享服务模块中, 无需重新制定新的财务管理制度。另外, 尽管高校逐步下放二级学院部门资金和科研经费管理的自主权, 但资金仍由学校财务统一核算、统一管理, 不允许私设小金库, 在此基础上建立准集中的管理模式。财务管理集中化是财务共享服务模式的基础。高校资金由财务部门统筹规划, 统一调配和使用, 可以保证财权不被削弱的情形下提升高校财务管理的效率。完善组织架构和准集中化管理模式能够为高校财务共享服务平台应用创造良好的管理环境。
(三) 技术环境
互联网信息技术发展, 极大降低共享中心成立的风险, 为高校财务共享服务中心的建立提供技术支持。高校经过多年的积累和发展, 已经形成了以账务系统为核心、收费系统、国库支付系统、公务卡结算系统、工资系统、财务查询网站为衔接的系统平台。如:天财财务系统6.0, 依托互联网信息技术开发出一套相对完善的信息化建设体系, 将高校财务会计、预算会计统一纳入到核算软件中, 形成双分录、双报告模式。财务信息流的数据集成在信息交互传递方面已初具雏形, 为高校财务共享服务中心的应运而生提供强有力的技术基础。
三、高校财务共享服务中心平台创建的必要性
(一) 有利于高校校园的信息化、智能化
基于大数据时代的高校财务共享服务中心, 改变了传统的财务业务处理方式, 促进高校校园走向信息化、智能化时代。过去高校始终致力于信息化、数字化、智能化校园建设, 近年来的校园一卡通工程、智能化图书馆工程等, 已经为在校师生提供很多方便。通过在高校建立财务共享服务中心, 依托互联网信息技术打破原有各部门的沟通壁垒, 连接各信息孤岛, 搭建起新的业务流程模式。从高校管理者角度看, 可以统筹全局, 更加快捷获取相关信息, 做出合理发展决策。
(二) 有利于降低高校管理成本
近年来随着高校招生规模扩大, 高校收支规模扩大, 科研领域不断扩大, 经济业务的发生频次和复杂程度也达到了前所未有的局面, 这都对高校管理者提出新的挑战。高校建立财务共享服务中心可以发挥规模经济的优势, 单位各部门共用一套系统, 分别建立各自对应的子系统, 各子系统间互相连接, 这样可以避免高校机构的重复设置及人员的冗杂, 整体降低高校运营成本。
(三) 有利于提升高校财务管理水平
建立高校财务共享服务中心, 是高校加快信息化进程的必然要求, 有利于高校财务管理水平的提升。高校目前在用的天财财务软件只能满足基本的事业单位会计核算要求, 软件偏重会计核算而忽视会计管理, 无法发挥高校会计的管理功能。高校共享服务中心的构建, 引入新的财务管理流程, 发挥财务云平台的网络优势, 直接采集原始数据, 节省了采集原始数据的成本和时间, 方便了会计核算与监督, 提高了原始数据的准确性, 有利于提升高校财务管理水平。
四、高校财务“放管服”存在的问题
(一) 职能划分流程作业导致工作效率下降
信息化、智能化的高校财务系统的构建, 关键在于高校财务“放管服”水平效率的提高。但我国高校按照内控规范要求, 实行互不相容职务相分离, 根据业务设置不同的科室、不同的岗位。这种面向科室而非面向业务的划分容易导致办事人员在业务办理过程中产生矛盾, 由于未能采用统一的信息标准、数据库设计和信息沟通, 办理一项业务可能需要在不同部门、不同科室之间循环往复, 办事效率下降。这种流程交叉、职责不清的财务管理方式, 不仅给办事人员造成了不必要的麻烦, 而且极大地降低了高校财务“放管服”水平。
(二) 财务管理流程缺乏信息共享
会计信息的质量体现预算单位财务管理水平的高低, 只有高质量的会计信息才能全面反映高校整体运营状况, 满足信息需求者的需要, 更好地为管理者决策服务。传统高校财务管理按业务流程分设不同岗位, 各岗位之间的信息共享度低, 与其他职能部门之间仅限于业务流程的交叉, 各部门间的信息共享度更低。这会导致形成多个“信息孤岛”, 极大减弱了信息化系统的优势。
