摘 要： 以ASP.NET作为开发技术, 实现了一个基于B/S三层架构模式的昆明医科大学数码声像档案管理系统。该系统可以对数码声像档案信息进行着录上传、归档入库、检索利用和统计报表, 实现了数码声像档案的规范化、科学化管理。
关键词： ASP.NET; 数码声像; 着录; 归档; 检索;
Abstract： Using ASP.NET as the development technology, we realized the A/V Archives management system of Kunming Medical University based on B/S three-layer architecture model.The system can upload, archive and retrieve digital audio and video files, and realize the standardization and scientific management of digital audio and video files.
Keyword： ASP.NET; A/V archive; description; archive; retrieval;
随着计算机与网络技术的快速发展, 传统的以胶片、磁带为载体的图片、音频、视频档案逐渐数码化。数码声像档案从拍摄录制形成之初到整理移交、保管存放、检索利用至鉴定销毁都与传统的音、视频档案大相径庭。为了更规范、科学地管理这部分声像档案, 我们申报并完成了云南省档案局2014-y-016号《数码图片、录音、录像归档制度及方法研究》的科研项目。经过3年的方法研究、软件开发、测试利用, 昆明医科大学自主设计的基于ASP.NET的数码声像档案归档软件获得了国家版权局计算机软件着作权证书及2017年度云南省档案科学技术成果二等奖, 实现了校内46个归档部门数码图片、数码音频、数码视频的网络即时归档、全面便捷检索、集中统一管理、平台共享利用, 探索出了一条数码声像档案管理的新路径。
1、 数码声像档案管理系统总体设计
1.1、 系统开发技术
ASP.NET是微软公司开发的一种建立在.NET之上的Web运行环境, 它不是ASP的简单升级, 而是新一代的Active Server Pages, 具有方便性、灵活性、快捷性、完整性、安全性等特点, 是目前主流的Web开发平台之一。ASP.NET平台支持以WebService方式提供文件调用服务, 为构建目录集中检索、数据分布存储的档案一站式检索利用平台提供技术支持。紧密结合昆明医科大学校园信息网, 建设校级数码声像目录数据库, 采用asp.net mvc框架, 基于ASP.NET开发, 学校46个部门以上并发量访问的B/S网站。借助于ASP.NET, 并结合昆明医科大学硬件设备和软件环境情况, 我们编制了内容丰富的、动态的、个性化的Web数码声像档案归档站点[1,2,3,4,5]。该系统实现全校数码声像档案的规范着录、数码声像档案的分布式归档存储与动态接入、一站式检索和高级利用等功能。
1.2、 系统设计要求
1.2.1、 规范性
从系统需求调研、系统开发设计、系统安装测试等环节都符合国家关于信息化和档案建设的规定, 软件开发严格遵守计算机行业的软件标准和网络架设规范[6]。
1.2.2、 实用性
档案整理过程自动化及智能化。灵活快捷的着录方式, 自动分类、排序、编号、组卷等功能, 最大限度地实现了自动化, 提高了档案工作效率。该系统满足档案规范管理、知识管理和便捷服务的需求, 系统适用于各级机关、企事业单位。
1.2.3、 安全性
系统开发采用asp.net mvc框架, 用户端只能通过逻辑层来访问数据层, 减少了入口点, 把很多危险的系统功能都屏蔽, 保障了系统安全[7]。
1.2.4、扩展性
不同层负责不同的层面, 如PetShop可经过简单的配置实现Sqlserver和oracle之间的转换, 也可以实现B/S与C/S之间的转换。项目结构更清楚、分工更明确, 更有利于后期的维护和升级[8]。
1.3、 业务应用模型
