摘要：随着高等教育体制改革与高校信息技术不断发展, 财务档案信息化管理模式已成为当前高校财务档案管理的流行趋势。在高等院校档案管理中, 财务档案管理是其非常重要的组成部分, 做好财务档案信息化管理, 对于保障高等院校各项教育事业可持续发展能够发挥重要作用。
关键词：信息技术; 档案管理; 财务管理;
高等院校的档案管理活动是其管理活动的基础, 是高等院校不断发展的重要基石。近年来, 随着信息化水平的不断提升, 各高校纷纷采用财务档案信息化管理的新模式。财务档案信息化管理可以更科学地管理财务档案, 更大幅度的提高财务档案管理效率, 同时也可以修补传统财务档案管理的漏洞。
1. 高等院校财务档案管理的主要特点
1.1 专业性
从财务档案管理的特征来看, 其具备一定专业性。主要可以从两个方面概括:一是财务专业票据, 如高等学校、中专、成人收费票据;往来资金结算票据、非税收入票据等等。其次是财务核算专业凭据。例如银行对账单、科目汇总表、差旅费报销单、薪金发放表等此外, 财务档案还反映了一个学校的经济活动和财务状况, 能够直观地获得学校的财务信息。
1.2 关联性
实行统一管理, 分级领导的领导负责制是财务档案管理遵循的原则, 这就构成了院校财务电子档案管理体系的一个重要的特征, 就是要保证财务档案信息化能够责任到每人, 构建各部门各院系的相互关联性, 形成关联性紧密的高校财务档案管理模式。
1.3 真实性
在高等学校各项教育事业发展中, 每发生一笔经济业务往来, 都会让许多有效的票据凭证清楚准确的记录在案。财务档案具有不能改动的特性, 直接决定在任何时候产生的与经济有关系的活动凭证都是真实可靠的, 保存财务档案就是保存高校全部财务往来的证据。
2. 院校财务档案信息化管理中存在问题
2.1 高校财务档案信息化管理水平薄弱
我国高等院校财务电子档案的信息化管理较晚岂不, 专门针对高等院校信息化财务档案管理系统的建立健全还有待完善。高校的财务电子信息化, 包含了电子信息化网络建设。为了保证高校财务档案便于查阅且有序存放, 需要依靠电子计算机操作和网络技术的开发, 开展财务信息的记录和整理。有不少高校通过多年的优化管理, 在信息化建设管理上已经有很大投入, 但是其缺少相应的制度约束, 这就使得院校很难将财务信息档案管理工作建设成为安全性和可靠性极强的档案管理系统。
2.2 缺少专项经费以及专项经费投入不到位
我国公办高校是事业单位, 民办高校是非盈利机构, 缺少专项经费是公办高校和民办高校共同面临的难题。与此同时, 高校管理者缺乏财务管理的思想意识、对档案管理不重视等, 都会导致对专项资金缺乏合理有效利用。
2.3 财务管理人员业务水平不足及专业人才缺失
财务档案信息化管理不但需要财务人员具有超高的业务能力, 同时还要求其要熟练懂得运用电子计算机技术。然而, 在目前我国许多高校的事情境况中, 财务工作经常有一人身兼数职的状况, 例如会计兼任会计档案员。众所周知, 近年来高校财务档案数量激增, 为了财务档案信息录入工作能够顺利完成, 很大一部分工作甚至由学生代为录入。这种情形下, 工作虽然可以完成, 但数据的准确性却不能得到切实保障, 因此高校的会计档案管理工作一直处于落后状态。
3. 提升高等院校财务档案信息化管理水平的措施
3.1 进一步完善高等院校财务档案管理制度
高校应建立完善财务档案管理岗位的岗位制度、财务档案信息化管理的检索及归档制度等, 将财务档案的管理工作纳入到日常的财务管理工作范畴, 规范院校财务档案的收集、整理、归档等相关工作程序, 有效地提高院校财务档案管理效率[3], 提高制度保障和执行效力, 使各项财务档案管理工作更加科学化、规范化、制度化, 使财务工作有一个更加完善的制度环境, 提高制度保障和执行效力。
3.2 积极争取资金, 进一步加强高校档案信息化建设
一方面高等院校应开源节流, 不断争取足够的资金支持;另一方面应与资质较好, 服务到位且实力雄厚的信息化企业合作。财务档案信息化建设的不断完善不仅能简化原始复杂的工作流程, 也能大大提高工作效率, 为高等院校节省人力、物力和财力。
3.3 进一步提高财务管理人员的会计电算化水平和档案管理水平
首先, 应提升理论水平, 高校应结合本校的实际情况, 对相关财务、档案工作人员进行定期理论知识培训, 以加强会计业务, 档案管理为主线全面提升会计队伍综合实力。其次, 应加强业务能力, 强化服务观念。从简化业务流程等方面着手, 不断转变观念和工作方法, 进一步强化财务档案的整理及保存。
结语
与传统的财务档案管理模式相比, 在信息技术环境下, 财务档案信息化管理模式是当前高等院校进行中长期发展的管理新思路, 通过切实有效的改进措施, 不断完善信息化财务档案管理, 才能更好地实现院校的高效可持续发展。
参考文献
[1] 郑州航空工业管理学院.高等院校学生档案管理柜:中国, CN201711162263.2[P].2018-02-27.
[2] 秦红.浅析信息化时代高校财务档案管理的改革创新[J].中国管理信息化, 2018, (9) .
[3] 潘斯雯.高校财务档案管理中存在的问题及对策[J].财务管理财会学习, 2018-02-11.