(三) 业务流程重管理、轻服务
在业务流程的设计过程中, 往往是以职能为核心而不是以流程为导向, 这种管理理念下进行的流程设计本身就容易产生更多的非增值节点, 必然会造成管理链条的冗余, 服务效率低下, 成本增加。在具体的流程运转过程中, 由于审批事项逐层上报, 审批环节众多, 管理过于精细化, 财权过于集中, 窗口报销中矛盾不断。
五、高校财务“放管服”优化路径
(一) 预算管理业务
预算编制是财务核算工作的起点, 也是高校进行各项财务活动的前提和依据。做好高等学校预算管理工作, 有利于提高高校资金使用效益, 调动各部门积极性, 合理配置高校有限资源。近年来高校出现资金紧缺问题, 十分重视预算管理工作, 严格按照“二上二下”的预算编制流程做好本校的预算编制工作。但由于预算“二上二下”的编制流程较为复杂, 当前校内预算编制和管理都依赖于传统财务管理模式, 学校在编制部门预算和校内综合预算时耗费大量人力、物力。按优化后的财务报销流程, 首先, 高校预算管理用户通过网络方式登录预算管理平台, 提交各类预算的申报、调整、审批等, 杜绝电子表格管理方式下人工失误或信息被篡改等弊端。其次, 高校将预算管理系统与网络报销系统对接, 在经费报销填报时进行经费余额校验, 并校验明细预算与支出项目的对应关系, 增强预算管控能力。最后, 借助预算管理系统, 进行全方位的预算分析, 通过比较实际执行结果与预算目标, 确定其差异额及差异原因, 采取适当的矫正措施, 并为下一年的预算提供借鉴。
(二) 财务报销业务
财务报销是高校财务核算业务量最大, 也是最基础的工作, 核算的准确性、规范性直接影响着报表编制、预决算执行等关键环节。按照高校财务共享服务中心模式重新设计高校财务报销流程, 采用网络预约报销及投递方式报销。新的报销流程不仅有利于提高高校财务报销效率, 而且有利于促进高校财务管理的良性发展。重新设计高校财务报销流程如图所示。
按优化后的财务报销流程, 首先, 由高校报销人借助客户端进行报销单据制作, 并生成具有唯一识别码的报销单据。同时与预算管理系统对接, 进行额度控制, 只有校验通过后才能生成正式单据。其次, 由高校相应主管领导会签, 完成在线审批。最后, 借助网络报销系统和账务核算系统, 自动生成记账凭证, 并流转到会计复核、出纳付款岗位。
(三) 收费业务
学宿费收入是高校除财政补助收入外的重要资金来源。收入的多少往往决定高校的支出规模, 扩收、增收一直是高校不变的主体。收费业务是高校正常运转的保障, 财务处下设收费科主要负责全校的师生收费业务。高校为降低欠费率, 财务处专门配备了多台自助缴费机, 同时开通了网上缴费、微信缴费等业务, 多样化缴费方式和多种催缴学费的手段。
高校尽管形成了以银行代扣为主, 现金以POS刷卡为辅的收费系统, 但对于构建高校财务共享服务中心仍然任重道远。当前收费管理流程存在的问题主要有以下几点。未实现财务处与教务处、学籍管理部门 (学工处) 与宿舍管理部门的信息互联互通, 各部门之间信息无法共享, 效率低下;高校收费系统已经实现了基本的数据统计功能, 借助收费软件能够统计各类专业收费、欠费情况, 但与内部预算管理系统的有效衔接, 不利于预算的执行、管理和测算。按照高校财务共享服务中心模式重新设计高校收费业务流程, 将高校收费系统分为主收费系统、培训管理系统、报名管理系统等, 同时将高校收费流程嵌入到整个财务共享服务中心模式, 实现收费信息跨部门间的无缝衔接。
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