数码声像档案管理系统工作流程是软件需求调研段形成的, 是后期软件开发设计的重要指南。各部门形成的数码图片、数码录音、数码录像等声像档案由各部门档案兼职员根据《昆明医科大学声像档案管理办法》 (昆医大﹝2017﹞126号) 文件中的“归档范围”“归档方法”和“归档要求”标准进行即时数据着录和上传, 校级档案管理部门远程接收到相关数据后, 根据数码图片和音视频资料归档技术标准进行网络接收或驳回选择。接收的档案数据会自动生成唯一的档案号归档入库, 存储到服务器数据库中;驳回的声像数据经过各部门档案兼职员修改完善再次传入校级档案管理部门手中进行归档入库。对于没有价值归档的声像档案资料, 各部门档案兼职员和校级档案管理部门都可以进行删除数据操作, 不再归档。各部门档案兼职员对已经归档的该部门声像档案数据可进行远程检索利用, 校级档案管理部门可对全校46个部门归档的所有数码声像档案数据进行远程查看、接收、入库、检索和利用。
数码声像档案管理系统的后台系统管理主要包括员工管理、组织结构和授权许可管理、设置和操作历史五个功能模块 (如图1所示) 。员工管理可增加系统的使用人员帐号, 同时进行人员信息修改:人员密码的修改、人员状态 (有效或禁用) 修改、人员删除操作;组织结构可以调整部门的组织结构信息, 包括部门、岗位、人员等信息的调整和排序;授权许可管理支持批量人员帐户导入许可操作, 减少系统初始化的时间;设置包括个人资料和密码的修改、文档存储信息的统计、个人文档存储空间的限制等;操作历史可监控系统的运行, 全面保障系统的安全, 可以实时监控到操作对象、操作地点和操作事项, 同时提供针对性日志查询搜索, 文档的误删还原操作。
图1 系统管理五个功能模块
系统管理中的系统参数设置, 可以修改网站名称、网站logo、办公室电话、管理员信箱、允许上传附件类型等。
2、 数码声像档案管理系统功能设计
为了给全校提供一个统一的数码声像档案管理平台, 实现业务工作流程的自动化和内部信息的共享和管理, 将数码声像档案管理系统划分为四大模块:资讯管理、检索模块、着录模块和统计报表模块。
2.1、 资讯模块
该模块重点在于对各种图片格式和视音频格式兼容, 能采集市面上主流声像器材所生成的声像数据文件;次要完成项目是针对项目的其他电子数据文件 (如PPT) 的产生和导入, 完成声像素材的快速阅览初步筛选、剪辑、制作、格式转换、整理等任务, 并增加档号、数量、时长、数据量, 其余项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目由上一模块信息自动继承录入;键入历史输入内容时, 弹出历史下拉菜单。该模块还可满足照片、视频的批量导入, 也可以单项导入原素材规定格式的原始文件, 增加审核功能, 设定完成时限及任务提示, 完成后方可进行下一模块的操作。注:该模块实际完成的是案卷级 (项目) 的入库着录功能。素材上传时依据规定的标准, 系统完成文件信息的初级编目着录然后上传归档数码信息并自动生成唯一档案号。系统预装基于《数码声像档案业务管理规范》的编目模板, 支持多种编目分类模式, 提供编目的对象类型、结构、字段多层次的自定义;支持编目模板定制、编目信息智能化记忆, 最大限度地提高工作效率。
2.2、 检索模块
设置案卷级及文件级两级查询功能, 可以根据各着录级别的数据字段进行单项检索、多项检索的利用需求, 尽量满足全字段自由检索, 检索结果按照一定的逻辑顺序排列。对编目字段进行选取, 灵活定制检索字段。该模块完成拍摄任务的安排, 内容由档号、题名、年度、主要被拍摄人物、拍摄人、拍摄地点、所属部门等基本条目组成, 其中被安排人员可以通过填写这些条件并确认搜索, 得出要查询的资料。可以把得出的内容进行全选、取消、打印或者发布操作。检索出的数码照片、录音、录像以标题形式展现, 其中, 数码照片可以实现在线预览功能, 数码录音和录像需要下载后方可浏览。图2为图片检索后预览效果。
图2 图片检索预览
2.3、 着录模块
该模块主要完成项目声像素材的着录和上传。可以通过所属部门、状态 (已驳回、未归档、待处理、已归档) 、档案号、年度 (可以通过手动写入或者时间控件选择时间) 进行。
2.4、 统计报表模块
完成以上各模块的数据统计 (还需要额外统计登录、下载、利用的人员账户、张数及时间等相关信息) , 并生成报表模式。将统计报表专设模块, 各项统计功能嵌入以上各模块中。可以提供统计内容列表、统计数据结果、生成统计图表 (饼图、柱状图等) 。
