摘要：机关食堂是机关单位重要的后勤保障部门之一, 它主要是为职工们提供用餐服务, 解决职工的后顾之忧, 从而增强单位凝聚力, 提高职工的工作效率。机关食堂看似与机关工作没有直接关系, 但其管理水平的高低却直接影响着机关工作能否顺利开展。当前机关单位食堂普遍存在着人员素质不均、管理粗放、铺张浪费、财务混乱等一系列问题, 文章对机关食堂财务管理现状及问题提出思考, 并针对相关问题提出解决措施, 以为机关单位食堂提升财务管理水平、促进业务活动健康有序发展提供参照。
关键词：机关食堂; 内部控制; 财务管理;
1 加强内部控制对机关食堂财务管理的意义
(1) 可以提高职工饮食水平, 提高服务质量, 解决职工的后顾之忧, 增强单位凝聚力, 提高工作效率, 充分发挥机关食堂在后勤保障中的重要作用。
(2) 可以加强财务控制, 合理配置资源, 有效节约成本, 避免资源浪费, 有效降低接待费用, 减轻单位负担, 保证收支平衡, 从而更好地为食堂领导提供决策的依据。
(3) 可以做到财务规范化和精细化管理, 创新模式, 提高管理水平, 改善机关食堂管理的现状, 以更好地为机关服务。
2 现行机关食堂在财务管理中存在的问题
2.1 缺少有效的内部控制制度, 缺乏科学管理手段
现行的机关食堂, 很多都没有制定一系列的内部控制制度, 如采购与验收制度、存货出入库制度、物资管理制度、成本控制制度等, 或者制定了相关制度但不健全, 又或者制度健全了却未严格按照制度来执行。由于制度不健全, 没有统一的标准, 导致机关食堂会出现以下现象:
(1) 未制定相关财务制度或制度不健全, 未统一管理、独立建账, 缺少完整的核算体系和一系列的审批流程, 没有严谨的操作流程, 无法真实地反映机关食堂的收支情况。
(2) 未建立物资采购报批制度, 机关食堂长期固定一人采购, 无人监督, 缺少内部牵制制度, 容易徇私舞弊, 中饱私囊;采购人员不专业, 导致采购材料不合适造成浪费。
(3) 采购前未清点仓库, 未制订合理的采购计划, 缺少严谨的资金使用方案, 不按实际需求定量, 为图方便每次大批量采购, 未经过领导审批;采购时没货比三家, 不能有效控制成本, 加上采购量大, 环节多, 难以对货物认真检查, 一一清点, 导致一些食物以次充好, 量质不齐。
(4) 缺少物资管理制度, 仓库储备过多, 食材不定期清理, 导致食材过期浪费;冰鲜食物入冰库时未将以前购买的食材清理出来, 直接将新购的食材堆上去, 导致以前购买的食材长期积压在底, 造成大量过期浪费。
(5) 未建立存货盘点制度, 出库入库不清晰、不严谨, 出库程序随意不严谨, 物资台账不完善, 手续不齐全, 每月盘点随意, 并未认真逐一清点, 账实不符也签名确认, 账表、账证、账账、账实等不符的情况没有进行核实, 盘盈或盘亏的存货也没按规定进行账务调整, 且未在账面上真实反映。
(6) 财务报批制度不严谨, 大部分食材在小商小贩购买, 存在大量收据, 容易虚开金额或虚增项目, 无法核实经济业务的真实性, 负责验收的人员验收不严谨, 实物与单据存在不对应。
2.2 管理粗放, 模式落后, 权责不清晰, 漏洞多
(1) 机关食堂的管理层对财务管理不重视, 员工不专业, 素质有限, 内控意识不高, 导致过多浪费, 财务控制不到位。
(2) 现行机关食堂因为人员多, 无法执行报餐流程, 用餐人数无法精确预计, 食材用量仅凭大体估计, 加上很多临时接待工作突然, 变动较大, 严谨的领用流程在现实中难以有效实现, 导致内部控制在财务管理中的效用不明显。
(3) 不相容岗位未分离, 权责未区分, 负责采购的工作人员同时负责充饭卡及仓库管理, 容易弄虚作假, 贪污腐败。
(4) 管理模式较粗放, 用餐打卡缺少严格的监控模式, 存在漏收、乱收等现象, 财务管理软件较落后, 不能准确核算各项收入和支出。
(5) 现行机关食堂大部分仍处在最基础的机关饭堂模式, 管理效率较低, 不能按照“量入为出”的原则安排各项支出, 支出管理不严格, 缺少严密的财务管理计划, 对资金的使用和投入无法进行很好地评估。
(6) 遇到临时接待任务, 缺少财务审批流程, 没有统一的收费标准, 后续收入及支出财务也无法跟踪确认, 仅凭饭堂收费入账, 实际收入支出难以准确核算, 容易出现漏洞。
2.3 缺乏有效的监督管理机制
机关食堂本身存在管理粗放, 模式落后, 领导内部控制意识不足, 加上机关食堂的员工以职工家属为主, 存在人情管理问题, 致使很多机关食堂并没有健全监督机制或设了监督机制, 亦监管不力, 并没有对物资采购、出入库管理、财务报销管理、资源配置等方面进行有效监督, 只为应付上级检查, 根本没有起到实际的监督作用。
3 加强内部控制改善机关食堂财务管理问题的措施
3.1 建立各项财务内控制度并加强执行力度
制定一系列的财务内控制度, 如《采购与验收制度》《存货出入库制度》《成本控制制度》等。
(1) 建立和完善物资采购制度, 坚持“勤进快出、以量订购”的原则, 材料采购应严格按照制度, 根据实际需求, 从计划采购到报领导审批到采购入库、材料出库等一系列环节都制定严格的审批手续并严格按照制度执行, 必须实行双人采购, 相关人员监督采购数量和质量, 切实把好食品采购关。
(2) 建立物资验收制度, 材料入库及管理应有专人跟踪负责, 应清点验收, 办理入库手续, 及时发现处置不合格食材, 要建立台账, 将定期盘点与不定期清点相结合, 做到账实、账表、账账相符, 对于盘盈或盘亏的存货应按有关规定进行账务调整。
(3) 建立物资出入库管理制度, 坚持厉行节约, 加强食堂成本核算, 严格控制食堂成本开支范围, 规范食堂物资出入库流程, 加强进出物资管理。食材用量应合理, 出库时应尽量做到与人数相符, 避免浪费;厨师应对食材的库存大致掌握, 及时食用仓库积压的食材, 避免食材过期造成过度浪费;对于确实过期不能食用的食品, 应及时上报领导, 并办理财务相关手续, 在账面上真实反映。
(4) 建立内部牵制制度, 落实主体责任, 不相容岗位应严格区分, 采购人员应定期或不定期轮换, 应有人监督一起采购, 避免长期一人采购, 弄虚作假, 谋取私利。
(5) 完善财务报账制度, 按计划合理安排各项支出, 切实提高资金使用效率, 确保预算资金执行科学规范。报账手续要齐全, 发票、送货单等单据需确认与实物相符, 经手人和验收人应有所区别。
3.2 细化管理、创新模式、分清权限
(1) 提高机关食堂管理者内控意识和财务管理意识, 加强员工专业素质, 参考好的模式, 做好精细化管理, 合理配置资源、有效节约成本、避免铺张浪费。
(2) 厨师多观察, 能较准确估算用餐人数及用量, 严格控制食材用量, 降低消耗, 避免大量浪费。有条件的机关食堂, 可以饲养一些家禽, 将残羹剩饭利用, 这样一方面可以废物变宝, 减少浪费;另一方面也可以自给自足, 补充食堂的资源, 减少食材采购成本, 一举两得。
(3) 创新管理模式, 对各流程做好严密的财务管理计划, 对资金的使用和投入精细地评估, 科学规范的使用资金, 寻求适合本单位的财务管理方法, 优化财务管理的效果。
(4) 规范执行标准, 分清各岗位权限, 细化工作流程, 对能做好财务管理、开源节流、控制成本的每个环节精细化管理, 进行全面核算和控制财务开支, 为各项经济业务提供准确的信息。
(5) 对机关食堂各种收入等情况, 应精细区分各项收入、支出, 准确核算各项目收益。严格接待审批流程, 制定统一的接待收费标准和成本开支标准, 收款时制定详细的单据并齐全手续上缴财务, 对少收、乱收、漏收等现象, 应及时核查, 禁止饭堂私设“小金库”。
3.3 建立健全监督机制并严格贯彻执行
(1) 建立健全监督机制, 在财务部门和其他部门抽调相关人员, 组成监督小组, 对物资在采购、验收、入库、出库、盘点、成本控制等环节上严格监督, 定期或不定期抽查盘点, 审核台账, 力求将财务数据做到精细化管理。要发挥监督机制的实际作用, 强化监督力度。
(2) 严格监督机关食堂对各项制度的执行情况, 做到防微杜渐, 对各项收入、支出监督, 避免不合理的开支, 是否存在铺张浪费现象, 有无损公肥私情况, 是否乱用滥用厨具导致毁损……认真观察各项制度在执行过程中所出现的问题, 及时纠正, 改善经营管理, 合理配置资源, 提高经济效益, 提高机关食堂在财务核算中的准确度和精准度。
4 结 论
总之, 加强财务管理的内部控制对机关食堂提高经营管理的质量与效率都有着积极的作用, 能提供更好的服务, 增进单位凝聚力, 切实做好后勤保障工作;能合理配置资源、开源节流、杜绝浪费;能提高机关食堂的管理质量和服务能力, 减轻单位负担。
参考文献
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