3、 系统测试与分析
在系统总体设计与功能设计的基础上, 基于ASP.NET平台开发了系统, 并进行系统测试。系统测试是Web应用开发周期中一个重要的步骤, 是针对于整个系统功能的检测, 分析系统的可行性、弊端, 以及运行的结果及发现的问题, 为未来的代码优化、硬件配置以及软件升级提供重要依据。
3.1、 测试环境
3.1.1、 硬件方面
普通计算机, CPU:主频要在2.0GHz以上;内存:要在2G以上;屏幕最佳分辨率:1 024×768像素。对硬盘的大小不做要求只要有足够的空间能够保证程序正常运行就可以。
3.1.2、 软件方面
测试软件采用Microsoft的Web Application Stress Tool (WAS, Web应用负载测试工具) , Web服务器采用IIS 6.0, 操作系统为Windows Server 2008企业版。
3.2、 测试方法
对于数码声像档案管理系统来说, 每写完一个功能模块时就要对这个模块进行测试, 或者每写好一段相对独立的程序时也对其进行相应的功能测试或模块测试。在完成整个系统时采用人工测试方法, 把整个软件的逻辑关系梳理一下, 避免发生逻辑错误, 然后是检查软件的功能是否实现, 与需求里面的功能要求作对比, 检查功能实现是否完善, 合理等。
3.3、 测试内容
●登录模块系统管理员设置二级部门账号和初始密码, 需要测试二级部门能否正常登录系统。
●资讯模块对导入的声像档案资料设置行业标准, 测试导入的声像档案资料是否符合规定标准。
●检索模块测试用户导入系统的图片可以正常预览, 音频和视频可以正常下载。
●着录模块测试系统管理员和二级部门管理员工作流程。二级部门管理员上传声像档案后, 系统管理员对声像档案资料进行审核, 符合规范进行着录, 不符合规范将驳回。
3.4、 测试结果
(1) 服务器正常启动后, 用户能够成功地登录到声像档案系统, 当用户名、密码出错或为空时能够给出相应的提示;当服务器没有启动时会给出“网络异常”的提示。
(2) 用户对图片、音频和视频档案资料着录功能完善, 后台管理员对提交的档案资料进行审核。
(3) 系统在检索声像档案时, 可以预览图片和正常下载音频和视频。
(4) 系统界面简洁、逻辑清晰, 可操作性良好。
4、 应用与实效
系统于2016年3月在昆明医科大学46个归档部门中投入使用, 2017年5月经过一年的实践操作、调试更新, 已基本成熟。9月, 经过校长办公会通过, 基于该系统的《昆明医科大学声像档案管理办法》 (昆医大﹝2017﹞126号) 文件颁布, 系统正式投入使用。系统登录主界面如图3所示, 声像数码系统的操作功能界面如图4所示。
图3 数码声像档案管理系统主界面
图4 数码声像管理系统功能界面
截止到2017年年底共归档数码照片12 787张, 数码录像67个, 数码录音12段, 在实践工作中取得了非常好的效果, 并有以下突破:
(1) 实现学校46个归档部门数码声像档案远程即时网络归档, 能够准确、及时、快速、规范归档, 不受地点、时间限制, 节约了空间、时间和运输移交成本。
(2) 实现软件数据库数码声像档案统一集中管理, 分层使用。明确各部门利用权限和职责任务, 避免了职责不清、各自为政、保管不善、数据遗失的现象发生。
(3) 实现平台共享检索利用, 在数据检索平台, 归档部门输入主要被拍摄人、关键字或拍摄时间、地点即可检索出本部门所有归档过的数码声像信息进行使用。管理员账户平台则可以对全校所有部门归档的声像档案信息进行使用, 快捷准确, 利用方便。
(4) 实现数码声像档案数据库多方式安全备份存储。目前, 学校声像档案数据存放于现教中心服务器和校办档案科服务器, 每年还与学校其他档案数据一同集中再用移动硬盘备份后存放于云南省重要档案和电子档案异地备份库, 实现异质异地三层保护存放。
经过实践操作和应用, 我们认为基于ASP.NET研发的“昆明医科大学数码声像档案系统”不仅具有很强的可操作性、实用性、科学性、便利性, 还具有非常强的可推广性, 不仅适用于学校等事业单位, 也适合在产生数码声像档案较多的机关、企业和社会组织中使用。
参考文献：
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